Cinco consejos para involucrar mejor a los asistentes en una reunión
Las reuniones siempre han sido un pilar del mundo de los negocios, y no van a irse a ningún lado. De acuerdo con Bain & Company, y como se reportó en la revista Harvard Business Review, el 15 por ciento del tiempo colectivo de una organización se pasa en reuniones. Pero a medida que las tecnologías cambian, las cargas de trabajo aumentan y la atención se acorta, alcanzar en verdad a su público puede ser un desafío.
Uno de los principales obstáculos es dirigirse a una audiencia a través de múltiples ubicaciones. Desde los asistentes que se sientan en una sala de conferencias a los participantes que sintonizan desde varias conexiones empresariales o de casa, su público debe sentirse involucrado y que su tiempo y sus esfuerzos son apreciados. Como lo expresó el 18 por ciento de los empleados que dicen que prefieren hacer un viaje al DMV que asistir a una reunión de estatus (de acuerdo con Clarizen), esto a veces se siente como una batalla cuesta arriba.
Llegar a los asistentes a la reunión no debería ser una batalla. Por ello sugerimos que utilicen estos consejos para dominar las técnicas necesarias para mantener a sus asistentes de la reunión comprometidos y felices. ¿Quién sabe? Tal vez su próxima reunión será la más productiva.
Consejo 1: Hacer que la reunión esté libre de dolores de cabeza – Descargas, pérdida del PIN de audio, o falta de información en las invitaciones del calendario: Todo el mundo ha tropezado con estos obstáculos para unirse a una reunión. Agilicen el proceso con invitaciones convenientes a reuniones que incluyan toda la información necesaria que los asistentes necesitan para unirse a su reunión. Para simplificar las cosas, encuentren una solución de reuniones que ofrezca autenticación automática para su organización y admita una experiencia en un solo clic para unirse a una reunión.
Consejo 2: Permitir múltiples presentadores. Dar a todos los que tienen que presentar la capacidad de hacerlo, sin importar dónde se encuentren. Soluciones de reuniones que ofrecen transiciones de presentador sin problemas hacen esto posible, y proporcionan un flujo ininterrumpido para mantener la atención de todos en el contenido que se presenta.
Consejo 3: Muestren, no digan, información importante. La comunicación visual efectiva es clave para el compromiso de los empleados en las reuniones. Muestren videos, presentaciones, sitios web, imágenes y presentadores en lugar de una imagen estática que es fácil de ignorar. Los empleados en el sitio no deben obtener una experiencia o información de reunión diferente de las personas que sintonizan desde otras ubicaciones. Las soluciones de reuniones y difusión en línea le permiten presentar a todos, sin interrupción.
Consejo 4: Permitan retroalimentación, comentarios y compromiso. Si los empleados sienten que no pueden hacer preguntas o participar en una reunión, es probable que dejen de estar sintonizados. Desde las secciones de Preguntas y Respuestas en el software de solución de reuniones, hasta las encuestas instantáneas, las preguntas y la mensajería instantánea de grupo dentro de la reunión en línea, ofrecen a sus asistentes la oportunidad de participar para saber que los toman en cuenta.
Consejo 5: Utilicen acceso multi-dispositivo – Dar a los asistentes a la reunión la libertad de elegir qué dispositivos utilizan para sintonizar es más probable que también ayude a que mantengan su compromiso durante la duración de su reunión. Brinda a todos, la libertad de participar; sin embargo, funciona mejor para ellos: en el camino, en su escritorio o desde cualquier lugar en que sus dispositivos estén conectados a Internet.
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