5 Características de Office que necesitas conocer

Existen algunas cosas sin las cuales no podemos vivir: amor, amistad, una puerta de baño que cierre correctamente. Con Office sucede algo parecido: Algunas características no deben dejarse pasar. Hoy mencionaremos cinco características que deben ser consideradas como de uso obligatorio.

#1: Dilo sin trabarte: la caja Bcc

Bcc es una abreviatura para Blind Carbon Copy (copia en papel carbón). Si agregas el nombre de un destinatario dentro de esta caja en un email, una copia del mensaje le llegará, y su nombre no será visible para el resto de los destinatarios. Considera utilizar la caja Bcc cuando:

· Quieras mantener tu lista de envío privada.

· Quieras proteger a tus destinatarios de entrar a una lista de spamm. Considera lo siguiente: Si envías un mensaje a 10 personas (y no pones su email en la caja de Bcc), y cada una de esas 10 personas reenvía el mensaje a otras 10, y cada una de esas 100 personas lo reenvía a 10 más, tus 10 direcciones de email originales ahora estarán disponibles para 10,000 extraños. (Así es como empieza ese juego de “seis grados de separación con Kevin Bacon”) Es muy probable que uno de esos 10,000 destinatarios sea un spammer o incluso un distribuidor de gusanos informáticos o virus.

Claro que hay otras razones para usar la caja de Bcc (como ayudar a frenar una conversación que ya se salió de control y que incluye gente que no necesita ser incluida en ella).

#2: Vine, Vi y Escribí: Marcas de Revisión

Escritores y editores tienen que trabajar de la mano; es una ley de la naturaleza, como la gravedad o sentirse dueño de un lugar en el estacionamiento. Usar las marcas de revisión en Word o cualquier otro programa de Office es una forma de llevar un registro de todos los cambios – hechos en grupo o individualmente – que tú, como escritor o revisor, puedes ir colocando mientras un documento es escrito. Usar las herramientas de revisión integradas en Word, como los comentarios o el control de cambios, es mucho más práctico que sacar el bolígrafo rojo para corregir y tachar palabras (o lo que sea). Usa esta útil herramienta, realmente facilita el proceso de revisión.

· Revisa documentos con Control de Cambios y Comentarios en Word

· Más de las marcas de revisión

#3: Yo sé lo que quise decir: Auto Corrección

Esta es una característica bastante útil que se usa con frecuencia y hay dos maneras:

Si escribes muchas veces un nombre como “Crabby Office Lady”,  puedes crear una entrada de Auto Corrección para esas palabras, así solamente teclear “COL” y Office detecta lo que realmente quiero decir y escribe la frase completa por mí.

También usa Auto Corrección para detectar y corregir “errores de dedo”, palabras mal escritas, errores gramaticales y mala colocación de mayúsculas, de manera automática.

· Auto Corrección para Office 2010

· Auto Corrección para 2007

#4: Ayuda, me ahogo: Auto Archivo

Tu buzón de correo crece y crece… y crece. Necesitas un lugar donde guardar todos esos correos que no puedes borrar pero que no necesitas abrir diario, y necesitas una forma de guardarlos de forma automática. Auto Archivo en Outlook es la mejor manera de hacerlo. Está encendido por defecto y corre automáticamente en intervalos agendados, limpiando archivos expirados de las carpetas. Los viejos correos son aquellos que alcanzan la edad de archivado que tú especificas. Los archivos expirados son correos o reuniones cuyo contenido no es válido después de cierta fecha, tal como alguna reunión que tuviste hace cuatro meses y que sigue apareciendo en tu calendario. Piensa que el Auto Archivo es como la limpieza de la casa en vacaciones, sólo que más fácil de hacer y puede suceder con mayor frecuencia, con cualquier intervalo que desees.

· Auto Archivo para Outlook 2010

· Auto Archivo para Outlook 2007

#5 Consigue un seguro: Protege tu trabajo con las herramientas de seguridad de Office

La seguridad es muy importante estos días y tienes que prestarle atención. Hay muchos aspectos que se deben tomar en cuenta sobre seguridad informática, y yo estoy aquí para ayudarte para que tus documentos de Office estén mejor protegidos. Algunas formas de hacerlo pueden ser proteger tus documentos, presentaciones y hojas de cálculo con una contraseña; bloquear tus formas en Visio y prevenir cambios en los archivos; y proteger tus formas de diseño en InfoPath.

No digo que la seguridad sea un tema simple y sencillo. No lo es. Pero si lees la información que tenemos disponible y sigues alguna de las guías, puedes estar seguro de que tus documentos de Office estarán más protegidos – de los ojos curiosos, spammers, virus – que si solamente cierras tus ojos y esperas que no les pasa nada malo.

· Descubre cómo proteger tus datos de Office

Seguramente ya conocías algunas de estas características, pero siempre se puede ir más lejos, aprender más, y presumir tus habilidades con tus colegas y amigos.