2025年3月10日 4:31 PM

負担を削減し、成果を拡大: AI が現場の変革を牽引

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※本ブログは、米国時間 1 月 10 日に公開された “Less burnout, more impact: AI continues to transform frontline efficiency” の抄訳を基に掲載しています。

現場担当者は、あらゆる組織の根幹を支える存在です。現場担当者の役割は、倉庫の在庫管理、機械の整備、店舗の調整、顧客に接する最初の窓口など、多岐にわたります。個人の安全のリスク、盗難の増加、現在のサプライ チェーンの混乱を管理しながら、一貫した品質の製品やサービスをできるだけ早く提供する必要がありますが、その部分を現場担当者に頼っています。

そうした現場担当者に業務上のストレスを軽減するには何が必要か尋ねたところ、給料の増額、休暇の増加に続いて、3 番目に多かったのがテクノロジの改善でした。1

ここでは、そうした現場担当者が担う業務上の負担を軽減し、タスクをこなすためのツールの強化を目的に設計した最新のイノベーションについて紹介します。

私たちは以下の 3 つの方法で現場担当者の業務を変革します。

  1. AI による効率化: 現場担当者は手元に豊富な情報を持ち合わせていますが、その中から簡単に必要な情報が見つかるわけではありません。1 つの答えを見つけるために、いくつも Web を検索したり、数百ページものドキュメントに目を通したり、何度もマネージャーに質問したりすることが求められることがあります。しかし、AI があればより効率的に、より効果的な情報を見つけられる可能性があります。
  2. エンゲージメントの促進: 現場担当者にとっては、会社が掲げる大きな使命を感じ取ったり、別の場所にいる同僚とのつながりを実感したりすることは難しい場合があります。同じシフトで働いている同僚ですら、つながりが希薄なこともあります。このことは、生産性や定着率の低下を招く可能性があります。2 マイクロソフトはこうした従業員どうしの分断を解消し、できるだけシンプルかつ直感的につながりを感じられるようにするため、統合プラットフォームを継続的に進化させ、共同作業や連携のために必要なものをすべて 1 か所で見つけられるようにしています。
  3. デバイスの安全性の強化: どの現場でも、それぞれのニーズに合わせて独自の組織が構築されています。そうした中でマイクロソフトに期待されているのは、従業員のプロファイル、デバイスの種類、組織の規模を問わず、データの安全性を保つために適切なツールを提供することです。改善点として、認証の簡素化を進め、共有デバイスのサポートを拡充しました。これにより、ビジネスの中核部分の安全性がさらに強化されます。

Copilot による即座の問題解決で、現場の業務効率を改善

2023 年、マイクロソフトは世界最高レベルの生産性を実現するツールとして Copilot をリリースしました。それ以来、Copilot は Fortune 500 企業の 70% に利用されていますが3、現場担当者もこの AI による変革の恩恵を逃すわけにはいきません。実際、受け入れる準備はできており、現場担当者の 80% が AI を活用して情報をより早く見つけられるようにしたいと考えています。4 ここからは、こうした新しいソリューションのメリットを活用しているお客様の実例をご紹介します。

AI を活用して、SharePoint 内のリソースから情報をすばやく検索

Microsoft Teams 内で質問に答える SharePoint エージェント

Microsoft Teams 内で質問に答える SharePoint エージェント

SharePoint には膨大な数の内部資料が格納されています。そこから、店舗販売員がカスタマー ポリシーを検索したり、エンジニアが取扱説明書を参照したり、看護師が最新の治療計画を探したりします。しかし、SharePoint 内に答えがあることがわかっていても、必要な情報は簡単には見つからず、想像以上に時間がかかることもあります。

エンジニアリング、事業運営、脱炭素のソリューションを提供している英国の大手ソリューション プロバイダー Amey (英語) は、現場の安全を保つためには迅速に答えを得られるようにすることが不可欠だと考えました。そこで同社は SharePoint エージェントを導入し、従業員がモバイル デバイスからあらゆる言語でチャットし、健康や安全のポリシーに関する質問に対してわずか数秒で回答を得られるようにしました。さらに詳細な情報が必要な場合は、追加で質問をしたり、SharePoint エージェントが回答の中で引用した公式のドキュメントへの直接リンクを使用したりできます。

