¿Con qué frecuencia te preguntas, “¿Dónde está ese email?”?

Ya seas un archivador (mantienes los emails bien organizados en carpetas) o un apilador (conservas todos tus emails en la bandeja de entrada), estas tres recomendaciones te pueden ayudar a encontrar ese email difícil de localizar.

En lo personal, yo soy más un apilador. Aunque he creado carpetas y uso las reglas de Outlook para mover algunos emails de manera automática a esas carpetas, la mayoría de mis emails relacionados con el trabajo se quedan en mi bandeja de entrada. Deja un comentario abajo y dinos si eres archivador o apilador.

Ahora hablemos sobre el tema principal de este blog: la búsqueda. Hemos realizado muchas mejoras a la búsqueda en Outlook 2010. A continuación mostramos tres situaciones y estrategias para encontrar el email que buscas.

1. Utiliza la Búsqueda Instantánea

La Búsqueda Instantánea siempre es un buen lugar por donde comenzar. Si buscas un email sobre unos informes TPS enviado por Dan Wilson, simplemente escribe “Dan Wilson informes TPS” en el recuadro de la Búsqueda Instantánea. El email de Dan aparecerá.

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2. Utiliza el botón de Herramientas de Búsqueda para filtrar tu búsqueda

En ocasiones, la Búsqueda Instantánea puede generar demasiados resultados relevantes a tu criterio de búsqueda. Por ejemplo: buscas un email de tu gerente y tienes 200 de él o ella en tu bandeja de entrada (o 2,000, si eres un apilador como yo y si tu gerente envía tantos emails como el mío). En este caso, el botón de ‘Herramientas de Búsqueda’ sale al rescate. En cuanto pulsas sobre el recuadro de la Búsqueda Instantánea, la cinta de Herramientas de Búsqueda aparece en forma automática.

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Filtra la búsqueda con la información adicional que tengas sobre el email que buscas. Si conoces una parte del asunto, pulsa en ‘Asunto’ y escribe el asunto. Si el email contenía un archivo adjunto, pulsa en ‘Contiene Archivo Adjunto’. Existen muchas maneras de filtrar tu búsqueda si pulsas ‘Más’ en el grupo ‘Filtrar’.

Si eres un archivador y no recuerdas en qué carpeta guardaste el email, no olvides seleccionar un campo de carpeta en el grupo ‘Campo’ del botón. Pulsa en ‘Todos los Campos de Outlook’ para expandir tu búsqueda a más carpetas o para incluir todas las carpetas, inclusive tu calendario, contactos y tareas.

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3. Crea una Carpeta de Búsquedas para las búsquedas recurrentes

Si realizas la misma búsqueda una y otra vez, quizá lo mejor sea crear una Carpeta de Búsquedas. Una Carpeta de Búsquedas es una carpeta virtual que te permite ver todos los emails con el mismo criterio de búsqueda. Por ejemplo, si a menudo buscas emails de más de 1 MB, puedes crear una Carpeta de Búsquedas. Entonces, la próxima vez que desees encontrar esos emails grandes, simplemente abre la Carpeta de Búsquedas que creaste. Siempre estará actualizada con los emails que cumplen con ese criterio de la Carpeta de Búsquedas.

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Puedes conocer más acerca de las Carpetas de Búsquedas en Office.com.

Si utilizas Outlook 2010, deja un comentario sobre tu experiencia de búsqueda respecto a las versiones anteriores de Outlook.