Ignite で発表された、知識の集約をさらに加速させる Microsoft Viva トピックの新機能

  • Japan Windows Blog

    • ※ 本 Blog は、2021 年 11 月 2 日に投稿された Microsoft Viva Topics helps unleash collective knowledge with new features at Ignite の日本語抄訳です。

     Microsoft Viva トピックは、AI によって、日々使用しているアプリ内の情報や専門知識を整理する従業員を支援します。さまざまなシステムや複数のチーム間で散らばるコンテンツや専門知識を、プロジェクト、製品、プロセス、顧客といったトピックに関連付けて、自動的に体系化します。トピック ページとトピック センターでは、AI がトピックを検出して更新するため、Wiki のように簡単に知識を蓄積して共有することができます。また、トピック カードでは、必要な知識が Microsoft 365 全体でタイムリーに提示されます。

    Viva トピックは 2021 年 2 月にリリースされました。それ以来、早期導入プログラムのお客様と共に組織でのナレッジ活用に取り組み、優れたエクスペリエンスをお客様に提供するために Viva トピックをどのように強化、拡張すべきかを学んできました。
    早期導入プログラムのお客様から収集した一般的なナレッジ共有シナリオは、Viva トピックのユース ケース カタログ (英語) にまとめられています。これらは、Viva トピックの利用をすばやく開始し、組織内の知識から価値を引き出すためにご利用いただけます。

    今回の Microsoft Ignite では、Microsoft Viva の最新情報、Avanade の顧客成功事例、参考情報をお伝えします。

    今回の製品アップデートには、次の 3 つの狙いがあります。

    • Microsoft 365 全体における従業員のナレッジ エクスペリエンスの品質と可用性を向上すること
    • 知識を管理し、利害関係者に知識を提供するために使用する強力なツールによって、ナレッジ マネージャーを支援し、導入を促進すること
    • 複数の言語やクラウドにわたる、より多くのソースから情報を活用できるように、ナレッジ プラットフォームの機能を強化すること

    Viva トピックのさらに詳しい情報については、以下の Ignite セッションをご覧ください。

    それでは、Viva トピックの新機能と今後提供予定の機能について詳しく見ていきましょう。

    新しいユーザー エクスペリエンス

    従業員エクスペリエンスを向上させるには、仕事の流れの中で知識が見つかるようにすることが非常に有効です。今回、Viva トピックで利用できる Microsoft 365 アプリが増え、情報や専門知識をやり取りするためのエクスペリエンスが強化されました。

    今年初めのリリース以降、特に期待の大きかった機能が、Teams からの Viva トピックの提供です。7 月の更新では、トピック センターが Microsoft Teams の左側のレールにアプリとしてピン留めできるようになりました。次の更新では、チャットへのトピックの追加、Teams 内のハイライトされたトピックからトピック カードへのリンクが可能になる予定です。この機能の早期導入プログラムのお客様への提供は 2022 年の早い時期を予定しており、一般提供については、2022 年 3 月 31 日までの開始を見込んでいます。この更新は、Microsoft 365 公開ロードマップの ID 72189 で確認できます。

    近日中に、Outlook 内で Viva トピックの利用が可能になります。メッセージを読んでいると、メール内で参照されているすべてのトピックがシンプルなインジケーターで示されます。また、メールの作成中に、ハッシュタグを使用してトピックをハイライトすることができます。また、入力中の内容に基づいて Viva トピックがトピックを提案してくれます。Outlook との統合は、2021 年 12 月 31 日までに Outlook Web Access ユーザー向けにプレビューを開始します。Microsoft 365 公開ロードマップでは、ID 88693 で確認できます。

    Outlook の Viva トピック

    また、ユーザーのプロファイル カード、Yammer、Bing の Microsoft Search にも Viva トピックを統合する予定で、すべて年内にプレビューを開始します。

    トピック ページでの関連性の提案をユーザーがオプトイン可能に – 一部のお客様のガバナンスやプライバシーの基準に対応するために、トピックに関連する可能性があるものとして表示されることを、ユーザーが制御できるようになりました。これにより、特定のトピック ページやトピック カードに追加されることをオプトインする権限をユーザーに付与できます。この機能は、2021 年 12 月までにロールアウトされる予定で、ロードマップ ID 82103 で確認できます。

    Viva AI が関連トピックを提案し、すぐにトピック ページの Web パーツとトピック カードにそれらの関係が反映されるようになります。この機能は、2021 年 12 月までにロールアウトされる予定で、ロードマップ ID 88695 で確認できます。

    ナレッジ マネージャー向けの機能

    Viva トピックは拡張性に優れています。最近では公開までの時間が短縮され、新規や手動で編集したトピックへの変更が、インフォメーション ワーカーに数分で表示されるようになりました。

