May 3, 2012 11:39 am

Por qué es mejor trabajar en equipo con SkyDrive

Pamela Nguyen es una recién graduada de la Universidad de Nueva York y fundadora de ‘Surviving College’, un blog dedicado a ayudar a estudiantes a navegar las altas y las bajas de la escuela. Ella está siempre en búsqueda de ingeniosas herramientas que harán más sencilla la vida de los estudiantes. Pamela, una fanática auto declarada del diseño de interiores, también tiene el blog de diseño de interiores llamado ‘Redesing Revolution’.

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Es posible escuchar un grito de reclamo a través de todo el campus cuando un profesor suelta la frase “trabajo en equipo”. Tal vez recuerden los gráficos que representaban la expectativa contra la realidad cuando se enfrentaban con un trabajo en equipo que vale 50% de su calificación.

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Imagen 1: Instantánea de una de mis clases de mercadotecnia en NYU.

Como estudiante de negocios de la Universidad de Nueva York, tenía más que suficientes trabajos en equipo. Tan solo el semestre anterior, tuve tres presentaciones en equipo seguidas, que siguieron a unos ensayos en equipo, todo en sólo dos semanas. No es divertido. Lo que he aprendido es que participar en proyectos colaborativos donde el formato es muy importante – el poder combinado de Google Docs y Dropbox no hacía la diferencia. Intentar elaborar presentaciones de Microsoft PowerPoint, reportes de presupuesto o ensayos de 50 páginas a través de estas avenidas siempre terminaba mal para mí.

¿Qué problemas tengo con Google Docs?

  • El formato se ve comprometido cuando se pasa un archivo de Google Docs a la versión de escritorio de Microsoft Word y Microsoft PowerPoint.
  • Google Docs es básicamente una versión ‘en esqueleto’ de cualquier aplicación de Microsoft Office, con poca capacidad para lidiar con cosas ‘brillantes’ (¡en ocasiones se necesitan cosas ‘brillantes’ en tu presentación de PowerPoint!).
  • No se sabe cuándo fue editado cuando abres un documento colaborativo.

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Imagen 2: Una de las diapositivas de mi presentación de PowerPoint en la aplicación de escritorio vs. la conversión a Google Docs.

¿Qué problemas tuve con Dropbox?

  • Es muy fácil superar el límite de 2GB, aunque yo tengo un límite de 4GB por recomendar amigos.
  • El problemático número de archivos en conflicto que tu grupo puede generar al trabajar en el mismo documento de manera simultánea.
  • No puedes colaborar en un proyecto ‘en vivo’.

Esta es la forma en que las colaboraciones de mis trabajos en equipo se han llevado a cabo en el pasado:

  1. Crear una presentación austera de PowerPoint en Google Docs.
  2. Llenar la información básica en Google Docs.
  3. Descargar el archivo.
  4. Dar formato al archivo en la versión de escritorio de Microsoft PowerPoint.
  5. Compartir el archive en Dropbox.
  6. Obtener múltiples archivos conflictivos cuando todos deciden editar y salvar al mismo tiempo.
  7. Suspirar en equipo.
  8. Regresar a la edición y enviar mails de ida y vuelta en las siguientes horas antes de finalizar la presentación de PowerPoint.

Y cuando tienes que recurrir a enviar correos de ida y vuelta en grupos de 4-8, no puedes evitar pensar si existe otra opción allá afuera que elimine estas molestias. Y quién iba a decirlo: aquí es donde Microsoft SkyDrive entra a escena.

Por qué no pude resistir registrarme en SkyDrive:

  • Con 7GB de almacenamiento libre en SkyDrive, no tengo que tener tanto cuidado de mover archivos a otras ubicaciones para hacer espacio a mis múltiples proyectos de equipo.
  • SkyDrive tiene integrado completamente Microsoft Office en línea a través de Office Web Apps (Microsoft Word, Excel, PowerPoint y OneNote), así que no tengo que preocuparme sobre problemas de format cuando cambio entre la nube y mi escritorio.
  • La gente puede trabajar en documentos de manera simultánea, sin archivos conflictivos de por medio.
  • En Microsoft PowerPoint de Office Web Apps, no existen esos molestos errores de formato que aparecen en Google Docs.
  • Cuando alguien realiza un cambio, recibes una notificación del mismo la siguiente ocasión que salvas / actualizas tu documento.
  • No necesitas crear una cuenta nueva cuando ingresas a SkyDrive – sólo registra tu cuenta de Gmail o de Yahoo, ¡No hay problema!
  • No necesitas contar con la más reciente versión de Microsoft Office y no necesitas salvar tus archivos en otros formatos para otras personas que tienen versiones anteriores de Microsoft Office – ¡Ahora pueden usar Office Web Apps en SkyDrive!

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Imagen 3: La misma presentación ahora en Power Point Web App de SkyDrive.

¡Las frustraciones se han ido! Ahora sólo me queda disfrutar el tiempo que me ahorré con mi más reciente presentación de PowerPoint, ahora que ya no tengo que formatear y re-formatear entre Google Docs y Microsoft Office. Ahora, si tan solo pudiera hacer que mis compañeros de equipo se cambiaran…