【イベントレポート】ティップス＆テクニック生放送 | Microsoft 365＆Teams Day2023

日本マイクロソフトでは YouTube チャンネル「Microsoft 365 Japan」と「Windows Japan」を通じて、日々の業務に役立つ情報満載のティップス＆テクニックをお届けしています。

Microsoft 365＆Teams Day2023 (https://aka.ms/m365day2023) 内で行われた本セッションでは、Twitter の公式アカウントから、2022 年に投稿された人気ティップスを取り上げて、YouTube のティップス&テクニックコーナーと担当している大下と企画している春日井がデモを交えながらご紹介しました。

まずは「Windows 人気ティップス」の 10 位から 6 位をご紹介。

「私は 9 位の“タスクバーアプリの切り替え”を頻繁に使いますね。Windows キー + T で簡単に切り替えが可能です。タスクバーを隠していても一時的に表示が可能なので、配信時の切り替えなどは非常に便利です」(大下)

また春日井は 7 位の「PC の自動ロック」に着目。

「 PC とスマホをペアリングしておくと、スマホを持って席から離れたときに自動的にロックをかけることができます。Windows 10 から搭載されている機能ですが、意外と知られていないかも知れません。離席中にうっかり誰かに PC 画面を見られることもなくなりますね。ちなみに画面のロックはロックの L と Windows キーの同時押しがショートカットキーです」(春日井)

続いては 5 位から 1 位の人気ティップスをご紹介。

1 位に輝いたショートカット機能である「ブラウザタブの復元」。まさか 1 位になるとは思わなかったと春日井。

「うっかりブラウザで見ていたページを消してしまって、さっきまで見ていたページを履歴から辿るのもメンドウになったとき、Ctrl + Shift + T を押すことで元に戻せます。ビジネスシーンだけでなく、プライベートでも使い勝手がいいので 1 位になったのでしょうね」(春日井)

続いては Microsoft 365 のティップス人気ベスト 20 位。まずは 20 位から 16 位まで。

19 位の Word の「エディター」は「Context IQ」と呼ばれる AI が文章を解析、提案してくれる機能です。

「作成した文章を AI がスコア化して、修正点を示してくれます。表現の推鼓や、文字ゆれなど細かな修正点を指摘してくれるので、正確で洗練された文章作成のお手伝いができます。また、エディターは Word だけでなく、 Edge の拡張機能としても提供されているので、ブラウザ上で文書を書くときも皆さんの手助けをしてくれます」(春日井)

文章つながりで 16 位の「Teams の作成ボックス」にもスポットをあてました。

「メッセージ画面で改行のつもりで、Enter キーをクリックするとメッセージが送信されてしまいます。このような誤送信をメッセージ機能の下にある作成ボタンを使うことで防止できます。改行だけでなく、テキストのハイライト、箇条書きなど文章の体裁を整えるときにも活用できます。ある程度の内容の文面を整理して伝えたい文章を作成する場合は作成ボックスを開いてみてください」(大下)

続いては 11 位から 15 位。

ここでは Teams の機能の 2 つをご紹介。まずは「メッセージの保存とリスト化」です。

「メッセージは軽い挨拶から、業務に関する重要な情報など多岐に渡って届くと思います。重要なメッセージは保存機能を活用してください。メッセージ上の 3 点リーダーをクリックして「このメッセージを保存する」、これだけでプロフィールアイコンの下に保存メッセージが表示されます。Teams 画面の検索欄より</saved>と入力して表示させることもできます。すぐにメッセージを返せないときにとりあえず保存しておいて、返信をした後に、保存を解除すればタスクリスト代わりとして使用できるでしょう」(大下)

「私自身、まさにこの使い方をしています。チャットが多い方にはお勧めの機能です」(春日井)

先ほどメッセージの保存で出てきた</saved>のような「検索コマンド」が第 11 位になっています。

「”/” を入力することで様々な検索コマンドを表示することができます。例えば “/find” を選択しチャネルを選択、検索したいワードを入力して Enter キーを押すと、探しているファイルやメッセージにすぐにたどり着くことが可能です。Find コマンドは Ctrl + F でのショートカットキーでも呼び出せます。Teams ではやりとりしている情報を探し出すことに苦労される方も多いので、ぜひ活用してみてください」(大下)

10 位～ 6 位はこちら

ここでご紹介されたのは Word の透かし文字機能。

「たとえば、この文章は機密情報だと伝えたい場合に便利で、特に日本でのニーズが高い機能です。メニューの「デザイン」から “透かし” をクリックすれば、「社外秘」や「複製を禁ず」のように標準で用意されている透かしを選べますし、文言や書式のカスタマイズもできるようになっています」(春日井)

いよいよ 5 位から 1 位の紹介。

やはり、Excel のティップスが上位に並びました。春日井からはガントチャートをご紹介しました。

「Excel は数多くのテンプレートをご用意しています。例えば「ガント」と検索するとガントチャートの各種テンプレートが表示され、アジャイル開発の全体的な流れを管理するのであれば、アジャイル用のガントチャートをお選びください。あとは各々のタスクやカレンダーを調整すればすぐに使えるようになっており、1 からつくる手間がなく時間効率を上げることができます。」(春日井)

1 位に輝いたのはエクセルのオート SUM 機能でした。

「合計値を求めるためもっともよく使われる関数と言っていい SUM 関数。実は計算したい行列の最後のセル上で Alt + Shift + = を同時に押すと自動的に合計値を表示してくれます。長い行列の合計値を求めるときには非常に便利なショートカットキーだと思います」(大下)

最後に春日井から資料やプレゼンをワンランクアップさせるストック画像の機能やカメオ機能の紹介がありました

「ストック画像は Microsoft 365 を契約されている間は使用許諾がありますので、著作権を気にせずにお使い頂けます。ぜひ PowerPoint や Word で使ってみてください。

また、まもなく皆さまもお使い頂けるようになる PowerPoint のカメオ機能を使うとスライド内にカメラ映像をリアルタイムで表示させることができます。オンラインでプレゼンする際、話者の表情を見せながらプレゼンすることも可能ですので、リモート会議でのプレゼンで説得力を上げたいときにおススメの機能です」(春日井)

普段の仕事にアクセントを加える、多くのショートカットキーや便利機能を紹介して本セッションを終えました。

その他のセッションに関してはこちら: https://aka.ms/m365day2023