March 11, 2020 3:18 am

社内緊急対策のための Power Platform テンプレートをリリース

2020 年 3 月 2 日、マイクロソフトの Power Platform 製品チームは、COVID-19 ウイルスに対する対策をお客様がより自社内でコミュニケーションを円滑に進めるためのテンプレートを作成するためのチームを発足し、48 時間以内に本テンプレートをリリースしました。

ソリューションは Power Apps、Power Automate、Microsoft Teams と SharePoint を利用しています。
アプリはウェブ、モバイル(iOS、Android)、Microsoft Teams の中でも実行可能です。

主な機能として以下が含まれます:

  • 従業員は在宅勤務・有給休暇の連絡が行えます。これにより上長はチームの管理をより簡単に行え、組織内の対策グループへも情報共有が素早く行え、可視化が可能です。

  • 管理者は社内報、最新情報の共有や、地域別の緊急連絡先などの登録が行えます。

  • アプリは厚生労働省の最新情報を入手するように作られています。

本ソリューションは Power Apps のお客様、「Schlumberger」様が自社内で作成されたアプリからのインスピレーションを受けて、他のお客様でもご利用いただけるように汎用化にむけての支援を受け、マイクロソフトのテンプレートとして作成いたしました。ここ 2 日間で実現を可能にした皆様にこの場を借りて感謝申し上げます。

今回のリリースに伴いまして、一時的に通常 Power Apps 有償プランでのみ利用可能なプッシュ通知機能を無償でご利用いただけるようにいたしました。COVID-19 の潜伏期間中、こちらはプレミアムコネクタからスタンダードコネクタとして再分類いたします。

本日のリリースはまだ始まりの一歩です。我々は新しい機能を今後も追加していき、すべての組織でご利用いただける支援をしていきます。アップデートは引き続きこちらの投稿をご覧ください。

利用するための設定手順

まず、こちらの ZIP ファイルをダウンロードし、任意の場所にZIPファイルを展開してください。

中に含まれている ZIP ファイルは展開せず、そのままにします。

SharePointサイトの構築

データを貯めるためのサイトを構築します。

  1. Office online へログインし、 SharePoint を 選択します
  2. 「サイトの作成」を選択し、「次へ」をクリックします

  1. 「チームサイト」を選択します

  1. サイト名と説明を入力します
  2. プライバシーの設定は全従業員が情報を入手できるよう、「パブリック」にします
  3. 次へをクリックします
  4. 必要に応じてサイト所有者を追加します
  5. 完了をクリックします

アプリ用にSharePoint のカスタムリストを作成する

アプリを利用するには複数のSharePoint のカスタムリストが必要です。SharePoint リストの作成を自動化させるため、SharePointリスト作成フローをテンプレートに追加してます。

SharePoint リスト作成用Power Automateフローのインポート

  1. flow.microsoft.com へアクセスします
  2. マイフローをクリックします
  3. インポートをクリックします
  4. SharePoint リスト作成フロー.zip をアップロードします
  5. インポートしたフローに対してインポート時に選択をクリックし、SharePoint の接続を追加します

  1. 既存の SharePoint 接続がない場合は、+新規作成をクリックし、接続を作成します。
  2. 別のタブが開きます。+新しい接続をクリックします

  1. SharePoint と検索し選択します。直接接続を選択し、作成をクリックします

  1. 作成した接続を選択します
  2. 保存をクリックします
  3. インポートをクリックします

SharePoint リスト作成フローを編集する

  1. インポートを完了後、マイフローへアクセスし、フローの一覧を更新します
  2. インポートした、SharePoint リストの作成フローを選択します
  3. 編集をクリックします
  4. リストを作成する SharePoint サイトの指定を開きます
  5. 作成した SharePoint サイトに URL を変更します