Amey の最高デジタル情報責任者 Andy Richards 氏は次のように述べています。「SharePoint エージェントを導入することで、組織内の全員、特に現場担当者が革新的なテクノロジを利用できるようになり、取り組みが大きく前進しています。自社データの 99% が 1 億 8,000 万件にも及ぶ SharePoint ファイルに保存されているため、安全ポリシーなどの重要な情報にはなかなかたどり着けず、従業員は現場を離れて手動で検索する必要があったため非効率でした」

「しかし今では、従業員がチャットを通じてモバイル デバイスからシンプルに重要な情報に即座にアクセスできるようになり、仕事の進め方が大きく変わりました。このイノベーションによって、効率性が向上し、安全性が強化され、チーム間の信頼が深まったことから、当社の英国のお客様に日々より良いサービスを提供できるようになりました」

SharePoint エージェントは現在、SharePoint サイトまたは Teams で利用できます。

AI エージェントを独自のニーズに対応するようにカスタマイズおよび拡張

AI エージェントを利用する際に重要なのは、関連するデータを AI エージェントが参照できるようになっていることです。しかし多くの場合、そのデータはさまざまな場所に格納されています。Copilot Studio を使用すると、カスタム エージェントを作成したり、過去に作成したエージェントを拡張したりして、SharePoint 外のナレッジも参照できるようにすることができます。

世界中に数百件の衣料品店を構えるある小売企業は、マイクロソフトのローコード プラットフォームを活用して Teams からアクセス可能なエージェントを作成しました。チームはこれを利用することで、企業公式のソースに格納された正確な情報を必要なときに瞬時に見つけることができます。たとえば、店舗販売員はセール品の正確な返品ポリシーに関する情報や、レジが故障したときのトラブルシューティングの手順を簡単に検索できます。また、店舗マネージャーは、新しくなったトレーニング ガイドラインや制服ポリシーの変更点を、エージェントを使用してより詳しく把握することができます。この迅速な検索手段は、顧客への対応や部下のサポート、店舗の運営にも活用されています。

Copilot Studio の詳細はこちらをご覧ください。

Copilot Chat の利用を開始する

マイクロソフトは、皆様の組織のあらゆる側面において AI 変革を推進していただくために、継続して投資を行っています。今回その一環として、Copilot Chat を紹介します。新サービスであるこの Copilot Chat には、GPT-4o を使用した無料の Web グラウンディング チャット機能、従量課金制エージェント、Copilot Control System の基本的なセキュリティ機能が含まれています。現場担当者は、自然言語と好きな言語を使用したシンプルなチャットで質問を行い、組織の公式の最新情報から瞬時に回答を得ることができます。

  • GPT-4o を使用した Web グラウンディング チャット: 最新の AI モデルを基盤に構築されたチャット機能であり、現場担当者は Web 上から幅広いナレッジを即座に見つけて活用することができます。たとえば、次のシーズンの店舗の営業時間を確認したり、現行の販売プロモーションのパラメーターを把握したり、ある地域の最新の健康ガイドラインの概要を表示したりすることが可能です。
  • エージェント: SharePoint エージェントや Copilot Studio で構築されたカスタム エージェントといった AI を活用したソリューションでは、内部リソースの情報から生成された回答に基づいて、より厳選されたエクスペリエンスを提供することができます。たとえば、サービス技術者は最新の安全ポリシーの概要について回答を得られ、メンテナンス担当者はトラブルシューティングの手順について回答を得ることができます。
  • Copilot Control System: データのプライバシーとセキュリティの確保を目的としたエンタープライズ データ保護 (EDP) に加えて、アクセス制御、エージェントの使用状況とライフサイクルの管理、レポート生成と測定データの表示のための機能が含まれています。これらのツールは、組織のデータの安全を確保し、すべてのユーザーが個人で使用するドキュメントのみを表示できるようにするために使用できます。

