Olvídate de los sticky notes, las listas de pendientes son tu mejor aliado

Hace un par de semanas publicamos los primeros resultados de la encuesta donde ustedes nos compartieron cómo aumentarían su productividad, y con base en eso, les compartimos algunos consejos que pueden aprovechar para tomar acciones. Si se perdieron esa publicación, pueden revisarla aquí.

En esta ocasión les compartiremos los resultados de la siguiente pregunta de dicha encuesta y algunos consejos de cómo pueden aprovechar las herramientas de Microsoft para mejor su productividad.

De la pregunta: “¿Qué ayudaría a aumentar tu productividad?” los resultados más relevantes fueron:

• 40% dijo que crear un calendario de actividades les ayudarían a organizar mejor compromisos y eventos importantes, así como programar el momento de comenzar una nueva tarea.
• 28% afirmó que crear una lista de pendientes, les ayudaría a estar al tanto de las tareas que deben completar o comenzar, así como programar fechas de entrega.
• El resto de las respuestas abarcaron tomar acciones como, tomar descansos (13%) hacer ejercicio (9%), medicar (8%) tomar café (1%) y tomar siestas (1%).

En una manera resumida, las listas de pendientes y tareas son sencillas herramientas que les ayudan a terminar su día laboral y escolar con una paloma de “Realizado” en todas sus actividades y que ninguna se quede incompleta o sin empezar. Por otra parte, los calendarios de actividades los ayudarán a programar y priorizar todos los eventos importantes que tengan en el futuro, ya sea dentro de una semana o dentro de un mes.

Aquí algunos consejos generales:

• Todo pendiente es importante: Aunque algunos de sus pendientes sean bastante sencillos y rápidos de terminar, no se confíen al no ponerlo dentro de su lista, ya que puede ser olvidados gracias a aquellos pendientes difíciles y laboriosos, y las consecuencias de no termínalos podrían ser serias.
• Plazos cortos: Les recomendamos crear su lista de pendientes y calendario de actividades con un plazo máximo de un mes. De lo contrario el número de tareas y compromisos programados serán tantos que se confundirán y ya no van a saber qué día ni a qué hora habrá que llegar o entregar.
• Mayor organización = menor confusión: El propósito de los calendarios de actividades y listas de pendientes es que ustedes sepan qué es lo próximo a realizar, esto quiere decir que si su día a día está lleno de actividades, lo más recomendable es que su lista esté diseñada de manera que cada pendiente esté diferenciado de aquellos que ya están terminados, y así evitar que se confundan.

Desde el punto de vista tecnológico nos enfocaremos en dos herramientas: Outlook y OneNote, con las cuales tendrán grandes oportunidades de crear las mejores listas de pendientes y los calendarios más eficientes para que hasta el mínimo detalles esté incluido y organizado.

Outlook

Como grandes usuarios de Microsoft sabrán que Outlook es una herramienta que va más allá de almacenar correos en su bandeja de entrada, también puede ayudarlos a establecer, priorizar y hasta activar recordatorios para todos sus pendientes:

• Den clic o seleccionen la opción ‘Crear tarea’ junto a la opción de ‘Nuevo email’.

• Pueden programar tanto la fecha de inicio como la fecha de entrega si dan clic o seleccionan ‘Fecha de inicio’ y ‘Fecha de vencimiento’.

• Den clic o seleccionen la opción de ‘Priorizar’ para las actividades más urgentes.

• Pueden utilizar la opción ‘Recordatorio’ para programar una fecha y saber que el momento de entrega está cerca.

OneNote

En varias publicaciones hemos dirigido OneNote para estudiantes y les compartimos maneras en las que pueden utilizar esta herramienta para sustituir las libretas físicas y tomar, organizar y compartir todo lo que vieron en clase. Hoy nos enfocaremos en cómo pueden usar OneNote para que ningún pendiente se quede fuera de su lista de tareas:

• Pendientes listos: En su hoja de OneNote escriban a manera de lista sus pendientes más importantes, y con solo presionar ‘Crtl+1’ aparecerán pequeñas casillas las cuales les servirán para marcar aquellas actividades que ya están terminadas.

• Almacenar archivos: ¿Quieren terminar una tarea, pero no recuerdan dónde dejaron el archivo que necesitan? Pueden arrastrar y soltar archivos de audio, video y más en una hoja de OneNote. De esta forma solo tendrán que abrirla y todos sus materiales estarán listos para usarse.

• Enlazar a su calendario de Outlook: Si están en una reunión, o alguna clase que ya habían programado en su calendario, pueden utilizar OneNote para programar un pendiente que haya surgido en aquel evento justo en el calendario de Outlook que ya habían diseñado.

• Listas siempre accesibles: OneNote está diseñado para ser utilizado en todo momento, es decir, que puedan tener acceso a sus carpetas cuando así lo requieran. Es por eso que, si están fuera de su lugar de trabajo o de la escuela, pueden tener OneNote en sus dispositivos móviles y tener acceso a sus listas de pendientes todo el tiempo.

Todo es cuestión de práctica, si crean de manera rutinaria listas de pendientes y calendarios de actividades, se darán cuenta que organizarse para completar lo que tienen que hacer será cada vez más rápido y sencillo. ¡Así que no esperen más para empezar a organizarse mejor!

Recuerden estar pendientes de las próximas publicaciones que haremos sobre los resultados, de esta manera podrán aprender más y mejores formas para utilizar las herramientas de Microsoft en el futuro.