スマートな働き方を実現: 受信トレイ管理における Copilot での生産性向上のヒント

本ブログは、米国時間 2024/8/13 に公開された “Work Smarter: Copilot Productivity Tips for Inbox Management” の抄訳です。

受信トレイを徹底的に整理したい方にとっても、メールをたくさん溜めている方にとっても、メールの管理に時間と手間がかかりすぎるという点は共通の悩みとなっています。プライベート用でも仕事用でも、受信トレイはどうしても乱雑になりがちです。そこで Copilot in Outlook を活用すれば、メールを整理し、コミュニケーションを強化して、本当に重要なことに時間を充てることができるようになります。

Copilot で生産性を向上させるヒントをご紹介する新しいブログ シリーズとして、今回はマイクロソフトのチームが Copilot in Outlook を使用する際の 3 つのコツをお伝えします。このブログは、毎週始めに仕事時間を節約する方法をお届けすることを目的として始まりました。

Outlook で Copilot を活用するコツをぜひご確認ください。

ヒント 1: 受信トレイを整理する

片付いていない受信トレイを整理するための近道は、システムとカテゴリを作成することです。これにより、1 つのカテゴリに分類されたメールを一度に確認できるうえ、優先的に返信すべきグループを判断することができます。

Outlook の画面の右上隅にある [Copilot] アイコンを選択します。ドロップダウンに 4 つのプロンプトが表示されるので、2 番目の [Organize my inbox] を選択します。

プロンプト ボックスにプロンプトが表示されるので、続けて詳細を入力します。たとえば、マネージャーから直接送られてきたすべてのメールを確実に把握できるようにしたいとします。そこで Copilot に「Angela Byers からのすべてのメールを [Blue Category] に分類する受信トレイ ルールを作成してください」と依頼します。

すると Outlook のルール ボックスが表示されるので、指示した内容を確認します。

以前はルール作成を面倒に思っていましたが、今ではそんなことはなくなりました。件名や送信者ごとにメールを分類するルールを複数作成したので、重要なメールを絶対に見逃さないようになり助かっています。また、色分けされる点も視覚的にきわめて有用です。この手順を繰り返して、理想の受信トレイを作り上げましょう。

ヒント 2: メールを把握する

受信トレイがあふれ返って大変なことになっていませんか? あるコツを利用すると Copilot がメールをまとめてくれるので、生産性を高めることができます。まず、画面の右上隅にある [Copilot] アイコンをクリックします。

Copilot のチャットが開いたら、次のプロンプトを入力します。「昨日のメールをまとめてください。トピックごとに整理して、要約してください」

(受信トレイを整理した結果のスクリーンショットはお見せできませんが、ぜひご自身で試してご意見をお寄せください)

ヒント 3: Copilot で下書きを作成する

これで受信トレイのメールが色分けされ、最近のメッセージをダウンロードできるようになりました。続いて、メールの下書きの時間を節約するコツをご紹介します。伝えたい内容をプロンプトに書き込むと Copilot が初稿を作成してくれるので、効率的にメールを書くことができます。

Outlook で新たにメールを書き始める場合 (新規メールの作成または既存のスレッドへの返信のどちらでも)、メニュー リボン中央付近の [Copilot] ロゴをクリックし、ドロップダウン メニューから [Draft with Copilot] を選択します。

初稿の作成には思いのほか時間がかかりますが、Copilot が代わりに行ってくれるため、時間を節約できます。最初から自分で書き始めるよりも、何かに反応する形の方が、はるかに速く意思決定を行うことができるからです。

これらのヒントを日々の仕事に活かして、Outlook の受信トレイを整理しましょう。来週月曜日には、Copilot for Microsoft 365 の価値をさらに引き出し、生産性を向上させるためのヒントをお伝えします。どうぞお楽しみに。