im[1]Una vez considerada algo que sólo la familia y los amigos hacen, la mensajería instantánea se ha ganado su lugar en el entorno empresarial, ya que permite a los empleados estar en contacto con sus compañeros, socios e incluso clientes. Los mensajes instantáneos con Skype son gratuitos y pueden hacer que su negocio funcione mejor.

Skype especifica cinco razones por las que deberían utilizar los mensajes instantáneos en su lugar de trabajo, ya sea para una mejor colaboración con diferentes grupos, o para proteger su valioso tiempo cuando no quieran ser molestados. Revísenlas a continuación y empiecen a modernizar la comunicación de su negocio ahora.

1. Pueden reaccionar rápido.

Cuando hablamos de responder rápido, los mensajes instantáneos no tienen comparación. Pueden ver de forma inmediata si alguien los busca cuando tienen Skype abierto, y responder de forma rápida y fácil, así como recibir respuestas rápido. Tal vez están en una llamada con un proveedor y necesitan información adicional de una universidad, o quisieran revisar la disponibilidad de alguien para una junta que se aproxima. Con IM, pueden conseguir la información que necesitan y seguir adelante. La naturaleza de inmediatez de IM crea la sensación de estar justo ahí, lo cual es ideal para las empresas con empleados remotos o para aquellas que operan de manera virtual. Pero tengan la seguridad de que si se encuentran fuera y alguien les manda un mensaje, este se guardará para cuando regresen.

2. Pueden colaborar mejor con grupos

Es fácil dirigir un grupo de chat en tiempo real vía Skype IM, e incluso seguir las conversaciones que duran mucho con varias personas que trabajan juntas. ¿Necesitan hablar por chat con mucha frecuencia con un equipo de proyecto en particular, o tener una comunicación más efectiva con un grupo de trabajadores remotos? Inicien un chat en Skype y usen IM para preguntar y responder preguntas, compartir ideas o ligas de artículos, hablar de posibles problemas, o generar una lluvia de ideas silenciosa. Muchos de nuestros usuarios que tienen empresas mantienen diversos chats, con grupos internos de marketing, contabilidad e ingeniería; equipos de proyecto; equipos de cliente o grupos de consumidores. La gente no solo participa en tiempo real, sino que un chat en curso provee la oportunidad para aquellos que están en diversas zonas de tiempo, de unirse a la conversación cuando se encuentren en la oficina. IM también provee otra utilidad: pueden buscar el historial de la conversación con la función CTRL-F. Consejo: Pongan nombre a sus chats, y así podrán encontrarlos más fácil (por ejemplo: Equipo de Marketing Acme).

3. Pueden usarlo en cualquier lugar

Es probable que no siempre estén estáticos, y tampoco lo está Skype. IM no se limita a su computadora de escritorio o laptop. Pueden buscar y responder a sus contactos desde su celular o tableta, para en verdad estar disponibles cuando sea (y donde sea) que quieran estar.

4. Pueden mandar y recibir archivos

Poder recibir o mandar de forma rápida archivos a otras personas es una función de la cual, muchos negocios nos han contado, dependen cada día. Desde documentos hasta presentaciones y fotos, compartir cualquier cantidad de información con compañeros, de forma individual o en grupo, es solo cuestión de arrastrar y soltar si se encuentran en un chat o en una llamada. Así que si tienen una junta semanal con su equipo de marketing, y necesitan revisar nuevo material, su diseñador puede arrastrar los archivos a su ventana de chat y ustedes los tendrán de inmediato. Por supuesto, también pueden compartir su pantalla con Skype, pero por el tiempo que necesiten tener un documento en sus manos (o compartirlos con alguien más), IM puede lograrlo.

5. Pueden proteger su tiempo.

Contar con mensajería instantánea no significa ésta va a interrumpir su trabajo cuando necesitan enfocarse en otra cosa. Ajusten sus status de Skype en No Molestar cuando estén ocupados. Sus contactos podrán ver que están conectados pero no disponibles para conversar. Aun así podrán recibir mensajes pero no recibirán los sonidos de alerta ni ventanas que aparecen en pantalla, esto es de gran ayuda cuando se encuentran ocupados en una llamada de voz con pantalla compartida en un grupo de chat, o cuando necesitan concentrarse y quieren evitar distracciones.

¿En qué otras formas utilizan la mensajería instantánea de Skype para modernizar sus comunicaciones en su negocio?