  1. 保存をクリックします

Power Automate フローを実行する

  1. SharePoint リストの作成フローの詳細画面に戻ります
  2. 実行をクリックします

  1. フローの実行をクリックします

注意点:
位置情報が必要というエラーが表示されることがあります。このエラーが表示された場合は、位置情報の取得を許可し、ページを更新した上で再度実行ください。

Power Automate フローは以下の SharePoint リストを作成します:

タイトルの表示 目的 説明
CI_LogosAssets ロゴ、またはアプリから参照されるその他のイメージを保持する。 ロゴは、直接リンクまたは目的のロゴの ID 番号を使用して、Power Apps で参照されます。 [App Name] アプリの関連するロゴとその他のイメージアセットのライブラリ。
CI_configAdminSetup ツールの管理者による機能の構成。 : この一覧は、管理者ではないすべてのメンバーに対して読み取り専用である必要があります。 [App Name] アプリの管理者構成の一覧。
CI_Contacts 既定の連絡先のコンテンツタイプを使用して、連絡先に関する情報をキャプチャします。 (People 選択は含まれていません。そのため、データを最新の状態に保つためにメンテナンスが必要になる場合があります)。 : これは、リストの既定のコンテンツタイプとして、グローバルアドレスリストの種類によって異なります。 [App Name] アプリの連絡先リスト。
CI_CompanyNews 会社のニュース項目のコレクション。 [アプリ名] アプリに表示されるニュース項目の管理の一覧。 非推奨の列は、アプリからニュース項目をフィルター処理するために使用できます (レコードとして保持します)。
CI_FAQ よく寄せられる質問。 [App Name] アプリに関してよく寄せられる質問。 非推奨の列を使用して、アプリから FAQ 項目をフィルター処理できます (レコードとして保持します)。
CI_UsefullLinks 役に立つハイパーリンクの一覧 [App Name] アプリの便利なハイパーリンクの一覧。 非推奨の列は、アプリからハイパーリンク項目をフィルター処理するために使用できます (レコードとして保持します)。
CI_Employee 現在の従業員のプレゼンス状態を追跡しています。 例:自宅からの作業 病欠個人用のままです。休暇中。 :作業が行われ、リストオプションに含まれていないことを前提としています。 [App Name] アプリの便利なハイパーリンクの一覧。 非推奨の列は、アプリからリンク項目をフィルター処理するために使用できます (レコードとして保持します)。
CI_HelpfulTips ユーザーは、仲間に役立つヒントを投稿することができます。 [App Name] アプリの共有ヒントを管理するための一覧です。 非推奨の列は、アプリビューからヒントを削除するために使用できます (SPO でレコードとして保持されます)。

注意

  • 上記の一覧のすべての列は、依存関係があります。 リストのスキーマが変わるような変更はお控えください (たとえば、新しい列を追加することは影響ありませんが、列を削除するとアプリが壊れる可能性があります)。
  • リスト項目を削除するときは注意が必要です。リスト項目を削除すると、履歴レコードが削除されます。 非推奨の値を [いいえ ] から [はい] に切り替えて、連絡先、ニュース、faq、リンクからレコードを削除することができます。

社内緊急対策アプリのインポートとセットアップ

SharePoint リストが作成されたので、次にアプリのインポートを行い、データ接続の設定を行っていきます。

アプリのインポート

  1. Power Apps へサインインします
  2. 左側のナビゲーションから [アプリ] を選択します。
  3. コマンドバーの [キャンバスアプリのインポート] を選択します。

    1. [アップロード]をクリックします。
    2. ダウンロードした、社内緊急対策アプリ.zip を選択します。
    3. エラーとなっている接続に対し、「インポート時に選択する」をクリックし、必要に応じて、接続を選択していきます。接続がない場合は新規で作成します。

  1. [インポート] を選択します。

SharePoint 接続の更新

  1. アプリの一覧に戻ります。
  2. [社内緊急対策アプリ] で [その他のコマンド(…)] を選択します。
  3. コンテキストメニューの [編集] を選択します。

