Una nueva manera de respaldar: El Historial de archivos en Windows 8

Lo más seguro es que ya hayas vivido el sentimiento devastador de perder datos personales. Puede ser el resultado de un error de usuario, de fallas mecánicas en el almacenamiento o de cualquier otro problema. No obstante cómo suceda, la pérdida de datos es una lata. En la mayoría de los casos, la pérdida de datos puede evitarse, pero muchas de las opciones “tradicionales” para la protección de datos pueden ser costosas y/o difíciles de configurar.

El Historial de archivos en Windows 8

El Historial de archivos es una nueva función en Windows 8 que ayuda a asegurar la protección de tus archivos personales. Además de ser una solución de respaldo, el Historial de archivos también ofrece la capacidad de hacer varias copias de respaldo (versiones) de tus archivos. El Historial de archivos en Windows 8 es potente, confiable y fácil de configurar. Eso significa que puedes trabajar con más confianza con tus archivos y tener menos copias redundantes de tu propio “historial de datos” personal. Puedes configurar de manera sencilla el Historial de archivos para proteger algunos o todos los archivos que se encuentran en tus bibliotecas en Windows 8. Puedes agregar carpetas a tus bibliotecas con gran facilidad en Windows 8, lo que te brinda la capacidad de utilizar el Historial de archivos con cualquier grupo de carpetas y archivos que elijas. El Historial de archivos revisa de manera automática tus archivos con la frecuencia que tu definas (la predeterminada es de una hora) y realiza copias de respaldo en forma automática cada vez que detecta cambios a los archivos. El Historial de archivos funciona con el almacenamiento conectado o en red de bajo costo y requiere intervención mínima para funcionar.

El Historial de archivos también soporta muchas de las funciones de almacenamiento avanzadas que se incluyen en Windows 8. Puedes proteger tus archivos respaldados con BitLocker, respaldar desde un Espacio de almacenamiento, respaldar en un Espacio de almacenamiento y más. Puesto que Windows 8 soporta UAS 3.0 y USB 3.0, puedes experimentar un gran desempeño con el Historial de archivos a un precio económico. En resumen: el Historial de archivos es fácil de utilizar, flexible, seguro y económico.

Configuración del Historial de archivos

Aquí se muestran dos maneras sencillas de abrir el Historial de archivos:

1. Desde la Pantalla de Inicio, escribe “Historial de archivos”, pulsa en configuración en la parte derecha y pulsa en ícono de Historial de archivos

2. Navega hacia “Panel de control Sistema y seguridad Historial de archivos” en el Panel de control del escritorio

Una vez que hayas abierto la página del Panel de control de Historial de archivos, la configuración del Historial de archivos es tan sencilla como una operación de un solo clic. En este ejemplo, tengo una sola unidad de disco duro y he decidido utilizar la configuración predeterminada. Todo lo que tengo que hacer es pulsar en “Activar”:

¡Es así de fácil! Después de esta configuración de un solo clic, lo siguiente ocurrió en forma automática:

· La unidad de disco duro externa de mi Toshiba fue seleccionada como el dispositivo de almacenamiento designado

· Mis bibliotecas, escritorio, contactos y favoritos se agregaron a la lista de respaldo

· Se realizó el primer respaldo

Después de este proceso de configuración, el Historial de archivos revisa cada hora para ver si han cambiado algunos de mis archivos ubicados en esos lugares, y respalda los archivos conforme sea necesario. En caso de que utilices un sistema móvil como una tableta o portátil, algunas de las funciones avanzadas del Historial de archivos se activarán. Eso incluye la “pausa” y “restauración” de los respaldos cuando el sistema se enciende o se apaga, cuando se encuentra hibernando/reiniciando, o cuando el dispositivo de almacenamiento designado se conecta/desconecta. Yo no tengo que hacer nada, ya que el Historial de archivos en Windows 8 se encarga de administrar y programar el dispositivo.

¿Pero qué sucede con los usuarios expertos? Si eres como yo, tendrás algunos datos para los cuales quizá consideres impráctico o innecesario crear un historial (tales como colecciones de archivos de video o bibliotecas de música). También puedes requerir que el Historial de archivos almacene versiones de archivos con frecuencia. Es aquí donde destaca la flexibilidad del Historial de archivos.

Configuración avanzada en el Historial de archivos

El Historial de archivos te permite definir la manera en que deseas que funcione, incluyendo:

· El dispositivo de almacenamiento designado que se utilizará

· La frecuencia a la cual los archivos se revisarán y respaldarán

· La cantidad de espacio que se utilizará de manera local para guardar en caché las versiones de respaldo de tus archivos cuando el dispositivo de respaldo esté desconectado

· El tiempo que se conservarán los archivos respaldados

· Las carpetas en tus bibliotecas que se excluirán del respaldo

Son dos los lugares donde puedes realizar la configuración avanzada. El primero es en el recuadro de diálogo de Historial de archivos/Configuración avanzada:

Para darte una idea de cómo funciona esta configuración, a continuación explicaré cada una de las opciones.

