色、条件、Copilot: Copilot in Excel で条件付き書式を活用して時間を節約する方法 (パート 11)

※ 本ブログは、米国時間 2024/11/1 に公開された “Color, Conditions, and Copilot: How to save time using conditional formatting with Copilot in Excel” の抄訳です。

Copilot in Excel でできることを紹介するブログ シリーズ (英語)、第 11 回目の記事をお届けします。

条件付き書式とは

Excel の条件付き書式は、特定の条件を満たすセルに所定の書式設定を適用できる強力なツールです。たとえば、セルの背景色やフォントの色を変更したり、アイコンを追加したりして、データの差分を強調表示することができます。条件付き書式を活用すれば、データの変更時や増加時にも自動的にルールが適用され、情報を目立たせたり、重要な部分を強調したりできます。

Excel には既に、さまざまな条件付き書式のオプションが用意されており、手動で適用してデータへの注目を促せるようになっています (https://support.microsoft.com/ja-jp/office/fed60dfa-1d3f-4e13-9ecb-f1951ff89d7f)。

Copilot を活用することのメリット

最も汎用性のある条件付き書式の 1 つが、書式を設定するセルを数式で判断するというものです。ただし、思いどおりに設定するのが難しいこともあります。数式バーにあるツールやヒントを利用したり、途中結果を確認したりせずに、数式や構文を正確に入力する必要があるからです。そこで Copilot を活用すれば、実現したいことをそのまま言葉で説明するだけで済みます。

たとえば、こちらの投稿 (Re: 条件付き書式 – Microsoft Community Hub (英語)) では、データにどのように色を設定したいかをユーザーが具体的に想定していました。このユーザーは、支払い状況と日付に基づいて、複数のパターンで特定の情報を目立たせたいと考えていました。もし Copilot を活用していたら、「日付が今月以前で、顧客が支払いを行っていない場合、行を赤色で強調表示してください。日付が来月で、顧客が支払いを行っていない場合、行を黄色で強調表示してください」と依頼できたでしょう。

Excel のスクリーンショット: プロンプトに基づいて Copilot が条件付き書式を提案

この例では、Copilot がテーブルを認識し、プロンプトを解釈して、2 つの条件付き書式ルールを確認し適用するよう提案してくれました。1 つ目のルールは、支払い済みステータスが「No」の場合に、現在の日付と期限を比較して期限が過ぎているかどうかをチェックし、赤色を適用するものであると推論できます。また 2 つ目のルールは、支払い済みステータスが「No」の場合に、現在の日付と期限を比較して期限がまだ先であることをチェックし、黄色を適用するものであると推論できます。この結果を得るのに、論理的順序や求められる数式、正確な構文を知っている必要はありませんでした。ただ、どうしたいかを Copilot に伝えただけです。

提案された条件付き書式ルールを確認して適用したところ、ワークシートには適切に色が表示され、データの変更にも対応して色が変わるようになりました。

Copilot が生成した条件付き書式を適用したときの動作と、データを編集するとルールに基づいて色設定が更新されるようす

追加のヒント

その他に、以下のような種類の強調表示も Copilot に依頼できます。

• <列名> の値が <数値> よりも大きい場合に、テキストを白、背景を黒にする
• <特定の文字> を含む <列名> のセルを薄い青で強調表示する
• <列名> の値の上位 10% を太字で強調表示する
• <列名> の値に赤と緑のカラー スケールを適用する

Copilot を使用して条件付き書式ルールを適用した後は、ツール バーまたはリボンから [条件付き書式] の [ルールの管理] を選択して、ルールの管理や編集を行えます。

条件付き書式メニューのスクリーンショット

Excel の条件付き書式は、データの効果的な分析や表示に幅広く活用できるツールです。条件付き書式のさまざまな機能と Copilot を組み合わせれば、その機能を最大限に活用して、スプレッドシートを有益かつ視覚的にわかりやすいものにすることができます。