  1. サインインするか、必要な接続を作成して、 [許可] を選択します。

  1. 左側のウィンドウでデータソースに移動します。
    現在の SharePoint サイトを指していないため、アプリ内の既存の SharePoint リストを削除します。
  2. 作成した SharePoint サイトからのリストを追加します。SharePoint と検索します。
  3. SharePoint を選択し、接続を選びます

  1. SharePoint サイトへの URL を貼り付けて、接続をクリックします。

  1. SharePoint リストとライブラリをすべて選択し、接続をクリックします。
  2. 保存をクリックし、発行をクリックしてアプリの設定は完了です。

要求のヘルプフローを更新する

このフローでは、対策本部チームに支援を求めるアダプティブカードを送信します。

次の手順を完了する前に、まず、対策本部チームを作成します。 その後、ID を取得してフローに取り込むことができます。 チームの作成に関するヘルプが必要な場合は、「集中型の緊急管理チームチームを作成する」に進んでください。

A. すべてのヘルプ要求を投稿するチームチャネルに移動します。
B. チャネルの […] メニューを選択します。
C. [チャネルへのリンクの取得]を選択します。

D. リンクをコピーし、テキストエディターに貼り付けます。

E. チーム ID を抽出します。これはgroupId= の後、&tenantId=する前のものです。
たとえば、次の URL では、チャネル ID は 8bc7c0c2-0d4c-4fb8-af99-32da74c9237bになります。
https://teams.microsoft.com/l/channel/19%3ab2fa9fc20f3042a9b63fc5890e1813f8%40thread.tacv2/General?groupId=8bc7c0c2-0d4c-4fb8-af99-32da74c9237b&tenantId=72f988bf-86f1-41af-91ab-2d7cd011db47、

F. チャネル ID を抽出します。これはhttps://teams.microsoft.com/l/channel/ の後、thread.tacv2までのものです。
たとえば、次の URL では、チャネル ID は 19%3ab2fa9fc20f3042a9b63fc5890e1813f8%40thread.tacv2になります。
https://teams.microsoft.com/l/channel/19%3ab2fa9fc20f3042a9b63fc5890e1813f8%40thread.tacv2/General?groupId=8bc7c0c2-0d4c-4fb8-af99-32da74c9237b&tenantId=72f988bf-86f1-41af-91ab-2d7cd011db47、

  1. flow.microsoft.com に移動します。
  2. 左側のナビゲーションから [自分のフロー] を選択します。
  3. CrisisCommunication.RequestHelp フローのその他のコマンド (…) を選択し、 [編集] を選択します。

  1. Microsoft Teams チーム IDカードを開きます。
  2. チーム ID を [] フィールドに貼り付けます。
  3. Microsoft Teams チャネル IDカードを開きます。
  4. チャネル ID を [] フィールドに貼り付けます。

管理アプリをインポートしてセットアップする

インポートしたアプリを管理するには、管理アプリに対して同じ手順を繰り返す必要があります。

  1. Power Apps にサインインします。
  2. 左側のナビゲーションから [アプリ] を選択します。
  3. コマンドバーの [インポート] を選択します。
  4. 社内緊急対策(管理者用)アプリ.zipをアップロードします。
  5. [インポート] を選択します。

SharePoint 接続を更新する

  1. アプリの一覧に戻ります。
  2. [緊急通信の管理] アプリアプリの [その他のコマンド(…)] を選択します。
  3. コンテキストメニューの [編集] を選択します。

  1. サインインするか、必要な接続を作成して、 [許可] を選択します。
  2. 左側のウィンドウでデータソースに移動します。
  3. 現在の SharePoint サイトを指していないため、アプリ内の既存の SharePoint リストを削除します。

  1. 独自の SharePoint サイトからリストを追加します。 検索バーで SharePoint を検索することから始めます。
  2. SharePoint を選択し、接続を選択します。