    ナレッジ マネージャーのご要望にお応えし、大規模な知識ベースの管理に役立つツールも追加しました。このツールでは、トピック センターの検索、自動グルーピングによる関連トピックのセグメント化がサポートされます。フィードバックや更新のための新しいワークフローの追加、ユーザーのナレッジ使用状況を把握するための新しいテレメトリと分析機能の追加も進めています。また、関連トピックのリアルタイムのビジュアル マップが自動構築され、必要に応じてトピックをグループ化、マージできるようになります。

    トピック センターでのトピック セグメントの設定

    初期構成とトピックのインデックス作成には数日かかることがあります。そこで、Microsoft 365 管理センターに新しい分析セクションを設け、ドキュメントのインデックス作成とトピック検出の範囲をモニタリングできるようにしました (ロードマップ ID 88696、2021 年 12 月提供予定)。

    Microsoft 365 管理センターのトピック分析

    近日中に、トピック センターでのトピックの管理がこれまでよりも簡単になります。まずはメタデータの改善によって、メトリック、使用状況、品質など、トピック センターに追加された使用状況データの並べ替えやフィルタリングが行えるようになります (ロードマップ ID 88700)。さらに、ライフサイクルのすべてのステージのトピックが 1 つのリストにまとめて表示され、各ステージやその他のデータでフィルタリングや並べ替えができるようになります。新しいトピック検索機能と組み合わせることで、システム内のトピックの量が増えても、対象とするトピックが簡単に見つかるようになります (ロードマップ ID 88701)。これらの機能は、2022 年 3 月 31 日までに提供を開始する予定です。

    更新されたトピック センターのメタデータやフィルタリング

    Viva トピックでは、Syntex の自動分類サービスを利用したトピックの自動作成が可能になります。ナレッジ マネージャーは、分類サービスから用語と用語セットを選択し、用語の定義とタグ付きファイルを使用してトピックの作成を開始できるようになります。この機能は、12 月までにロールアウトされる予定で、ロードマップ ID 82049 で確認できます。

    Syntex の分類サービスの統合

    他にも、次のような機能があります。

    • 秘密度ラベルのサポート – MIP の秘密度ラベルを使用して、トピックの検出に含めるべきではないファイルを制御できます (ロードマップ ID 82047、2022 年 1 月までに提供予定)。
    • トピックの容易なセグメント化 – サイト コレクションや情報アーキテクチャに基づいて、関連トピックのセグメントが自動で作成されます (ロードマップ ID 88694、2021 年 12 月までに提供予定)。
    • あいまいさの解消 – 複数のトピックに類似した名前や一致した名前がある場合に、ユーザーがその中から 1 つを選択できます (ロードマップ ID 72183、2022 年 1 月までに提供予定)。
    • トピックの種類 – プロジェクト、製品、組織などのカテゴリや種類でトピックが自動識別され、その種類を編集できます (ロードマップ ID 72181、2022 年 3 月までに提供予定)。
    • 特定のユーザーからの早期フィードバックの取得 – 管理センターのこの機能では、特定のユーザーを選んで、早期導入プログラムに登録されているお客様向けのプレビュー機能を試してもらうことができます (提供中)。

    クラウドと言語

    トピック生成元のソースの拡充にも取り組んでいます。年内に、フランス語、ドイツ語、スペイン語で書かれたコンテンツをクロールし、ナレッジを抽出する機能のプレビューを開始する予定です (ロードマップ ID 72186)。Viva トピックの米国 Government Community Cloud (GCC) 向けの提供も、今冬に控えています (ロードマップ ID 72185)。そして 2022 年には、Graph コンテンツ コネクタを使用してリモート コンテンツのインデックスが作成できるようになります。まずは 2022 年 3 月 31 日までに ServiceNow などのリモート ソースへのアクセスについてプレビューを開始する予定です (ロードマップ ID 72187)。

    マネージド コンテンツと Syntex 統合との連携

    SharePoint Syntex は、コンテンツをメタデータで増強し、Microsoft Search や Viva トピックで利用する知識への変換を容易にします。詳しく見ていきましょう。

    トピックの自動アクセス制御

    Syntex は、設定されたモデルに基づいて、自動的に Microsoft Information Protection のラベルをコンテンツに追加します。その後、Viva トピックではそれらの秘密度ラベルを使用して、コンテンツが過度に広範なアクセス許可で共有されている場合でも、トピックの検出対象から除外します。これにより、セキュリティを多層化できます。

    ナレッジ キャプチャの高速化

    Syntex ベースの分類の用語を、用語セットやコンテンツに自動的に追加できるようになりました。Viva トピックでは、ナレッジ マネージャーが MMS から用語を選択してトピックにし、関連するコンテンツを紐付けることができます。
    たとえば、新規顧客から受け取った契約書がスキャンされた場合、顧客の名前を用語セットに追加し、ドキュメントにタグ付けすることが可能です。ナレッジ マネージャーはその用語を使って新しいトピック ページを作成でき、そのトピックには、タグ付けされたコンテンツが自動的に関連付けられます。

