本ブログは、米国時間 1 月 7 日に公開された “Enabling your organization for safe online meetings and collaboration with Microsoft Teams” の抄訳を基に掲載しています。
2020 年は、世界中のほとんどの組織でリモート ワークが一般的になりました。この傾向は 2021 年も続くものと見られます。今年は常時在宅で仕事をする人の割合が 2 倍 (英語) になると予測されています。Microsoft Teams のデイリー アクティブ ユーザー数が 1 億 1,500 万人を超えていることからも、オンライン会議、チャット、通話、ドキュメントのリアルタイム共同編集などのリモート コラボレーション ツールを通じて、組織が従業員の働く環境を整えることにどれほど力を注いでいるかがうかがえます。今後もリモート コラボレーションが業務に不可欠となる中で、IT 部門やセキュリティ運用チームはどのようにして企業資産を保護しつつ生産性を向上させればよいのでしょうか。
エンド ユーザー向けトレーニングの重要性
いろいろな意味で、企業資産を保護する鍵を握っているのはエンド ユーザーです。エンド ユーザーが何らかの行動をする、または行動をしないことがサイバー脅威につながるおそれがあるからです。確かに、データ ガバナンス戦略 (英語) や、デバイス管理機能や自動情報保護機能などのセキュリティ ツールは役に立ちますが、現実的には、セキュリティ運用においてエンド ユーザーのすべての行動を考慮することはできません。そのため、エンド ユーザーのトレーニングを行うことが、あらゆるサイバー セキュリティ戦略において必要不可欠となります。
たとえば、秘密度ラベルでコンテンツを適切に分類するようエンド ユーザーに指導することで、セキュリティとコンプライアンスの体制を大幅に改善することができます。マイクロソフトのお客様の多くはメールに秘密度ラベルを導入し、機密性の高いビジネス情報を含むメールにフラグを付けるように指導して、特定の対象者のみが扱えるよう適切に制限しています。
Teams では、データ暗号化、データ損失防止、安全なゲスト アクセスなどのセキュリティ対策を IT 部門が簡単に実行できるようになっています。ただし、これらの対策を効果的に機能させるには、セキュリティ ツールを使用すべき適切なタイミングと方法をエンド ユーザーが理解している必要があります。
利用しやすいエンド ユーザー向けトレーニングの提供
多くの組織では、セキュリティに配慮した職場環境の構築を促進するために、Wiki や FAQ ページなどの専用の社内サイトでエンド ユーザーに情報を配信し、コミュニケーション チャネルや組織的な取り組みを通じて教育を徹底し、セキュリティ意識の再確認と強化を図っています。エンド ユーザーへの効果的なトレーニング プログラムを作成することは、特にそのような知識やスキルを持たない IT 部門にとっては容易ではありません。そのような場合は、Microsoft Teams ビデオ トレーニングの利用から始めていただくことをお勧めします。
安全なオンライン会議とコラボレーションに焦点を当てた Microsoft Teams トレーニング
オンライン コラボレーションが急増している状況を受け、すべてのユーザーに Teams のセキュリティ機能を使いこなすパワー ユーザーになっていただけるよう、新しい Microsoft Teams トレーニング資料をご用意しました。セキュリティに焦点を当てた、次の 3 種類のトレーニング コンテンツです。
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出席者をミュートする方法、新しいチームを作成する方法など、特定の機能について説明したエンド ユーザー ガイド |
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安全なオンライン会議やコラボレーションの管理など、関連するアクションや機能を集めたインフォグラフィック |
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Teams の機能の使い方を説明したショート ビデオ |
以下に、これらのトレーニング資料で取り上げている実践的なトピックの一部をご紹介します。
- 会議作成者が利用できる会議オプションを使用して、直接会議に参加できるユーザーや自分の画面を表示できるユーザーを管理する (既定の設定を IT 部門が行う会議オプションもある)
- 出席者を個別にミュートする方法や出席者全員をミュートする方法を理解する
- 会議での発表者と出席者の役割と、メンバーを昇格/降格させる方法を理解する
- IT 部門が作成した秘密度ラベルを使用して新しいチームを作成し、チーム内の機密情報の統制に役立てる
- 出席者全員の Teams 会議を一斉終了する方法を理解する
- 機密性の高いビジネス情報を共有している、組織内のポリシーに違反しているなど、メッセージがブロックされる Teams のチャット ポリシー違反を理解する
エンド ユーザー ガイドとインフォグラフィックはこの記事の最後にまとめていますので、そちらからダウンロードしていただけます。ショート ビデオは Microsoft Teams ビデオ トレーニングのページからご覧いただけます。
Microsoft Teams のトレーニング資料活用のヒント
個々のエンド ユーザー ガイドとトレーニング ビデオは、Teams の機能の使い方をエンド ユーザーに説明する一元的なトレーニング サイトに掲載することをお勧めします。情報の詰まったインフォグラフィックには、セキュリティに特化した関連機能がまとめられているため、セキュリティ意識の高い従業員の育成に役立ちます。
一元的なサイトに資料を掲載することに加え、利用可能なリソースや特定のトレーニングを定期的に周知することで、多くの場合エンド ユーザーへのトレーニング効果が高まります。そうすることで、一元的なトレーニング サイトと各種資料の利用を促進しながら、役立つヒント、テクニック、機能を直接共有することもできます。
Teams を導入したばかりの場合や、導入規模を拡大しようとしている場合は、機能を紹介するメールを定期的に配信するなど、より頻繁に情報を共有することで、的を絞ったトレーニング計画を立てることができます。この手法は、Teams の使い方がわかるユーザーがあまりいない初期の Teams 導入時に特に有効です。エンド ユーザーが Teams の使い方を理解できるよう支援することは、業務の効率化を促進するだけでなく、Teams のパワー ユーザーを生み出し、最前線のセキュリティ対策にもつながります。
さらに高度な学習やインタラクティブなトレーニングをご希望の場合は、Microsoft Learn の Teams トレーニングをチェックしてみてください。Microsoft Teams のセキュリティ、プライバシー、コンプライアンスを強化するための個別のラーニング パスもあります。