  1. SharePoint サイトの URL をコピーしてテキストフィールドに貼り付け、 [接続] を選択します。

    1. すべての SharePoint リストとライブラリを選択し、 [接続] を選択します。

  1. 管理アプリを保存して発行します。

アプリの初期コンテンツを作成する

これで、危機通信アプリとその管理アプリの両方が正常にインポートされました。

これで、初期コンテンツの作成を開始できます。開始するには、社内緊急対策(管理用)アプリを開きます。

管理アプリケーションを使用すると、社内緊急対策アプリ内のすべての情報をカスタマイズできます。また、付随するPower Automateフローに必要な設定もできます。

[管理者の設定] でキーパラメーターを設定する

アプリを初期化するには、 [管理者の設定] に移動して、必要なフィールドをすべて指定する必要があります。

すべてのフィールドを入力し、 [保存] を選択します。

フィールド名 SharePoint での論理名 目的
管理者の電子メール AdminContactEmail アプリケーションを管理している他のユーザーに通知するために使用します。
ロゴの URL Logo 左上隅に表示されるアプリのロゴ。
AAD グループ ID AADGroupID 新しい緊急時の通信に関するニュースフローのユーザーへの通知を通じて、社内の更新に関する通知をエンドユーザーに送信するために使用されます。
アプリの URL AppURL [詳細を表示] を選択した後、[新しい緊急通信のユーザーに通知] ニュースフローでユーザーをリダイレクトできるようにするためのアプリの場所。
Government の RSS フィード GovernmentRSSFeed アプリ内の世界のニュース機能を設定するために使用されます。 信頼できる発行元から従業員に追加情報を提供する場合に便利です。
通知方法 PreferredSentNotification 新しい緊急時通信ニュースフローのユーザーへの通知によって、通知を送信するときにどの配布チャネルを使用する必要があるかを判断するために使用されます。
機能フラグ Feature1.feature…8 アプリケーション内の各機能を無効または有効にするために使用します。

配布グループの AAD の検索

  1. aad.portal.azure.comに移動します。
  2. 左側のナビゲーションから [Azure Active Directory] を選択します。
  3. [グループ] を選択します。
  4. 配布グループを検索して選択します。
  5. [オブジェクト Id] フィールドをコピーします。

  1. ID を管理アプリケーション内のAAD グループ IDフィールドに貼り付けます。

緊急連絡先の設定

  1. [会社の連絡先] に移動します。
  2. [新しい連絡先の作成] を選択します。
  3. 連絡先の詳細を入力して、フォームに入力します。

項目一覧:

フィールド名 SharePoint での論理名 目的
氏名 FullName 連絡先の名前。
電子メール Email 連絡先に対して表示される電子メール。
国・地域 Country 連絡先の国。 これは連絡先をグループ化するために使用されます。そのため、国に意味がない場合は、このフィールドを他のグループ化に使用できます。
コメント Comments 連絡先に関する追加情報を表示します。この連絡先にいつアクセスするかを説明するのに役立ちます。
非表示 Deprecated 既存の緊急連絡先を非表示にすることができます。

社内報をセットアップする

  1. [社内報]に移動します。
  2. 新規投稿をクリックします。
  3. フォームに入力します。

項目一覧:

フィールド名 SharePoint での論理名 目的
タイトル Title 更新プログラムのタイトル。
詳細 Details 完全な更新プログラム。 このフィールドでは HTML を使用できます。
サブタイトル Blurb 更新に関する短いメッセージ。 これは、[新しい緊急時の通信] ニュースフローおよび更新プログラムのギャラリーでユーザーに通知するときに使用されます。
非推奨 Deprecated 既存の投稿を非表示にすることができます。

便利な情報をセットアップする

  1. 便利な情報に移動します。
  2. [新しい便利な情報] を選択します。
  3. フォームに入力します。

項目一覧:

項目名 SharePointでの論理名 目的
タイトル Title 便利な情報のタイトル
リソースURL ResourceURL 追加情報へのリンク(任意)
サブタイトル SubTitle 便利な情報へのサブタイトル(任意
詳細説明 Description 便利な情報の詳細説明
非表示 Deprecated 便利な情報を非表示にします

