Por: Purna Duggirala, presidente de chandoo.org.
Todos sabemos que Excel está lleno de toneladas de poderosas funciones, bibliotecas de fórmulas, y galerías de interesantes tablas, lo cual lo convierte en una de las herramientas más útiles para los analistas de negocios. Yo creo que, entre los grandes secretos de Excel, existen algunos que son fáciles de usar y que pueden agregarle valor a su trabajo. Veamos estas funciones, a las cuales me gusta llamar la fruta madura, en las que se incluyen Sparklines, Formato Condicional, Cortadoras y algunas simples pero útiles fórmulas que tal vez no hayan descubierto.
Sparklines
Sparklines, presentado por primera vez en Excel 2010, son tablas que brinda una simple visualización de la representación de tendencias a través de una fila de sus datos, en una simple celda de la hoja de cálculo. Sparklines ofrece un excelente ahorro de espacio en atascadas hojas de cálculo y pueden ser bastante intuitivos para la cantidad de espacio utilizado. Esta función es increíblemente fascinante y muy fácil de usar. Sin embargo, no muchos analistas aprovechan estas pequeñas y poderosas tablas.
Para crear sus propios Sparklines, seleccionen el rango de datos y en la cinta de opciones den clic en Insertar y después seleccionen el tipo de Sparklines, Línea, Columna o Win/Loss. Después, inserten el rango donde quieren que se despliegue el Sparkline. Eso todo lo que hay que hacer.
Formato Condicional
Las opciones disponibles en la función del Formato Condicional les permiten crear de manera rápida mapas de indicadores y convertir una tabla de datos en un continuo espectro de colores para un análisis visual profundo. Esta es una simple y efectiva manera para explorar sus datos y encontrar patrones interesantes.
A continuación hay un mapa de indicadores donde la opción de escala de color fue aplicada de manera literal en diez segundos desde los mismos datos de ventas utilizados en el ejemplo de Sparklines de arriba, para ilustrar los grandes (verde oscuro) y bajos (blanco) datos de ventas a través de los productos y tiempo.
Para crear el mapa con ayuda del Formato Condicional, seleccionen los datos brutos y después, en la cinta de opciones debajo del Menú Principal, den clic en Formato Condicional > Escala de colores y después seleccionen una escala de colores. También pueden ajustar las opciones de los colores con solo editar la regla del formato.
PEQUEÑAS y GRANDES funciones
Mientras todos conocen funciones MAX y MIN, muy pocos aprovechan las funciones GRANDE y PEQUEÑA que les ayudan a encontrar el primero, segundo o más grande (o el más pequeño) valor en sus datos.
Con ayuda de los mismos datos de ventas de los ejemplos de arriba, las funciones GRANDE permiten identificar de manera rápida el máximos de dos productos para cada mes en nuestros datos. Vean los ejemplos abajo, ya terminados con la ayuda de INDEX y MATCH, otras dos súper útiles funciones para analizar.
Para saber más de estas fórmulas, pueden descargar el libro de trabajo: Poderosas funciones de Excel.
Remover duplicados
Existen muchas constantes en la vida corporativa y limpiar y organizar datos es una de ellas. Remover Duplicados, es una función presentada en Excel 2007, permanece como una de mis favoritas. Es muy fácil de usar y resuelve un problema importante al que todos nos enfrentamos, datos duplicados.
Solo seleccionen los datos y después, en la cinta de opciones debajo de Datos, den clic en el botón de Remover Duplicados, y miren cómo Excel limpia sus datos. Es así de simple.
Cortadoras
Imaginen a las Cortadoras como filtros visuales que ayudan a reducir los subconjuntos de datos, y visualizarlos (incluso en formatos de datos brutos o a través de una tabla conectada). Las Cortadoras fueron presentadas en Excel 2010 y se volvieron incluso mejores en Excel 2013.
Por ejemplo, podemos crear de manera rápida, un gráfico interactivo de tendencias con ayuda de las Cortadoras. Al presentar los datos de ventas, ahora podemos alternar entre diferentes productos con ayuda de la misma tabla.
Para agregar una cortadora en sus tablas de Excel 2013, seleccionen el rango de datos que quieren usar como filtro. Para el ejemplo de arriba, escogemos la columna de Producto. ¡Después ya todo está listo!
Para jugar con la tabla interactiva y ver más de esta técnica, pueden descargar el libro de trabajo: Poderosas funciones de Excel.
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Si encuentran útiles estas simples funciones, les van a encantar el resto de ellas.
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