Office 2016 на вашем ПК
«Предоставить каждому человеку инструмент для повышения собственной продуктивности в любой момент времени и любой сфере деятельности является одним из наших главных приоритетов», – сказал Сатья Наделла в своем недавнем выступлении на технологической конференции Dreamforce-2015. Это возможно уже сегодня, благодаря взаимодействию новых программных продуктов и сервисов Microsoft, таких как Windows 10, Power BI, Cortana Analytics Suite, а также с помощью тех аналитических инструментов, которые стали сегодня доступны пользователям нового Office.
Чтобы оценить и начать использовать все новые возможности Office потребуется не один день, а составить первое впечатление можно буквально за минуту, поскольку первое, на что мы обращаем внимание, запуская новое приложение, – это его дизайн. Если вам нравится Windows 10, дизайн Office 2016 вас не разочарует – он стал более геометрическим и лаконичным – в стиле новых приложений Windows. В теме, установленной по умолчанию, каждая программа имеет собственный фоновый цвет. Доступно несколько альтернативных вариантов оформления, включая темную тему для тех, кто считает яркость современных дисплеев чрезмерной.
Впрочем, опытный пользователь Office быстро заметит и другие изменения. Можно сыграть в игру: найди 10 отличий и объясни их причину. Это не сложно, когда знаешь, что каждое – результат внимательного изучения отзывов пользователей Office 2013 и пожеланий участников открытого тестирования Office 2016 Preview.
Все платформы и устройства
Приложения Microsoft Office были доступны пользователям других платформ и раньше, но еще никогда они не предлагали им такой функциональности. Фактически это – первая полноценная, включающая все необходимые инструменты, версия Office для всех Windows-устройств и устройств, работающих под управлением Android или ОС от Apple.
Создав презентацию в PowerPoint на ПК в офисе, вы сможете доработать ее на iPad по дороге домой. Все документы при этом будут идентичны, и их не придется конвертировать. Не изменятся и интерфейсы приложений: Word будет выглядеть одинаково на Android-планшете, iPad и ноутбуке с Windows 10.
Новый уровень совместной работы и взаимодействия
Одним из новых элементов, которые легко заметить, для многих станет иконка «Общий доступ» в верхнем правом углу экрана. С ее помощью можно быстро – буквально в три клика – сохранить документ в облаке и предоставить права чтения или редактирования другому пользователю. Если раньше совместное редактирование документов Word в режиме реального времени было доступно только в веб-версии, теперь вы можете продолжать использовать приложение на вашем устройстве и видеть изменения, которые вносят ваши коллеги.
В Office 2016 появился целый ряд других дополнений, облегчающих совместную работу. Например, в Outlook вы можете прикрепить к письму документ из облачного хранилища, ассоциируемый со ссылкой (такие вложения маркированы изображением облака), и вашему адресату будет доступна его актуальная версия. В PowerPoint появился отличный инструмент быстрого выбора между различными версиями одного слайда, возникшими в процессе совместного создания презентации.
Это лишь несколько примеров, в то время как большая часть улучшений и изменений в Office 2016 были внесены именно для расширения возможностей совместной работы. И вы непременно заметите и оцените их.
Улучшенный поиск и Delve
Поиск документов, контактов, писем отнимает у любого офисного работника немало времени. Разработчики Office знают об этом и с каждой новой версией делают поиск все более удобным и быстрым. В Outlook 2016 можно запускать сквозной поиск по всем папкам, поиск по диалогу с адресатом, поиск на устройстве, в облаке, Интернете и других возможных местах хранения. Кроме того, в процессе написания поискового запроса, вы увидите последние запросы, совпадающие с вводимым текстом, и сможете выбрать один из них.
Все это, безусловно, позволит ускорить поиск в Outlook, но значительно больше возможностей для поиска информации предложит новый инструмент – Delve, в основу которого лег алгоритм Office Graph. Он выявляет связь между тем, какую работу вы выполняете, с кем сотрудничаете, что пишете в электронных письмах и социальных сетях. Исходя из ваших индивидуальных потребностей, сервис анализирует информацию и автоматически выбирает релевантный контент, где бы он ни хранился: на SharePoint, в OneDrive, на страницах Yammer или в Интернете.