Para la frecuencia del respaldo, puedes elegir uno de los siguientes intervalos:

Para el tamaño de caché fuera de línea (el caché local del Historial de archivos que se utiliza cuando el dispositivo designado no está presente), puedes elegir entre las siguientes opciones:

Por último, puedes especificar las opciones para la retención de los archivos que se evalúan en caso de que el dispositivo de almacenamiento designado se haya llenado:

Algunas observaciones sobre la retención del Historial de archivos:

· La política de retención se utiliza solo cuando el dispositivo de almacenamiento designado se ha llenado, y nunca antes. Si tu dispositivo designado se llena, se eliminarán las versiones respaldadas de tus archivos que sean más antiguas que el periodo definido en tu política de retención, pero la copia de respaldo más reciente de cada archivo siempre se conservará, no obstante su antigüedad.

· Si cuentas con suficiente espacio en disco en el dispositivo designado, la política de retención no se aplicará, y tu historial de revisiones continuará aumentando.

· Si te preocupa el espacio en disco en tu dispositivo designado, puedes limpiar manualmente tu historial de revisiones.

Para eliminar archivos de tu Historial de archivos, pulsa en el enlace “Eliminar versiones” ubicado debajo de los menús desplegables dentro del recuadro de diálogo de Historial de archivos/Configuración avanzada. Una vez que aparezca el diálogo, se te ofrecerán las siguientes opciones para eliminar las revisiones de tus archivos respaldados:

Después de seleccionar un periodo, pulsa en el botón “Eliminar” para que el Historial de archivos elimine los archivos respaldados en el dispositivo designado.

Exclusión de carpetas en el Historial de archivos

El segundo lugar donde puedes realizar una configuración avanzada es en el recuadro de diálogo de Historial de archivos/Excluir Carpetas, el cual se puede abrir desde la parte superior de la página del Panel de control de Historial de archivos (lado izquierdo: enlace “Excluir Carpetas”).

Como puedes ver, elegí no respaldar mis archivos de video con el Historial de archivos. Debido a que se trata de archivos grandes (varios GB cada uno), no deseo conservar múltiples versiones de ellos.

Ahora que ya configuré el Historial de archivos, no necesito conservar copias redundantes de mis archivos en mi unidad local. En caso necesario, puedo volver a las versiones anteriores a través del Historial de archivos. Puesto que utilizó SkyDrive, ahora cuento con varias formas redundantes de respaldar los archivos que necesito, ¡lo cual es bueno saber!

Una de las experiencias de pérdida de datos más frustrantes que he tenido fue cuando guardé una versión más pequeña de una fotografía. Por lo general, guardo fotografías en versiones más pequeñas como copia con sufijos de nombres anexados. Cuando se me olvida “Guardar como” con un nombre diferente, el resultado es la pérdida permanente de datos. Ahora que utilizo Historial de archivos, no tengo que preocuparme por eso. Debido a que mis fotografías se protegen y respaldan cada 10 minutos, las probabilidades de que ese problema ocurra en Windows 8 son casi nulas.

Restauración de archivos

A continuación explico cómo restaurar archivos con el Historial de archivos:

1. Pulsa en “Restaurar archivos personales” en el recuadro de diálogo del Panel de control de Historial de archivos

2. Navega hacia la ubicación donde se respaldaron tus archivos

3. Haz doble clic en el archivo o carpeta que deseas restaurar

4. Selecciona la versión a restaurar

5. Pulsa en el botón “Restaurar”

Para ilustrar este proceso, sobrescribí a propósito un archivo de fotos con una versión de menor escala para explicar cómo restaurar archivos con el Historial de archivos de Windows 8. Aquí aparecen algunas imágenes del proceso:

Restauración de archivos – Seleccionar una carpeta de la cual restaurar

Restauración de archivos – Seleccionar una versión de archivo a restaurar (navegar con los botones izquierdo/derecho)

Restauración de archivos – Confirmar la restauración del archivo (opcional)

Así de fácil. En tan solo un minuto, puedes restaurar un archivo y continuar con lo que estabas haciendo. ¿Eliminaste una carpeta por accidente? ¡Es igual de fácil restaurar una carpeta entera!

Recomendación: También puedes pulsar en el botón de Historial de archivos en Windows Explorer (en la pestaña “Inicio”) cuando se selecciona una carpeta o un archivo:

Botón de Historial de archivos en la pestaña de “Inicio” de Windows Explorer

Pulsar en ese botón te llevará directamente al recuadro de diálogo de “navegar el Historial de archivos” para la carpeta o archivo seleccionado.

Restauración de tus archivos de sistema

El Historial de archivos de Windows 8 es fantástico para respaldar archivos personales, pero no está diseñada para restaurar archivos del sistema ni de las aplicaciones.

La mejor manera de restaurar tu sistema es por medio de dos nuevas herramientas en Windows 8:

· Restaura tu PC: Elimina todos los datos personales, aplicaciones y configuraciones de la PC y vuelve a instalar Windows

· Renueva tu PC: Conserva todos tus datos personales, aplicaciones de estilo Metro y configuraciones importante de la PC y vuelve a instalar Windows

Windows 8 también incluye las herramientas de respaldo de “Recuperación de archivos de Windows 7”, las cuales puedes utilizar en caso de que las herramientas “Restaura tu PC” y “Renueva tu PC” no satisfagan tus necesidades respecto a los archivos del sistema y de las aplicaciones. Estas herramientas funcionan en Windows 8 de la misma manera que en Windows 7.

¿Deseas saber más acerca del Historial de archivos de Windows 8? Existe un artículo muy completo aquí donde puedes obtener más información.