2025年4月3日 1:36 PM

Microsoft 365 Copilot で生産性を向上

※本ブログは、米国時間 3 月 15 日に公開された “Boost Your Productivity with Microsoft 365 Copilot” の抄訳を基に掲載しています。

近年、業務のペースは速まり、量は驚くほど増えています。企業で長く働いてきた私は、自分のビジネス感覚と予定よりも早くタスクを完了させる能力を非常に誇らしく思っていました。とはいえ、昨今のビジネスとテクノロジの変化のスピードは、別次元の速さになっています。

皆さんは毎日 To-Do リストをこなすだけで精一杯に感じてしまうことはありませんか? もし私と同じなら、日々淡々と To-Do リストをこなすだけでなく、それらを一気に片付けて他のことにも時間を使えるようになりたいと考えているのではないでしょうか。

Microsoft 365 のデータによると、パワーユーザーによる 1 日の検索回数は平均 18 回、受信メール数は 250 件以上、チャットの送受信は約 150 件、操作するアプリは 11 個で、さらに会議には毎週 3 回以上出席しています。マイクロソフトの 2023 年 Work Trend Index 調査 (英語) によると、高い成果を上げるにはパーソナルアシスタントが必要だと考えるインフォメーションワーカーは、他の従業員のほぼ 2 倍だという結果が出ています。Microsoft Copilot をオンにして、常にパーソナルアシスタントとして活用できるようにしましょう。

生産性向上のために Microsoft Copilot を活用するには、まず効果的なプロンプトを作成することが必要です。Microsoft 365 アプリで Microsoft 365 Copilot を使用する際のプロンプトの作成方法については、具体的な手順を示した記事「Microsoft 365 Copilot の効果的なプロンプトを作成する」を参照してください。

ここでは、Microsoft 365 Copilot を使用して日々の To-Do リストを効率よくこなし、生産性を向上させる方法について説明します。

コミュニケーションとコラボレーション

メール管理の生産性を向上: Copilot in Outlook は、受信トレイの中身を常に把握したり、返信の下書きをすぐに作成したり、会議の日程を決めてくれるなど、さまざまなことを支援してくれます。このおかげで時間を節約でき、重要な連絡を見逃す心配もありません。
- 私がよく使うプロンプト:
  - 今日の未読メールをまとめてください。
  - 今日のメールのうち対応が必要な内容を優先順にリスト化してください。
  - Outlook 内のメールを整理するルールを作成したいので手伝ってください。
  - 同僚から届いたプロジェクトの最新情報に関するメールに返信したいので、下書きを作成してください。

会議の生産性を向上: Outlook の予定表を使用する際に、Copilot が、会議のスケジュールの設定、当日のアジェンダの確認や会議の準備、休暇中の自動返信の設定などを支援してくれます。
- 私がよく使うプロンプト:
  - 今日のアジェンダの内容を教えてください。
  - 上司との会議を来週月曜日に設定してください。
  - 今日のプロジェクトレビュー会議の準備を手伝ってください。
  - 来週は休暇を取るので、自動返信メールを作成してください。

時間管理の生産性を向上: Outlook 内で Copilot が、スケジュールの作成、タスクの優先順位付け、スケジュールの最適化などを行い、生産性向上とタスクの整理を支援してくれるため、時間を効果的に管理できます。Copilot から生産性を高める方法についてガイダンスを受け、Microsoft Viva Insights in Outlook を試してみてください。詳細は Microsoft Viva Insights を参照してください。

- 私がよく使うプロンプト:
  - 今週分のスケジュールを作成してください。
  - 今日のタスクに優先順位をつけてください。
  - 今週のスケジュールを最適化してください。
  - 生産性を向上させるために Viva Insights をどのように使用できますか?

Teams でのコラボレーションで生産性を向上: Microsoft Teams 会議で Copilot を使用すると、会議で提示されたリンクの整理、重要ポイントの要約、会議の準備などが容易になるため、シームレスなコラボレーションを実現できます。これらの機能を使用するには、Teams のトランスクリプトを有効にするか、会議の完全な録画を作成する必要がありますのでご注意ください。
- 私がよく使うプロンプト:
  - この会議で提示されたリンクをすべて集めて分類してください。
  - 今日のチーム会議の要点をまとめ、対応が必要な項目を優先順に並べて、要求した人物も記載してください。
  - 明日のフォローアップ会議に備えて、関連データをまとめたものを準備してください。
  - チーム会議中の上司の発言を要約し、私が対応する必要のある項目に優先順位を付けてください。