Умные и интегрированные приложения
В Office 2016 появились «Умные приложения»: ускоренный поиск функций на панели задач «Что вы хотите сделать?», предлагающий возможные варианты в процессе ввода, и сортировщик входящих сообщений Clutter, использующий технологии машинного обучения. Благодаря последнему бизнес-пользователи, которые получают 100 и более писем в день, смогут тратить на обработку корреспонденции значительно меньше времени.
Важная особенность Office 2016 – глубокая интеграция приложений. Вам больше не нужно создавать отдельную вкладку для каждой задачи. Открыв карточку контакта в Outlook, можно тут же нажать на кнопку «Звонок по Skype» и быстро связаться с нужным вам человеком. А если вам не хватает контекста для письма, статьи или заметки, не обязательно переходить в окно браузера: правая клавиша мыши открывает меню с пунктом «Интеллектуальный поиск» – незаменимым инструментом для всякого пишущего человека.
Еще одно новое и интегрированное приложение – Sway – позволяет создать быструю, легкую и неформальную презентацию, используя информацию из самых различных источников (облачное хранилище, носитель данных вашего устройства, почтовые сообщения, корпоративные сайты и пр.). Эта особенность делает его идеальным помощником любого профессионала, которому необходимо в сжатые сроки создать красочную презентацию и выигрышно преподнести свой проект. В Sway вы можете использовать практически любой цифровой контент: фотографию, ролик YouTube, ссылку на Википедию, диаграмму из Excel, печатный или рукописный текст. Выберите подходящий вам формат и сделайте документ похожим на журнал или блог, а результаты работы сохраните на портале Sway.com, чтобы переслать ссылку коллегам, друзьям или родственникам.
Аналитика Excel – для каждого
Пользователи Excel оценят новую иконку быстрого анализа: она предлагает на лету отредактировать введенную информацию, найти формулу и представить данные в виде диаграммы. Больше не нужно запоминать формулы – можно просто выбрать необходимое из набора действий, которые вы хотите применить к столбцам таблицы.
И конечно, в составе Office 2016 доступны новые инструменты аналитики: Power Query – надстройка Excel для анализа информации, упрощения поиска, объединения и уточнения данных и Power Pivot – уникальный инструмент для анализа и визуализации, который позволяет создавать собственные системы бизнес-аналитики средствами Excel.
Skype для бизнеса
Skype для бизнеса – эффективный и простой способ связи с коллегами, партнерами и клиентами в любое удобное время и с любого устройства. Он сочетает надежность, защищенность и функциональность корпоративного коммуникационного сервиса Lync и знакомый каждому интерфейс Skype. Приложение станет прекрасным инструментом для проведения видео- и аудиозвонков и конференций, в которых могут участвовать не только сотрудники компании, но и все пользователи, у которых есть приглашение, а также Microsoft ID, аккаунт в Lync или Skype. Skype для бизнеса сохранил все возможности, за которые корпоративные пользователи любили Lync, такие как, например, глубокая интеграция с Outlook. Просматривая переписку, встречи в календаре или контакты в адресной книге, вы видите не только изображения адресатов, но и их статус в Skype, можете навести курсор на изображение и выбрать один из вариантов коммуникации: e-mail, быстрые сообщения, звонок и видеосвязь.
Высокий уровень безопасности
Создатели Office 2016 нашли идеальное сочетание открытости (доступность на всех устройствах) и контроля. ИТ-специалисты компании могут быстро настроить права доступа к данным и отдельным функциям Office 2016 с помощью Azure Rights Management (Azure RMS) на уровне учетных записей и устройств пользователей. Сами пользователи могут управлять доступностью своих файлов в облаке.
Система ExcelInformation Rights Management (IRM) позволяет не терять контроль над документами после их публикации, обеспечивая применение политик безопасности, шифрование, защиту от копирования, редактирования и пр. Уже известный корпоративным пользователям Office инструмент Data Loss Protection (DLP) поддерживает конфиденциальность, информируя о возможных рисках при обмене данными. В Office 2016 DLP работает не только с Outlook, но и с Excel.
И наконец, в Office 2016 внедрен надежный и современный инструмент двухфакторной аутентификации пользователей, который, в частности, позволяет использовать в качестве второго (помимо логина и пароля) фактора не только традиционную смарт-карту или USB-ключ, но и смартфон пользователя со специальным ПО.
Возможно, именно этот инструмент выберет ИТ-директор вашей компании. Тем более что приложение Microsoft Azure Authenticator, как и Office 2016, доступно на всех популярных платформах.
