2019年11月25日 6:35 AM

Microsoft Teams で会議の価値を最大化するには

※本ブログは、米国時間 10/11 に公開された Get the most from your meetings with Microsoft Teams の抄訳です。

皆様、こんにちは。この記事は、Microsoft Teams で会議の価値を最大限に高めることにフォーカスしたブログシリーズの第一弾です。Teams は日々、世界中の何百万ものユーザーが会議、通話、チャットを効率的に行うために利用されています。このシリーズでは、ユーザーの皆様とそのチームメンバーがいつでもつながり、より多くのことを達成するために設計された Teams の新しいコミュニケーション機能やベストプラクティスをご紹介していきます。

会議は、常にチームワークの原点とされてきました。実際、従業員のその日の業務の 37% を会議が占め、月に 60 を超える会議に出席している人が多いという事実があります¹。しかし、そうした会議の 1 つひとつは、本当に充実したものになっているのでしょうか?

よくある失敗は、準備不足のまま会議に出席してしまうケースです。これは、事前に資料を用意したり、確認したりする時間を十分に取れていないことが原因の 1 つです。また、出席者が会議で議論されている内容に集中しきれないこともあります。これは特にリモート参加者に当てはまりますが、何が議論されているのかわかりづらかったり、聞き取りにくかったりすることが原因として挙げられます。さらに、せっかく行った会議の意味を損ねてしまうのが、その会議での決定事項やアクションアイテムといった重要な情報が、次の会議までに忘れ去られてしまうことです。

会議の価値を最大化するためには、会議のあり方そのものを見直す必要があります。今日、会議は独立したイベントとして捉えられ、使う人が増えている電話やビデオ会議ツールは、それをサポートするものとして設計されています。しかし、マイクロソフトが幅広いユーザーを対象に行った調査では、2 つのことが明らかになっています。1 つは、会議はほとんどの場合、独立したイベントではなく、一連の共同作業の一部として行われる活動であるということです。そしてもう 1 つは、会議の価値は、会議中だけでなく、その前後の活動の質も含めて決まるということです。

Microsoft Teams は、会議の質を高める中心的な指針となる、こうした総合的なアプローチに沿って構築されました。会議とは、プロジェクトが完了するまでの一連の共同作業におけるやり取りの 1 要素であるとマイクロソフトは捉えています。Teams では会議に関連するコンテンツや議論がすべて一元的に管理されるため、情報検索の時間が少なくて済みます。そのため、会議の前後に情報を集め、会議中は内容にしっかり集中して、積極的に議論に参加できるようになります。具体的には以下を実現できます。

会議前
会議前の準備で重要なのは、話し合う項目、背景情報、これまでのやり取りを押さえることです。Teams を活用した会議では、会話が永続的に保存されるため、この準備が容易になります。関連する情報を即座に用意し、会議中の文脈をつかむ助けにすることができます。また、会議前に話したことをそのまま会議に持ち込めるため、文脈も失われません。Teams は Office 365 内のチームワークハブでもあるため、チャット中やファイルのある場所から会議を開始し、その流れのまま自然に話し合いを続けることができます。

会議中
会議が始まると、ユーザーはさまざまな機能を使用して、参加者の注目を集めたり、積極的な発言を促したり、議論を活性化させたりすることができます。そのための機能としては、高品質の音声/ビデオ機能、ライブキャプション (英語)、Office 365 アプリでのリッチなリアルタイム共同編集機能、デジタルホワイトボード、集中を途切れさせない背景ぼかし機能などがあります。また、Teams では、Office 365 アカウントを持たない組織外の人にも簡単に会議に参加してもらうことができます。会議や通話用に WebRTC がフルサポートされているため、Teams アプリや主要な Web ブラウザーから参加することが可能です。完全にはサポートされていないブラウザーの場合でも、Teams は軽量な会議参加エクスペリエンス (英語) を提供しています。

会議後
会議中に生まれたアイデアや関連情報 (会議の録画、チャット内容、会議中のメモ、デジタルホワイトボード、書き起こし、共有ファイル) は、すべて永続的に保存されるため、会議後の議論やその後の作業に活用できます。次の会議までに要点が忘れ去られてしまうことはありません。Teams では、会議の記録をキーワード検索して、特定のトピックが議論された時点にすばやく移動し、簡単に振り返ることができます。そのため、会議に出席できなくても内容や経緯をしっかりと把握できます。

キーワード検索で Microsoft Teams の会議の書き起こしを検索し、そのキーワードが話されているタイミングにピンポイントで移動できる

今回は以上ですが、次回も Teams を使って会議の価値を最大化するための方法をさらにお届けしていきたいと思います。ぜひお楽しみに。Microsoft Teams の会議機能で今すぐ有意義な会議を実現しましょう。こちらからお試しください。