Copilot Chat の詳細はこちら (英語) をご覧ください。

エンゲージメントを促進し、定着率を向上

現場の組織が連携する相手には、本社、他の拠点にいる同僚、同じシフトで働いている同僚という 3 つがあります。そのいずれかの連携がうまくいかなくなると、従業員の定着率の低下、意欲の低下、生産性の低下につながる可能性があります。

会社の価値観を現場と直接共有する

会社全体でリーダーと従業員の間に強固なコミュニケーション ラインを築くことは、簡単ではありませんが不可欠なことです。リーダーは自社の使命を共有する場を持ち、現場への影響を直接把握できるようにする必要があります。

Teams のストーリーラインを使用すると、リーダーは会社の使命に関する自らの考えを投稿したり、マイルストーンを祝ったり、ポリシーの変更に関する背景情報を示したりすることができます。投稿のターゲットは、現場担当者や組織内の他のグループなど、一部に絞って通知することができます。投稿後にエンゲージメント分析にアクセスすると、投稿に対する従業員の反応やコメントから従業員がどう感じているかを直接測定することができます。

Teams のストーリーラインは、2 月にパブリック プレビューとして提供を開始します。

拠点をまたいで帰属意識を育む

会社の文化を形成するには、経営陣と従業員の間の風通しを良くするだけでは不十分です。従業員どうしがつながり、互いにサポートし合える方法を提供して帰属意識を育むことも大切になります。従業員エンゲージメントが高いと、従業員のウェルビーイングに良い影響があるだけでなく、生産性が 23% 向上し、定着率も 11% 向上するという調査結果があります。5

Teams の "New York City Stores" コミュニティに投稿されたアンケート

Teams の “New York City Stores” コミュニティに投稿されたアンケート

コミュニティには人々を結びつける効果があります。そこでマイクロソフトは、Teams にコミュニティを導入しました。この機能は、現場担当者が個人的な興味や職務に合うコミュニティに参加したり、新たにコミュニティを作成したりできるようにするものです。コミュニティでは、ネットワークを構築したり、質問に対する回答を探したり、会話に参加したり、ベスト プラクティスを共有したりすることができます。たとえば、”シアトル大都市圏” コミュニティでは休日に地元の持ち寄りパーティーが企画され、”店頭販売員” コミュニティではホリデー シーズンの商品展示に関するヒントの共有や質疑応答が繰り広げられています。

さらにシンプルになり、統合が進められたこのコミュニティ機能は、2 月に Teams でパブリック プレビューを開始する予定です。

Workplace from Meta に代わる現場担当者向けのソリューションをお探しの場合は、Meta からマイクロソフトへの移行に関するこちらの記事 (英語) をご覧ください。

同僚との連携を効率化

現場担当者は、小売店の運営状況をうまく調整し、生産性を高めるためにチームとして連携する必要があります。そのために必要なのが、明確なコミュニケーションです。

3 つのスマートフォン画面。ホーム ダッシュボードなど、モバイル ファーストの Teams エクスペリエンスを表示

3 つのスマートフォン画面。ホーム ダッシュボードなど、モバイル ファーストの Teams エクスペリエンスを表示

Microsoft Teams にはコミュニケーションの中心となるハブ機能が備わっています。現場担当者はチャットでコミュニケーションを取る際に自動翻訳を使用して言語の壁を越えたり、各地域のチャネルの通知を表示したり、ピン留めしたチャットに 1 つのビューからすばやくアクセスしたりすることができます。

レジ係への返信メッセージが、スペイン語から英語に自動翻訳される

レジ係への返信メッセージが、スペイン語から英語に自動翻訳される

店舗全体でメッセージを瞬時に共有することができれば便利ですが、適切な相手だけに届くようにすることが重要です。たとえば、シフト中のレジ係に対して最新情報を送る必要がある場合、これまではそのメンバーだけのグループ チャットを作成する必要がありましたが、その必要がなくなりました。Teams チャネルで、シフト中の従業員の役職名を @ メンションするだけで、ターゲットの送信先のみに通知を送ることができます。つまり、このケースでは、店舗のチャネルで「@cashiers」とメンションして最新情報を送信すると、シフト中のレジ係のみに通知が送信されます。

