スマートな働き方を実現: プレゼンテーション作成における Copilot での生産性向上のヒント

本ブログは、米国時間 2024/8/27 に公開された “Work Smarter: Copilot Productivity Tips for Creating Presentations” の抄訳です。

残念なことに、営業担当者やマーケティング担当者は、さまざまなソースから情報を集めてそれを基にプレゼンテーションを作成するという作業に、相当な時間を奪われています。営業プレゼンテーションをパーソナライズしたり、財務データを経営陣の会議向けに整えたりするために、従業員は毎週かなりの時間をかけて、ブランド イメージに沿った魅力的なプレゼンテーション スライドを作成しています。

しかし、ここで朗報があります。Copilot in PowerPoint を活用すれば、このようなタスクにかける時間を削減できるのです。節約できた時間は、潜在顧客との関係構築や、収集したインサイトを活用した重要な意思決定といった、より影響の大きい仕事に費やすことができます。

私はマーケティング担当者として、PowerPoint でのプレゼンテーション作成に時間がかかりすぎるという問題をよく理解しています。そこで今週は、Copilot in PowerPoint を使用して魅力的なスライドを簡単に作成するための 3 つのヒントをご紹介します。

早速見ていきましょう。

ヒント 1: ブランドのテンプレートを使用してプレゼンテーションを作成する

企業の既存のスライド テンプレートがある場合、そのテーマを利用して Copilot in PowerPoint でプレゼンテーションを作成できるため、ブランドに沿ったデザインにすることができます。

始めに、テーマが適用された既存のプレゼンテーションを開くか、[File]、[New] または [Office.com] の順に選択し、テーマやテンプレートを使用した新規プレゼンテーションを作成します。

次に、PowerPoint でリボンの [Home] タブの [Copilot] ボタンを選択し、プロンプトを入力するか [Create a presentation about] を選択すると、テーマやテンプレートが適用されたプレゼンテーションの初稿が作成されます。

さらに Copilot in PowerPoint でプロンプトを使用すると、既存のテーマやテンプレートに沿った形で新規スライドをすばやく追加することができます。たとえば、「アジェンダのスライドを追加してください」といったプロンプトや、潜在顧客の業界の課題に対処するために「医療業界の主な課題 5 つに関するスライドを追加してください」といったプロンプトを入力することもできます。

Copilot in PowerPoint で組織のブランド テーマを使用する方法の詳細については、こちらをご覧ください。

ヒント 2: Word や PDF ドキュメントからプレゼンテーションを作成する

既存の Word や PDF ドキュメントがある場合、その内容を基に魅力的なスライドをすぐに作成することができます。Copilot in PowerPoint でドキュメントを指定すると、スライドの生成、レイアウトの適用、発表者用メモの作成といった処理が、わずか数分で実行されます。

リボンの [Home] タブで [Copilot] ボタンを選択し、[Create presentation from file] をクリックするか、プロンプトを直接入力します。目的のドキュメントが選択肢として表示されない場合は、ファイル名の一部を入力して検索機能を使用するか、スラッシュ (/) を入力してポップアップさせます。

基になる Word ドキュメントが 24 MB 以下で、よく構成されていると、Copilot による良好な出力結果が期待できます。また、ドキュメントにスタイルを設定しておくと、Copilot がその構造を理解し、プレゼンテーション スライドに変換しやすくなります。プレゼンテーションに含めたい画像がある場合は、それらが Word ドキュメントに含まれていることを確認しておきましょう。ドキュメントを選択したら、送信するだけで Copilot がプレゼンテーションの下書きを作成してくれます。その後、必要に応じて内容を編集することができます。

Copilot in PowerPoint で既存のドキュメントを使用してプレゼンテーションを作成する方法の詳細については、こちらをご覧ください。

ヒント 3: プレゼンテーションに画像を追加する

Copilot in PowerPoint は、プレゼンテーションの視覚的な説得力を高めたい場合にも役立ちます。プレゼンテーションに使えるストック画像を提案してほしい場合は、プロンプトを使用して、トピックに関連のある画像の追加を依頼します。すると、Copilot がストック画像を検索し、コレクションの中から画像を選択してくれます。

また、Web 版の Microsoft Copilot を使用して、プレゼンテーション用に独自の新規画像を作成することもできます。Copilot に画像の作成を依頼すると、スライドに挿入する画像を AI が生成してくれます。プロンプトの入力内容が具体的であるほど、優れた出力結果が得られます。たとえば、修飾語や場所を加えたり、「デジタル アート」や「写実的」のように画風を指定したりして、長く説明的なプロンプトを使用するとよいでしょう。

Copilot in PowerPoint でプレゼンテーションに画像を追加する方法の詳細については、こちらをご覧ください。

皆様の日常的な Copilot の活用方法も、コメント欄でぜひお聞かせください。