Viva インサイトの新機能

※ 本 Blog は、米国時間 2022 年 7 月 19 日に投稿された What’s new in Viva Insights の日本語抄訳です。

ハイブリッド ワークの割合は毎年 7 ポイントずつ上昇し (現在、全労働力の 38%)、その変化は今も続いています。今後 1 年で、ハイブリッド ワーカーの多くがリモート ワークへの転向を検討する一方、さらに多くのリモート ワーカーがハイブリッド ワークへの転向を検討すると見られています。¹

従業員がオフィスに戻っても、在宅を選択しても、その両方を併用する場合でも、ここでご紹介する Viva インサイトの新機能や機能強化は、従業員、チーム、組織の生産性やウェルビーイングの改善に役立つものとなっています。

マイクロソフトは皆様からのフィードバックやアイデアを重視しています。ご意見やご質問がありましたら、ぜひ下部のコメント欄にご記入をお願いいたします。

ハイブリッド従業員エクスペリエンス レポート

ハイブリッド従業員エクスペリエンス レポートは、上層部がハイブリッド ワークのモデルや方法についてデータに基づいて意思決定を行うのに役立ちます。これにより、働く場所や時間にかかわらず、すべての従業員にとって良好で公平なエクスペリエンスを作成しやすくなります。また、実践的な推奨事項を提案できるだけでなく、時系列的な傾向や変化を追跡し、さまざまな業務環境にいる従業員に対してハイブリッド ワークがどのように影響するかを理解するためにも役立ちます。

ハイブリッド従業員エクスペリエンス レポートは、全世界でご利用いただけます。こちらのインタラクティブ デモで、この Power BI テンプレートの詳細をご確認ください。

ハイブリッド従業員エクスペリエンス レポートの [Work-life balance and flex work] タブ

会議有効性レポート

2020 年 2 月以降、平均的な Teams ユーザーが 1 週間で会議に費やす時間は 252% 増加しています。¹ 会議の慣例は、組織の効率、従業員のエンゲージメント、つながり、外部との関係に影響します。会議の文化を少し変更するだけで組織全体に良い効果が現れ、小さな変更の積み重ねでコスト削減や業務の効率化につなげられる可能性があります。

Power BI テンプレートの 1 つである会議有効性レポートを活用すると、会議ライフサイクルの慣例、会議時間、会議での言動に関するインサイトを含む会議文化の分析結果を、上層部に視覚的に提示することができます。そうすることで、会議通知に余裕を持たせたり、会議の開始時間と終了時間を厳守したり、マルチタスクを実現させるといったさまざまな目標の達成過程に影響を与えることができます。また、組織全体における会議の有効性や価値を向上させるためのベスト プラクティスも提示されます。

会議有効性レポートは、2022 年 9 月 1 日から全世界でプレビューが開始されます。

会議有効性レポートの [Meeting lifecycle] タブ

会議有効性レポートの [Meeting hours] タブ

Teams の Viva インサイト アプリで会議カテゴリのインサイトを提供

2022 年 8 月下旬、Teams の Viva インサイト アプリに [Effective meetings] タブが新たに導入されます。このタブでは、過去に参加した会議のカテゴリを把握できます。会議カテゴリのインサイトは、従業員の目標に合わせて、どの会議にどのくらいの時間参加するのが適切かを調整するのに役立ちます。たとえば、顧客との会議、メンタリングやコーチング、ビジネス レビューに費やす時間を上層部が見直す場合に便利です。今後の更新では、会議の慣例の改善に役立つよう、このタブに表示されるインサイトや提案がさらにパーソナライズされるほか、チーム会議の基本設定に役立つ会議計画の作成オプションや共有オプションの追加も予定しています。

会議カテゴリのインサイト

共有フォーカス プラン

2020 年 2 月以降、1 週間のうち会議に費やされる時間が 252% 増加し、2020 年 3 月以降、チャットに費やされる時間も 32% 増えています。クリエイティブな業務や重要な課題の解決に取り組む時間が必要であるにもかかわらず、それらの時間の大半は、そうした会議やチャットに奪われてしまいがちです。その結果、時間外労働が発生し、燃え尽きや離職につながることもあります。

Teams の Viva インサイト アプリに導入される共有フォーカス プランでは、マネージャーやチーム リーダーがメンバーを招待し、毎日最長 4 時間を邪魔が入らない時間として自動的に確保することができます。共有フォーカス プランを利用すると、生産性に関する共有の慣例をチームで構築し、個人の意向を柔軟に優先させることができます。Viva インサイトでは 2 週間先までのフォーカス時間が確保され、その時間には既存のカレンダー イベントのスケジュールが設定されることはありません。

共有フォーカス プランは、2022 年 8 月 31 日より全世界で提供が開始されます。

共有フォーカス プランのセットアップ

Outlook on the web でのメール作成時や会議招待状作成時のインライン提案

Microsoft Viva インサイトでは、今後数週間以内に、Outlook on the web でメールや会議の招待状を作成する際に、インライン提案、ヒント、ベスト プラクティスが表示されるようになります。これにより、メールを読んでいるときや会議に招待するときのインライン提案が補完されます。この機能は Outlook for Windows でも提供されます。

• 遅延配信機能を利用すると、受信者のタイムゾーンを考慮し、就業時間に合わせてメールを配信するようスケジューリングできます。
• 未処理タスクの提案機能を利用して、約束したタスクやチーム メンバーに頼まれたタスクをタブに保持することができます。
• 休憩時間の計画にチェックリストを活用して、計画のストレスを軽減することができます。
• 会議を短縮して、時間に余裕を持たせたり、参加者の時間を節約することができます。
• メールの開封率を追跡し、5 人以上に送信したメールを受信者の何パーセントが開封したかを把握できます。

Outlook on the web のインライン提案

これらの機能について、ぜひフィードバックをお寄せください。Viva ブログでは今後も Viva インサイトの機能強化の最新情報をお届けしますので、ぜひチェックしてください。

¹ 大きな期待: ハイブリッド ワークを成功させるには