11 características para aprovechar al máximo su email de negocios

En el mundo del trabajo, el email es una especie de soporte. Nos permite a todos comunicarnos a la velocidad de la luz – sin tener que levantar el teléfono para llamar. Nos da el poder de considerar proyectos, preguntas, respuestas, opiniones, solicitudes y comentarios de manera meditada, y todo esto abre la puerta a una mejor comunicación. Y nos da la posibilidad de ver la progresión de conversaciones sin tener que escarbar en una montaña de mensajes individuales. Sin embargo, la mayoría de las personas no aprovechan en su totalidad lo que los sistemas de email les ofrecen. Por supuesto, saben cómo enviar mensajes, establecer tareas, tomar notas, bloquear sus calendarios y crear recordatorios de citas, pero también hay algunas buenas características (y trucos) que tal vez no conozcan sobre el email de negocios que podría transformar la manera en la que lo utilizan. Demos un vistazo:

1. Entrega futura / entrega retrasada: Ya sea que tengan noticias que no quieran compartir de inmediato o un proyecto que está listo para ser entregado pero no quieren enviarlo antes de tiempo, esta entrega les permite crear y distribuir mensajes en su agenda.
2. Agrupar mensajes: Para los usuarios constantes del email, la posibilidad de agrupar mensajes en conversaciones relacionadas con temas específicos, les puede ayudar a dar seguimiento a los emails, estar al tanto sobre desarrollos y trabajar de manera más eficiente.
3. Formato condicional: Como la característica de agrupar mensajes, el formato condicional les puede ayudar a organizar conversaciones y estar al tanto de un tema específico. Sin embargo, en lugar de agrupar todos los mensajes en un conjunto en el que podrán navegar de un vistazo, el formato condicional sólo despliega mensajes que cumplen con criterios seleccionados en la fuente y/o color de su elección.
4. Reglas: Esta es otra opción para estar organizados y les permite crear y manejar ajustes que impulsen su sistema de email para que procese mensajes de manera automática de una cierta manera. Algunos sistemas pueden revisar e incluir emisor, destinatario, tamaño del email, fecha y más. De esta manera, ya no volverán a perderse un mensaje de su jefe o su cliente más importante; los mensajes con adjuntos de gran tamaño también se pueden colocar en estas reglas.
5. Email a texto: para aquellas ocasiones que necesiten una respuesta inmediata o necesiten contactar a alguien que tal vez no tenga acceso a su cuenta de email, un mensaje de texto podría ser la mejor manera de estar en contacto. Algunos proveedores de email empresarial ofrecen esta característica, otros no. Si el suyo lo hace, les puede ayudar a transmitir situaciones críticas – porque también puede ser molesto recibir una descarga de mensajes de texto que no son urgentes mientras se está en una reunión, vacaciones, etc.
6. Alertas de escritorio: Ya sea que necesiten reducir distracciones por un día o de manera indefinida, si deshabilitan las alertas de escritorio pueden eliminar los avisos visuales de notificación sobre nuevos mensajes y enfocarse en la tarea que tengan a la mano. A la inversa, si están a la espera de un importante email que no pueden perderse ni por un momento, pueden activar de manera sencilla las alertas de escritorio por unas horas o dejarlas encendidas y dejarlas así.
7. Plantillas de email: Si trabajan en relaciones públicas, en cuestiones relacionadas con información pública, servicio al cliente, ventas o cualquier otra posición que requiera que envíen solicitudes de información sobre un programa, servicio, producto o tema, las plantillas de email les pueden ayudar a agilizar sus labores. Después de crear su plantilla, todo lo que tienen que hacer es ubicarla, personalizarla como lo deseen y oprimir enviar. Esto no solo les ahorrará tiempo, también incrementará su productividad. Además, al no tener que repetir una y otra vez el mismo texto, tal vez también mejore su sentimiento hacia el trabajo.
8. Guardar mensajes como archivos: Si quieren salvar algunos emails en el mismo archivo de un proyecto de trabajo, contratos u otros documentos, pueden arrastrar el mensaje desde su ventana de email hacia su carpeta de archivos. O pueden dar clic en Guardar Como para salvar un mensaje en una ubicación específica. De esta manera, pueden regresar a los mensajes sin tener que escarbar en su bandeja de entrada o en su archivo.
9. Atajos de acción múltiple: Si su sistema de email soporta atajos, es probable que soporte atajos de acción múltiples, que les permiten combinar diferentes atajos en una sola y rápida acción. Por ejemplo, si quieren marcar un grupo de emails como leídos y de manera simultánea moverlos a una carpeta específica, o incluso marcar mensajes como leídos y etiquetarlos como importantes y reenviarlos a su equipo, pueden hacerlo con esta función. Algunos sistemas de email que soportan atajos de acción múltiple también les permiten crear sus propios atajos, para que puedan personalizar sus acciones y sea más rápido administrar su bandeja de entrada.
10. Limpieza automática: Algunos sistemas de email incluyen una función de limpieza automática que les puede ayudar a ahorrar espacio y mantener ordenada su bandeja de entrada. Cuando ocurra una conversación (mensaje y respuesta) en un email, algunos sistemas de email pueden analizar los contenidos de esa conversación y determinar si un mensaje será eliminado de manera automática – para que tengan acceso tanto al mensaje original y todos los comentarios dentro de una sola conversación de email, pero sin ahogarse entre emails redundantes.

Por supuesto que si alguien no deja de saturar su bandeja de entrada con mensajes que no necesitan o quieren, pueden por lo general bloquear sus mensajes con los filtros de “correo basura” o “spam”. Pero si no quieren prevenir de manera constante que alguien los contacte por email, tan solo seleccionen enviar ciertas conversaciones directo a su papelera con un clic en el botón Ignorar.

11. Delegar acceso: Por último, si se van de año sabático, unas vacaciones largas o ausencia por maternidad/paternidad y no quieren revisar mensajes diario o cada semana – o regresar a una montaña de emails – tal vez puedan dar a alguien permiso de administrar su bandeja de entrada. Sólo miren sus ajustes de cuenta. Si ven un botón llamado Delegar Acceso – o algo similar – pueden elegir dar acceso a un colega que pueda entrar y responder mensajes en su ausencia. Por supuesto, ustedes también podrán revisar mensajes y responderlos como lo requieran, pero esta característica les puede ayudar a tener las cosas en orden cuando estén lejos.

El email no ha dejado de ser una importante herramienta en el mundo de los negocios y su capacidad para dominar estas herramientas sólo mejorará su valor en el trabajo. Esperamos que algunas de estas características sean de utilidad para ustedes y las integren a su arsenal de negocios, para dirigirse a una mayor productividad.