Copilot in Outlook で効果的なメールを作成する

※本ブログは、米国時間 1 月 14 日に公開された “Write more effective emails with Copilot in Outlook” の抄訳を基に掲載しています。

私と同じタイプの方であれば、受信トレイ内のメールの整理や完璧な返信メールの作成、無数のスレッドの把握に 1 日の大半を費やしているのではないでしょうか。やるべきことが多すぎて何から手を付けるべきかわからない日もありますが、そんなときに助けてくれるのが Copilot in Outlook です。効果的なメールの下書きや文面の改善、ビジネスにふさわしいコミュニケーションを支援してくれる優れたツールです。

仕事を取り巻く状況が目まぐるしく変わる今日では、メールを効果的に処理することが非常に重要になっています。Outlook の Copilot 機能はパーソナル アシスタントのようにメール作成を効率化し、的確に修正し、効果的なコミュニケーションの実現をサポートしてくれます。Copilot in Outlook を使用するとメールの処理方法がどのように変わるのか、まずは、私が特に便利だと感じた実際のシナリオをベースにご紹介しましょう。

メールの下書きをすばやく作成する

新規のお客様へ送るメールは書き出しに困り、しばらくまっさらな画面を見つめたままになってしまうことがあります。Copilot はそのようなときに使用できます。相手の情報やメールの目的などの要点を伝えるだけで、Copilot がそのコンテキストに沿った下書きを生成してくれます。空白だったキャンバスはわずか数秒で適切な下書きで埋まるため、無駄な時間が発生しません。

[Copilot を使って下書き] を選択して、メール作成を始める

試してみる

1. Outlook を開き、[ホーム]、[新しいメール] の順に選択し、メッセージの作成画面に移動します。
2. [Copilot を使って下書き] をクリックし、Copilot のプロンプト フィールドに相手の情報、メールの目的、トーン、内容の要点を入力します。
3. これらのコンテキストを設定したら、[生成] をクリックします。これで、Copilot が代わりに下書きを生成してくれます。
4. 生成されたメッセージに目を通し、意図した内容になっているか、トーンは適切かを確認します。
5. 問題がなければ、[保存する] をクリックします。
6. 必要に応じて編集や調整を行ったうえで、[送信] をクリックします。

下書きを再作成し、ブラッシュアップする

Copilot からの最初の出力結果が、いまいちしっくりこないこともあります。トーンが堅苦しすぎる場合は、もう少し直接的な表現にしたり、簡潔な内容にしたいと感じるかもしれません。そのような場合も以下のように Copilot がお手伝いします。

• プロンプトを再試行する: これで新しい結果が出力されます。
• 長さやトーンを変更する: ドロップダウンから、「短くする」「長くする」「よりダイレクトな表現にする」「よりカジュアルな表現にする」「よりフォーマルな表現にする」などのオプションを選択し、長さやトーンを変更できます。
• Copilot に変更点を具体的に指示する: たとえば、「もう少しカジュアルで直接的な書き方にしてください。このワークストリームのキックオフ ミーティングを依頼する文面を追加し、来週の候補日をいくつか提案するようにしてください」などとします。

出力された下書きに満足できたら、もう一度目を通し、必要な編集を行ってから、送信するか、[Copilot によるコーチング] に進みます。

試してみる

1. [Copilot を使って下書き] を使用して作成したメッセージを確認します。希望する内容ではなかった場合、次のいずれかを実行します。
   1. [再生成] を選択して、同じプロンプトで再び試す
   2. ドロップダウンのオプションで長さやトーンを変更する
   3. 変更したい点について具体的にプロンプト ボックスに入力し、[生成] をクリックする
2. 内容に問題がなければ、[保存する] をクリックします。
3. 必要に応じて編集を行ったら、後はメールを送信するだけです。

Copilot によるコーチングで効果を高める

Copilot が支援するメール作成エクスペリエンスはこれだけではありません。Copilot で下書きを作成した場合でも、ゼロから自分で書いた場合でも、内容が伝わる効果的な文面になっているという自信が持てるように Copilot がサポートします。トーン、明瞭さ、読み手に与える印象の 3 点について、Copilot がフィードバックします。これは、メールの文章を分析し、メールが伝えている情報とそのメッセージが受信者にどのように受け取られるかを考慮して提案を行うコーチング機能です。肯定的な補足によって良いところを指摘してもらえるため、ライティング スキルに自信が持てるようになります。

Copilot が、メールのトーン、読み手の印象、文面の明瞭さについて提案してくれる

Copilot の提案には、具体的な文言の調整や、追加/変更したほうがよい言い回しの指摘などが含まれます (たとえば、「より熱意を持って伝えるのはどうか」、「協業のマインドセットを促すのはどうか」、「緊急性を伝えるのはどうか」などと提案されます)。また、より詳しい情報を記載すれば相手の理解が深まり、望んだ成果が得られるといったアドバイスも提供されます。

試してみる

1. [ホーム]、[新しいメール] の順に選択し、メッセージを入力するか、既存の下書きを開きます。
2. ツール バーの Copilot アイコンをクリックし、ドロップダウン メニューから [Copilot によるコーチング] を選択します。
3. Copilot がメールの文面をチェックし、トーン、明瞭さ、読み手の印象を改善するための提案を行います。
4. フィードバックを確認します。このフィードバックには、文言の変更や必要な情報をより詳しく記載したほうがよいという提案、伝え方の調整などが含まれます。
5. Copilot のすべての提案を受け入れる場合は、[すべての提案を適用する] ボタンからワンクリックで適用できます。これで、推奨案が採用されたメッセージが再生成されます。提案の中には、詳しい説明の追加や内容の具体化、手動での編集が必要になるものもあります。
6. Copilot からの提案を個別に検討して取り入れたい場合や、すべて適用したくない場合は、手動で手直しすることもできます。文言の追加や置き換えはコピー アンド ペーストで簡単にできます。
7. 満足いくまで仕上げたら、後は送信するだけです。

メールを変革する

メールはビジネスにおいて不可欠なコミュニケーション ツールですが、作成には時間がかかることも事実です。作成の効率化、インテリジェントな提案、有益なコーチングの活用が可能な Copilot in Outlook を採用してメール エクスペリエンスを変革し、時間の節約と自信の強化につなげましょう。