Archivar en email, 5 razones de por qué esta es la mejor función de email que nunca utilizan

Ya sea que trabajen o no en el mundo corporativo, es probable que envíen y reciban varios emails todos los días. Es una manera conveniente y rápida de comunicarse con compañeros, colegas, clientes, amigos y familia. Por supuesto, el email es una herramienta de comunicación muy popular para las compañías, en parte debido a su habilidad para documentar conversaciones y servir como un repositorio donde buscar información.

De hecho, estudios sugieren que tres cuartas partes de la propiedad intelectual de las organizaciones, están contenidas dentro de emails y sistemas de mensajería. Eso significa que es importante proteger los datos y no solo enviarlos a la basura. Sin embargo, conservar toda esa información puede saturar los servidores de almacenamiento de su compañía.

¿Entonces cuál es la mejor solución?

Archivar los emails no es nada nuevo. La herramienta ha estado con nosotros por años, ¿Entonces por qué no la utilizan más compañías? Aquí hay cinco beneficios de usar esta solución:

• Almacenamiento: Cuando los datos de los emails son almacenados en servidores activos, puede reducir de gran manera el desempeño conforme se llena. Las únicas opciones son eliminar todos los emails de golpe, una opción no muy acertada, ya que los datos importantes se pueden perder para siempre, o almacenarlos en otro lugar. Archivar emails sigue a esta última opción y muda los datos a un servidor seguro fuera del sitio o a un ambiente de nube. Algunas soluciones utilizan compresión avanzada y/o deduplicación para reducir el espacio de disco requerido en el archivo, a veces en un 50 por ciento o más.

• Restauración: Dependiendo de qué soluciones de respaldo ya tengan instaladas, archivar emails puede acelerar el proceso en el momento necesario que sus datos necesiten ser restaurados. Esto sucede porque los datos archivados ocupan menos espacio. En adición, restaurar los emails no archivados se vuelve más rápido y sencillo, porque los datos cargados en el servidor del email se disminuyen.

• Seguridad: Solo porque sus viejos emails están ‘fuera de vista’ y almacenados en otro lugar, no significa que no estén protegidos tan bien como los que están en su bandeja de entrada. Si ya tienen la solución correcta para archivar, sus datos se preservan de manera inmutable, y salvaguardados con un continuo respaldo de datos, además de contar con capacidades de recuperación en caso de accidentes. Para el mejor servicio, busquen un proveedor que brinde un servicio de respaldo que sea rentable, accesible y con un desempeño activo garantizado del 99.9 por ciento, además de que tenga un acuerdo de nivel de servicio respaldado de manera financiera.

• Productividad: Cuando sus servidores activos estén hundidos bajo toneladas de datos de emails, puede ser agotador y lento buscar un email o un tema específico. En adición a esto, al deshacerse de las cuotas en su bandeja de correos, y configurar de manera automática la función de archivar, los empleados ya no tienen que gastar valioso tiempo en eliminar emails o mudarlos como archivos PST como en los viejos tiempos. Por último, cuando le den a sus empleados la capacidad para tener fácil acceso a los datos de email ya archivados y con respaldo, les habrán otorgado el poder, lo cual significa que no tendrán que lidiar con el departamento de TI para que lo hagan por ellos.

• Cumplimiento de normas: La mayoría de las industrias requieren organizaciones que mantengan los registros comerciales, y debido a que a menudo, los emails contienen esos registros, borrarlos no es opción. Industrias específicas como el cuidado de salud, servicios financieros, farmacéuticos y de energía, incluso tienen regulaciones estrictas en cuanto al tema de la conservación de los registros comerciales.

Cuando consideren una solución para archivar emails, recuerden buscar proveedores y seleccionar uno que entregue una solución amigable para el usuario, para que ustedes puedan tener el control, y mantener los mejores estándares de seguridad y confiabilidad.