Teams でこのエクスペリエンスを有効にしたい場合、スケジュール管理データを Teams に直接入力するか、既存の従業員管理システムと統合します。既存のシステムと統合する場合は、マイクロソフトが提供するマネージド コネクタを使用すれば、UKG、Blue Yonder、Reflexis などの主要なクラウド型従業員管理システムとすぐに統合できます。その他のスケジュール管理システムを使用している場合は、カスタム コネクタを使用すると、高度な Graph API エンドポイントを使用して双方向で同期し、あらゆる従業員管理システムと容易に接続することができます。どちらのソリューションでも、現場担当者が Teams 内で自分のスケジュールを確認できるようになります。

業務を効率化し、組織の負担を軽減

別の店舗の空きシフトを確認して、そこへの配置をリクエストする

別の店舗の空きシフトを確認して、そこへの配置をリクエストする

マイクロソフトは、このスケジュール管理データを使用して、人員不足を効率的に解消するソリューションも作成しました。この機能を使用すると、現場担当者は複数の店舗の空きシフトを確認して、そこへの配置をリクエストすることができます。この機能は今月末までにパブリック プレビューを開始する予定です。現時点では、たとえば、自分の店舗に所属する店舗販売員がシフトの追加を希望している場合、別の店舗の空きシフトを確認してそこに配置するようリクエストすることができます。これにより、店舗マネージャーと現場担当者間のやり取りを最小化できるだけでなく、従業員がシフトに入る機会を増やせるため、効率的に人員不足を解消できます。

ビジネス プロセスの効率化に取り組んでいるのは、スケジュール管理の面だけではありません。業務では従業員としっかりコミュニケーションを取り、割り当てたタスクと完了していないタスクを追跡することが重要ですが、タスクが複数のサードパーティ システムに分かれていると簡単にはいきません。現在パブリック プレビュー中のアプリ駆動型タスクを使用すると、タスクの管理場所にかかわらず、現場担当者はすべてのタスクを 1 か所から確認したり、Teams 内からタスク固有のガイダンスを直接提供して遂行を支援したりできます。

あらゆるデバイスと従業員を保護

セキュリティはあらゆるビジネスにとって不可欠です。マイクロソフトは数十年にわたってエンタープライズ セキュリティのリーダーを担ってきた実績があり、オフィスから現場まで従業員を保護するソリューションとして有力な選択肢となっています。

デバイス共有時にデータまで共有してしまう懸念を払拭

シフトの開始時にすべてのアプリにサインインし、シフトの終了時にすべてのアプリからサインアウトし、同僚にデバイスを渡すというのはなかなか面倒です。たとえ正しく行っていても、もしかしたら自分の Teams メッセージにアクセスされてしまうのではないかという懸念は常につきまといます。しかし、もうこの問題に悩まされることはありません。共有デバイス モード (SDM) を使用すると、デバイスおよびそのデバイス上のすべてのアプリにアクセスするために 1 回のログイン操作が要求されます。また、次のユーザーのためにデバイスを準備する際は、1 回のサインアウト操作ですべてのアプリからサインアウトできます。さらに、共有デバイス モードのデバイスに条件付きアクセス ポリシーを適用すると、セキュリティ ポリシーをカスタマイズすることができます。

マイクロソフトは 1 月中に共有デバイス モード (SDM) を拡張し、Microsoft 365 アプリに対応する予定です。これにより、現場担当者は Microsoft 365 アプリから Excel、Word、PowerPoint ドキュメントに安全にアクセスできるようになります。6 このソリューションは、iOS と Android の Microsoft Intune で既に提供中です。Ignite では、Omnissa と SOTI 向けの Android サポートの拡張を発表しました。今月中には iOS でのサポートを拡張し、Jamf もサポートする予定です。