リンク集をセットアップする

  1. リンク集に移動します。
  2. [新しいリンクの作成] を選択します。
  3. フォームに入力します。

項目一覧:

フィールド名 SharePoint での論理名 目的
タイトル Title リンクのテキスト。
URL URL リンクの URL。
説明 Description リンクに関する追加情報。 (オプション)
非推奨 Deprecated リンクを非表示にすることができます。

よくある質問のセットアップ

  1. よくある質問へ移動します。
  2. [新しい FAQ の作成] を選択します。
  3. フォームに入力します。

項目一覧:

フィールド名 SharePoint での論理名 目的
タイトル Title FAQ の質問。
ランク Rank FAQ の表示順序。
受信 Answer FAQ に対する回答
非推奨 Deprecated FAQ を非表示にすることができます。

アプリをテストして共有する

すべてのデータを正常に設定したので、アプリをテストして動作することを確認できます。

  1. Power AppsPower Apps にサインインします。
  2. 左側のナビゲーションから [アプリ] を選択します。
  3. アプリを再生するには、 [社内緊急対策] を選択します

アプリが正常にテストされると、社内のすべてのユーザーとアプリを共有できるようになります。

通知フローのインポートと設定

アプリは、新規で社内報が会社登録されるたびに、Power Automate のフローを使用してエンドユーザーに通知を送信します。

通知フローをインポートする

  1. Flow.microsoft.com に移動します。
  2. 左側のナビゲーションから [自分のフロー] を選択します。
  3. コマンドバーの [インポート] をクリックします。
  4. 新しい社内報の投稿を通知.zipをアップロードします。
  5. 新しいフローの接続を追加するには、各接続の [インポート時に選択] リンクを選択し、次のように入力します。
  6. 新しい接続を作成する必要がある場合は、まず、セットアップのインポート ウィンドウで新規作成を選択します。
  7. コマンドバーの [新しい接続] を選択します。
  8. 接続の名前を検索します。たとえば、 PowerApps Notification (プレビュー) :

  1. 適切な接続を選択します。
  2. PowerApps の通知 (プレビュー) への接続を作成している場合は、次のダイアログが表示されます。

  1. ID を取得するには、make.powerapps.com にある、アプリの一覧に移動します。
  2. 社内緊急対策アプリのその他のコマンド(…) を選択し、[詳細] を選択します。

  1. アプリ ID をコピーします。
  2. コピーしたアプリ ID を以下の通り貼り付け、作成を選択します。

  1. 新しい接続を作成したら、 [セットアップのインポート] パネルに戻り、 [更新リスト] ボタンを選択します。
  2. 新しい接続が表示されます。これを選択して [保存] を選択できます。
  3. すべての接続の追加が完了したら、 [インポート] を選択します。

通知フローを編集する

  1. インポートが完了したら、 [マイフロー] に戻ります。
  2. 新しくインポートされたフローを選択して、新しい危機的通信ニュースをユーザーに通知します。
  3. コマンドバーの [編集] を選択します。
  4. 新しい社内報が投稿されたらを開きます。
  5. サイトアドレスを SharePoint サイトの名前に変更します。
  6. リスト名CI_CompanyNews に変更します。

  • 「 管理者設定を読み込み」という名前のカードを開きます。
  • サイトアドレスを SharePoint サイトの名前に変更します。
  • リスト名CI_configAdminSetupに変更します。

  1. 保存 をクリックします

注意点:
認証されていない接続がある場合、エラーとなる場合があります。その場合は、接続エラーとなっているアクションを選択し、再度認証してください。

通知フローをテストする

通知フローをテストするには、管理者アプリに戻り、社内報を新たに登録します。 後に配布リスト内のすべてのユーザーが、優先する通知設定によって更新プログラムを受信します。

