Aumentar su productividad con solo ver la fecha de hoy

Durante mucho tiempo, las personas utilizaron el calendario sólo para saber ‘la fecha de hoy’ y estar al pendiente de algún compromiso importante. Después de algunos años, la mayoría de la gente al interior de las empresas comenzaron a incluir el calendario como una herramienta útil y de uso constante para ser más eficientes y mantenerse con una mayor organización.

¿Pero qué pensarían si alguien les dijera que usar un calendario puede aumentar su productividad y reducir esfuerzos en todas sus actividades? Es por eso que hoy nos complace compartirles siete sencillos consejos para explotar el máximo potencial de su calendario de Outlook:

1. Menos siempre es más

Desde siempre, el multitasking ha tenido una imagen favorable cuando se trata de entregar resultados y cumplir objetivos. Sin embargo, hoy les recomendamos enfocarse en una tarea a la vez. Tengan en cuenta que una entrega con excelentes resultados, siempre será mejor que varias con resultados simples.

2. Saber cuándo no hay trabajo

A lo largo de su día, existen momentos en su agenda con periodos libres o donde una responsabilidad tiene la máxima prioridad. Para eso, etiqueten con ‘no trabajo’, ‘0000’, ‘ocupado’, o como ustedes identifiquen mejor que durante momentos no hay nada o requieren toda su atención.

3. Su dispositivo móvil debe ser su calendario

Gran parte del propósito del calendario se debe a que no es nada fácil memorizar la hora exacta de su siguiente cita o tiempo de entrega. Sin embargo, imaginen qué pasaría si tienen que salir para atender otros asuntos y sólo tienen su calendario en su laptop. Con sus dispositivos móviles de Windows, sincronizar su calendario para siempre tenerlo al alcance no sería ningún problema.

4. La preparación de cada tarea

¿Tienen algún conocido o familiar que su día se rige bajo citas y compromisos, uno tras otro y sin descanso? Si su respuesta fue ‘sí’, pregúntenle cuánto tiempo destina entre cada compromiso para organizarse bien. Organicen su calendario con al menos 10 minutos antes y después para cada entrega o cita. De esta forma, podrán tener tiempo para afinar hasta el mínimo detalle para cada tarea, y entregar los resultados correspondientes sin hundirse.

5. Detenerse un momento

Siempre es importante e incluso saludable, sacar la cabeza del agua y respirar. Ser eficiente no significa trabajar todo el día sin tiempo de descanso, por lo que les recomendamos programen su calendario para tener algunos minutos para caminar, tomar aire y relajarse. De esta forma, tendrán la energía suficiente para continuar sus actividades sin perder el ritmo, y lo más importante, sin volverse locos.

6. Lo que se hizo y lo próximo por cumplir

Así como programan su calendario con los compromisos y tareas correspondientes del día, también es bueno programar recordatorios tanto para tachar lo que ya hicieron y para saber que tienen una entrega próxima. De esta forma eliminarán toda confusión al momento de trabajar en algo y reducirán el estrés al momento de administrar el tiempo para entregar los resultados.

7. La fusión no sólo es para químicos

Uno de los métodos más populares y efectivos para reducir esfuerzos es la combinación de herramientas que se utilizan para realizar una actividad. En este caso, pueden unir su lista de contactos de su calendario con su cuenta de Office 365 y su lista de contactos de Outlook. La colaboración y comunicación con sus colegas hará que el cumplimiento de sus objetivos sea más rápido y eficiente.

Hoy el calendario se ha convertido en una herramienta de productividad tan efectiva que la pueden aprovechar para compromisos laborales y personales.