Microsoft Excel―多くの仕事に欠かせないツール

※ 本ブログは、米国時間 2023/12/19 に公開された “Use Excel to talk with customers (microsoft.com)” の抄訳です。

Microsoft Excel は Microsoft 365 スイートのコア アプリの一つであり、多くの中小企業ユーザーにとってなじみ深いツールです。しかし、あなたは Excel を最大限に活用できているでしょうか。

Excel の機能はスプレッドシートの作成と編集だけではありません。

Excel の機能を学んでみると、このアプリが様々なタスクに応用できることが分かります。例えば、Data Analytics ツールとして使うこともできますし、手軽に用途に合わせたダッシュボードを構築することもできます。また、カスタムテンプレートをデザインすれば、いつでも自社のイメージに沿った成果物を作成できます。工夫次第で、Excel は幅広い場面で活躍します。

Bandido Solutions では、Excel を顧客との商談の管理に活用

Bandido Solutions と Bandido Woodworks のオーナー、 Jimmy Davidson 氏 は、Microsoft 365 を使って事業を推進しています。3 ヵ所の拠点を統括する彼にとって、Microsoft Teams は欠かせないツールです。また、Microsoft OneNote は、彼のチームがパンチ・リストを管理し、常に最新状態に保つのに役立っています。しかし、ビジネスの全体を把握し、複雑なプロジェクトについて顧客と直接やりとりをする上で、一番活用しているのは Excel です。

彼が多くのユーザーと違うのは、Excel をスプレッドシートアプリとしてだけではなく、顧客とのコミュニケーション手段としても利用しているところです。Excel を通じて顧客に透明性の高いサービスを提供できることを特に重視しています。Excel を使ってキッチンやバスルームの改装工事に関するタスクとスケジュールをリスト化した内容を顧客に送ることで、見積もりの内訳を明確に示せます。顧客の多くは既に Excel になじみがあるため、それを利用することで、一緒に工事について話し合い、迅速に懸念を解決したり、スケジュールを調整したりできるのです。こうしたオープンなコミュニケーションは、相互の信頼関係の構築やプロジェクトの円滑な進行につながります。

さらに、Excel のテンプレート機能を活用すれば、ダッシュボード グラフィックスを使ったドキュメント フォーマットをデザインすることもできます。そうすれば、顧客が費用の内訳を視覚的に理解でき、タスクや進捗が一目で分かるプロジェクトスケジュールがいつでも簡単に作成できます。データ ソースとなるスプレッドシートは別のタブに格納しておき、顧客に最初に見せるシートには、顧客が会社に依頼したプロジェクトを分かりやすく要約した内容を記載しています。これにより、顧客はキッチンやバスルームの改装について現実的にイメージしやすくなります。

参照資料

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