Power BI で在宅勤務者の状況確認を行う

アプリを展開した後、さまざまな理由 (病気や自宅での作業など) のために、ユーザーがオフィスの外に出ることを通知することができるようになりました。 Power BI レポートを使用して、それらのユーザーの数と場所の状況確認ができるようになりました。

始めるには、状況確認レポート.pbixを使用します。必要に応じて Power BI Desktop も入手します。また、前に作成したCI_Employee Status SharePoint リストからいくつかの情報が必要になるので、先に説明します。

  1. サイトの一覧を開き、[設定] アイコンの下の [リストの設定] を選択します。
  2. ブラウザーのアドレスバーで、サイト名リスト idをメモしておきます。
  3. ダウンロードしてある状況確認レポート.pbixを開きます。
  4. CI_Employee Status データソースの右側にマウスポインターを移動します。
  5. …を選択し、[クエリの編集] オプションを選択します。
  6. Power Query エディターが開いたら、 CI_Employee Statusデータソースを右クリックし、詳細エディターを選択します。
  7. ここでは、SharePoint リストのサイト名とリスト id を使用します。テーブル内の新しい SharePoint サイトをコピーし、GUID が強調表示されている3つの場所のリスト id を使用して、 [完了] を選択します。
  8. SharePoint リストから最新データを取得するようにレポートを更新するには、 [閉じる & 適用] を選択します。

これで、組織内の他の担当者が表示できるようにレポートを発行できるようになりました。その日の休暇取得状況や在宅勤務の状況を把握し、日々の傾向も確認できます。

ソリューションをMicrosoft Teamsに組み込む

すべてのユーザーと共有されている機能を持つアプリが完成したので、Microsoft Teams を使用してアプリを展開し、問題に対応するために、Microsoft チーム内で危機管理チームを作成できます。

アプリをアプリバーに展開する

Microsoft Teams管理者は、Teams アプリバー内のすべてのユーザーにアプリを展開できます。

  1. Power Apps にサインインします。
  2. 左側のナビゲーションから [アプリ] を選択します。
  3. 危機通信アプリの [.. . ] メニューを選択します。
  4. [Teamsに追加] を選択します。

  1. [アプリのダウンロード] を選択します。

  1. Microsoft Teams を開きます。
  2. 画面左側のアプリを選択します。
  3. カスタムアプリをアップロードを選択します。
  4. Teams 管理者の場合はテナントに対してアプリをアップロードできます。<テナント名>のアップロードを選択します。

  1. Power Apps からダウンロードした ZIP ファイルをアップロードします。
  2. Teams 管理センター へアクセスします。
  3. Teams のアプリを選択し、セットアップポリシーを選択します。

  1. グローバル (組織全体の既定値)を選択し、アプリを追加を選択します。
  2. 社内緊急対策アプリを検索し選択します。追加を選択します。

  1. 保存を選択します。全ユーザーに反映されるまでに最大で 24 時間かかります。

集中対策本部用の Teams を作成する

即座に対応するためには、集中対策が行える、Teams を作成し、関連する情報を収集できるチームを作成することが好ましいです。以下ではその手順を解説します。

  1. [Microsoft Teams] に移動します。
  2. 左側のアプリバーから [チーム] を選択します。
  3. [参加] または [チームの作成] を選択します。
  4. [チームの作成] を選択し、残りの手順を完了します。

チームが正常に作成されたら、関連する情報をタブとしてピン留めできます。 たとえば、危機管理管理者アプリまたは Power BI レポートをチームにピン留めすることができます。 管理アプリをタブとして追加するには、次のようにします。

  1. + ] ボタンを選択します。
  2. [Power Apps] を検索して選択します。
  3. [社内緊急対策(管理者)]を検索して選択します。
  4. [保存]を選択します。

Power BI レポートを追加するには:

  1. + ] ボタンを選択します。
  2. Power BI を検索して選択します。
  3. Power BI レポートを検索して選択します。
  4. [保存] を選択します。

 

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