    従業員エクスペリエンスの改善

    将来的には、Syntex のコンテンツ作成機能で新しいコンテンツを生成する際に、Viva トピックのナレッジを自動的に使用できるようになります。コンテンツ作成の高速化により、情報の収集、閲覧、要約、貼り付けなどの作業が最小限に抑えられ、従業員が重要なことに集中できるようになるため、従業員エクスペリエンスの質が向上します。

    Microsoft Ignite での発表内容

    これらの情報に加えて、Ignite でも最新情報を発表します。ここでは、特に関連のあるセッションをご紹介したいと思います (各リンク先はいずれも英語)。

    基調講演とコア テーマ
    柔軟性、革新性、安全性を備えた未来のビジネス環境を形作る最新のイノベーションについて、マイクロソフトのリーダーたちが語ります。

    ブレイクアウト セッション
    皆様の役割や興味に合ったセッションを選んで、ご視聴ください。どのブレイクアウト セッションにも、最新情報、デモ、顧客事例、製品やソリューションの戦略に関するインサイトが満載です。

    オンデマンド セッション
    学習とスキルアップは、プライベートな時間にも続けることができます。以下のオンデマンド セッションでは、より多くの知識を吸収したり、コンテキストに沿って「新機能」をチェックしたりできます。

    Microsoft Ignite 後の半日の AMA イベント
    「Microsoft Tech Community ライブ: Microsoft Viva 編」(イベントの最終リンクは近日公開予定)

    • 日時: 11 月 16 日午前 8 ～ 12 時 (太平洋夏時間)

    半日の対話型 Q&A セッションに参加して、Microsoft Viva の新機能や今後提供予定の機能に対する計画や準備にお役立てください。マイクロソフトの製品チームやエンジニアとつながり、疑問を解消したり、有益なヒントを入手したり、ベスト プラクティスを学んだりするチャンスです。Viva に関する 4 つの AMA (Ask Microsoft Anything) セッションを各回 1 時間、以下のテーマで行います。

    • Microsoft Viva: 製品のシナリオと概要 (午前 8 ～ 9 時)
    • Microsoft Viva: 環境の準備 (午前 9 ～ 10 時)
    • Microsoft Viva: 展開と導入 (午前 10 ～ 11 時)
    • Microsoft Viva: プラットフォームと拡張性 (午前 11 ～ 12 時)

    お客様から学ぶ

    Avanade は、デジタルおよびクラウド対応の革新的サービス、ビジネス ソリューション、デザイン主導エクスペリエンスの大手プロバイダーであり、従業員の力を活用することを重視しています。専門知識、プロジェクトや成果物の例、テンプレート、その他の知識を従業員どうしで共有することは、Avanade の成功とサービス提供先企業の成功のカギです。

    Avanade のサービスは、マイクロソフトのテクノロジを基盤または中心として構築されており、50,000 人の従業員は、Yammer や Microsoft Teams などのコラボレーション ソリューションの知識が豊富なヘビー ユーザーでもあります。しかし、一流のコラボレーション手法をもってしても、適切な人材、最適な成果物の例、最適なテンプレートをスムーズに見つけ出せることは少なく、一部の従業員が「エキスパートのチェーン」と呼んでいるように、人にたずねて探し回る必要がありました。多くのナレッジ エキスパートにとって、それはいつもの光景であり、ある従業員が 1 人のエキスパートに話しかけると、適切なチーム メンバーにたどり着くまで延々とたらい回しになるのが常でした。

    多くの組織のように、新しいテクノロジを部門ごとに段階的に導入するのではなく、Avanade は Viva トピックを全社に一気に展開し、すべての従業員がトピックに関するキュレーションに関与できるようにしました。Avanade のワークプレース IT 責任者である Marci Jenkins 氏は、「Viva トピックの真価は、従業員の知識と経験を AI と結び付けることにある」と語っています。これまでに、Viva トピックで SharePoint 内のドキュメントをクロールし、Avanade のサービス、マイクロソフトのソリューション、業界、顧客、さらには戦略的施策など、同社のマイクロソフト テナント全体で何千ものトピックが検出されました。

    詳細は、最新の顧客事例「人を中心とした企業でコンテンツと専門知識をつなぐ: Viva トピックが Avanade における知識の共有を簡素化 (英語)」をご覧ください。

    Viva トピック ハッカソンでさらに詳しく知る

    今回は、Microsoft Viva トピックのハッカソンも公開しています。

    Microsoft Viva トピック ハッカソンは、お客様の従業員が新しいテクノロジを試し、共有ナレッジ ベースへの貢献を開始できる楽しいコラボレーション環境を構築して、組織での Viva トピックの導入を促進することを目的としています。ハッカソンでは、楽しみながら同僚とのコラボレーションを体験できます。コーディングは必要なく、だれでもご参加いただけます。ハッカソンの招待状、発表者向けの資料、イベントの運営方法がセットになった無料のハッカソン ツールキットをダウンロードすれば、すぐに始められます。

    マイクロソフトの最新イノベーションを利用して、組織で知識を活用している皆様からのご意見もお待ちしております。今後も引き続き Microsoft Tech Community をご利用ください。

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