March 25, 2021 5:33 am

「クラウドサイン for Microsoft Teams」の発表

デジタルトランスフォーメーション(DX: Digital Transformation)という概念を実践する際に思い浮かべることの1つはペーパーレス化でしょう。

ビジネスシーンで利用される「紙」を可能な限り電子化することは、用紙代や印刷代などの経費削減、書類を保管する場所が不要になることによるオフィスの省スペース化、検索性や更新性の良さと共有のしやすさから業務の効率化へとつながります。日本マイクロソフトでもペーパーレス化に取り組んでおり、2019年8月は、その3年前の2016年8月と比較して、月あたりの印刷枚数を58.7%削減しました。

リモートワークにおいては、紙であることが足枷になって、ビジネスに必要な資料を読むために出社せざるを得ない、そして、契約書に押印するために、あるいは、契約書を発送するために出社しなければならないという事態が発生してしまいます。

昨日、弁護士ドットコムさまより「弁護士ドットコムとSBテクノロジーが「クラウドサインfor Microsoft Teams」を共同開発。4月より提供開始」という発表がされました。この「クラウドサイン for Microsoft Teams」をTeamsに組み込むことで、クラウドサインによる契約締結から締結済みの契約書管理を、Teams上でシームレスに行えるようになります。

「クラウドサイン for Microsoft Teams」概要

契約を進める際には、内容の調整や確認をするコミュニケーションが発生します。契約の手段とコミュニケーションの手段が分かれているとやりとりが断片化してしまう恐れがあります。締結済みの契約書は管理する必要性もあるので、管理する場所が別になると、さらに断片化が進んでしまいます。さらに契約書は機密データでもあるので、誰もが手軽にUSBメモリに転送して持ち出せたり、印刷ができたりしてしまうと情報漏えいの原因となる恐れがあります。こうした課題に対しても、この連携ソリューションでは配慮されています。

Microsoft Teams上で契約内容の調整や確認をした後、クラウドサインによる契約書の送信ができます。契約締結完了・却下のステータスはMicrosoft Teamsチャットへ通知され、締結済の契約書はMicrosoft Teamsのドキュメント共有・管理ツール「Microsoft SharePoint」へ自動的に取り込まれます。これらのMicrosoft 365およびMicrosoft Teamsの各機能とクラウドサインのコラボレーションにより、契約情報の一元管理が可能になります。

さらに、機密データの管理ソリューション「Microsoft 365 E5 Compliance」との組み合わせると、Microsoft SharePointに格納した契約締結済のファイルのダウンロードやUSBメモリによる持ち出し、印刷等を制御できたり、Microsoft Teams上での契約書ファイルのコピー&ペーストの制御ができ、高度なコンプライアンス管理を実現します。

日本マイクロソフト株式会社 山崎「Microsoft Teamsとの連携アプリケーションである「クラウドサインfor Microsoft Teams」の発表を心より歓迎いたします。本連携アプリケーションにより、効率的な契約ワークフローの申請から契約締結、そしてセキュアな契約管理が実現し、全国の企業、自治体、国における電子契約の普及が促進できることを期待しています。」

日本マイクロソフト株式会社 Microsoft 365 ビジネス本部 本部長  山崎 善寛

「クラウドサインfor Microsoft Teams」は4月26日より提供されるとのことです。楽しみにお待ちください。

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