タスク管理

タスクの生産性を向上: Outlook や Teams では、Copilot がタスクの管理、目標の設定、進捗状況の追跡を支援し、作業負荷を把握できるようにしてくれるため、常に状況が整理されます。
- 私がよく使うプロンプト:
  - 今日の To-Do リストをより効率的にこなすためにできることの上位 5 つをリスト化してください。影響の大きい順に並べてください。
  - 今週の目標は何にすべきですか?
  - 来週の To-Do リストを作成してください。
  - マーケティングチャネルから 2 月のニュースレターの進捗状況を追跡してください。

コンテンツの作成と管理

ドキュメントの生産性を向上: Copilot in Word を使用すると、文書の下書き、要約、翻訳などが容易になるため、短時間で高品質の成果が得られます。
- 私がよく使うプロンプト:
  - 会議の議事録に基づいて新しいマーケティング戦略を提案してください。
  - この 100 ページのドキュメントの要点をまとめてください。
  - テクノロジ業界の最新トレンドに関するブログ記事を書いてください。
  - このマーケティングコンテンツをスペイン語に翻訳してください。
  - 当社のサービスの本質を漫画風に表現した画像を作成してください。それにはサービス名も含めてください。

プレゼンテーション作成の生産性を向上: Copilot in PowerPoint を使用すると、プレゼンテーションの作成、コンテンツの追加、スライドのデザイン、テンプレートの使用などが容易になり、インパクトのあるプレゼンテーションを簡単に提供できるようになります。
- 私がよく使うプロンプト:
  - この Word 文書からプレゼンテーションを作成し、詳細なプレゼンテーションメモも生成してください。
  - 小売業界における 5 つの効果的な販売戦略に焦点を当てたプレゼンテーションを作成してください。
  - 最新の売上高を記載したスライドを追加してください。
  - このプロジェクトのキックオフミーティングのカバースライドを画像入りでデザインしてください。

データ分析の生産性を向上: Copilot in Excel を使用すると、データ分析、ピボットテーブルの作成、グラフの生成などが容易になり、実用的なインサイトをすばやく得られます。
- 私がよく使うプロンプト:
  - 前四半期の売上データを分析し、月ごとの変化について説明してください。また、そこから傾向を特定してください。
  - このスプレッドシートから最新のメールキャンペーンのパフォーマンスを分析してください。
  - ピボットテーブルとグラフを作成し、財務データをまとめてください。
  - [会社/プロジェクト] の SWOT 分析を作成してください。

Copilot の使用を日常化するための戦略

Copilot の使用を習慣化する:
- 一日の始まりに、Copilot にその日のタスクの手伝いを依頼するようにします。
  - 今日の生産性を向上させるヒントを教えてください。
  - 今日完了させる必要があるタスクで、自動化できるものはどれですか?
  - この 10 個のタスクをすべて今日中に完了できるように、1 日の計画を組み立ててください。
  - 今日の重要なタスクについて、リマインダーを設定してください。
  - 今日のスケジュールを最適化する方法を提案してください。
- Microsoft Copilot は 1 日を通して使用できます。状況把握、作成、学習、編集、デザイン、準備、コーディング、分析、管理、スケジュール設定、最適化、人材の割り当て、文書やメールやチャットの下書きや要約など、さまざまな作業に役立ちます。
- 一日の終わりに、Copilot に質問しましょう。
  - 今日完了したタスクをまとめ、私が関与した点を書き留めてください。
  - 明日のタスクをより効率的かつ効果的に行うために有効な方法を 3 つ挙げてください。
  - 今後 1 か月間に対応が必要なタスクを分析し、優先順位を付け、完了までの計画を立ててください。
  - 私の予定表で明日のスケジュールを確認し、調整すべき点があれば提案してください。
  - 明日対応が必要な未完了のタスクをリスト化してください。
  - 現行のプロジェクトの進捗状況を簡潔に説明してください。
- 再利用したいプロンプトの保存と、実行を自動化したい Copilot プロンプトのスケジュールの設定を練習します。
- 毎日数分間、Microsoft 365 Copilot の最新版を使用して、Copilot の新しいプロンプトや機能を試すようにします。
Copilot プロンプト ギャラリーには、すぐに使用できるプロンプトが数百種類揃っています。使用中のマイクロソフトアプリや進行中のタスク、自身の役職に基づいてプロンプトのアイデアをもらったり、Copilot エージェント (コーチ) に依頼して、さらに支援を受けたりすることができます。作成したプロンプトは保存して、自分やチームメンバーがいつでも使用できるようにしておきましょう。