Microsoft 365 アプリの共有デバイス モード (SDM) のサポートの詳細はこちら、Intune での現場担当者デバイスの管理についてはこちら (英語) をご覧ください。

セキュリティを犠牲にすることなくサインインを簡素化

たった 1 回のサインイン操作でも、時間がかかることに変わりはありません。現場での作業をよりスムーズにするために、シンプルな認証方法を複数導入しました。その 1 つがドメインレス サインインです。これにより、現場担当者はドメインを最後まで入力しなくてもサインインできるようになります。

この方法の他にも認証を簡単にするオプションがいくつかあります。2 月には、QR + PIN でのサインインのパブリック プレビューを開始します。この方法では、QR コードをスキャンし一意の PIN 番号を入力することでサインインが可能です。これはご要望の多かった新しいサインイン オプションであり、セキュリティの強度を下げることなく、ログインにかかる時間を大幅に短縮できます。

勤務時間外のアクセスを制御

勤務時間外の Teams へのアクセスを制限する警告メッセージ

勤務時間外の Teams へのアクセスを制限する警告メッセージ

ワーク ライフ バランスを良好に保つ秘訣として、業務時間外に Teams などの生産性アプリの通知をミュートすることが挙げられます。マイクロソフトは、この取り組みをさらに前進させました。勤務時間機能を使用すると、指定された勤務時間外の生産性アプリの使用に関する制限を IT 管理者が簡単に設定できます。制限オプションには、警告通知から完全なアクセス遮断まで、さまざまな種類があります。厳格な就業規則の要件を十分に満たせるソリューションであり、あらゆる現場組織に適合するようにカスタマイズできます。

組織の規模にかかわらず、今すぐ現場のデジタル化を開始

デジタル変革はビジネスのあらゆる部分において不可欠です。また、現場にデジタル ツールを導入することは必ずしも難しいことではありません。2024 年初めには、Teams でユーザーを勤務地別にグループ化できるよう、IT 管理者のエクスペリエンスを効率化しました。プライベート プレビュー中には、現場マネージャーが任意のチームにメンバーを追加または削除できるようにコントロールを拡張しています。こうしたソリューションの数々を提供することで、Teams の大規模展開を効率的かつ正確に達成していただけるようにしています。

NRF への来場のご案内

世界がパンデミックや経済の不安定化に見舞われる中、マイクロソフトは何年もの間、現場で働く人たちを支援するために投資してきました。お客様からのフィードバックに耳を傾け、そのニーズに応えるためにプラットフォームを進化させ、皆様の組織と共に成長を続けています。私たちはお客様の現場に適合するスマートでシンプルかつ安全なソリューションを提供することに注力しています。2024 年 1 月 12 日から 14 日まで、ニューヨークで開催される全米小売業協会 (NRF) 博覧会で最新テクノロジを披露しますので、ぜひご期待ください。

  • Javits 展示ホール 3 階 4503 番ブースでお待ちしております。メイン エントランスからのアクセスが便利です。
  • Microsoft 365 Frontline の詳細については、製品 Web サイトをご覧ください。
  • マイクロソフトの小売業界の支援に関する取り組みについては、小売業向け Microsoft Cloud ブログ (英語) をご覧ください。

免責事項: 本ブログ記事は、最新 AI ソリューション Copilot Chat の発表の内容を反映するために、2025 年 1 月 15 日午前 6 時 (太平洋標準時) に更新されました。

脚注

1 Work Trend Index – テクノロジが現場の新しい未来を切り拓く (英語)
2 Gallup – 職場での従業員エンゲージメントを改善 (英語)
3 マイクロソフト ニュース – AI の活用 (英語)
4 マイクロソフト ニュース – AI の活用 (英語)
5 Gallup – 職場での従業員エンゲージメントを改善 (英語)
6 Work Trend Index – テクノロジが現場の新しい未来を切り拓く (英語)

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