Copilot in OneNote で計画的に業務を遂行

本ブログは、米国時間 2024/10/15 に公開された “Copilot in OneNote can help you work more intentionally” の抄訳です。

先週、Microsoft 365 Copilot に関するプレゼンテーションを行う機会がありました。そのセッションの間に気付いたのは、参加者の中に OneNote でノートをとっている人がいたことです。私は OneNote が大好きです (毎日使っています) が、きれいに整理してノートをとるのはあまり得意ではないということを、最初に白状しておきます。さまざまな情報を OneNote のあちこちに書き留めている自覚があるため、ふと思い付いて、Copilot を使って情報を整理してみることにしました。この記事では、その体験に基づいていくつかのヒントをご提供しますので、皆様の参考になればさいわいです。

ヒント 1: Copilot を使用して既存のノートを整理する

OneNote 内の情報の多くは過去 1 年間に行ったミーティングに関するもので、いずれも相手の名前と日付で始まり、その後に会話の内容を書き留めてあります。始めに、既存のノートの内容に基づいて、これまでのすべてのミーティング相手と会話内容の簡単な説明を表にまとめるよう Copilot in OneNote に依頼しました。

具体的には、OneNote の [ホーム] リボンで Copilot をクリックし、チャット ウィンドウに次のプロンプトを入力しました。「このページを確認して、私が話した人の一覧表を作成し、話し合った内容を列にまとめてください。作成した表の一部をブログで使用する可能性があるため、苗字は含めず名前のみを使用してください。」

Copilot が作成した、ミーティング相手の名前と話した内容の簡単な説明をまとめた一覧表のスクリーンショット

生成結果の一部をスクリーンショットでお見せします。過去 1 年間で多くの人に会いましたが、そのとき交わした会話の内容を思い出す糸口として、この表はとても役に立ちました。

実際にプロンプトを使用して既存のノートを加工し、結果を見てみましょう。たとえば、顧客、社内のさまざまな事業部の関係者、業務の一環で出会った重要な人たちとの会話のノートで試してみてください。このように、Copilot in OneNote を使用してノートの内容を整理すれば、すっきりと簡潔に考えをまとめることができます。

ヒント 2: Copilot を使用して新たにノートを作成する

次に、Copilot を使用してノート作成の方法を改善することで、今後のタスクの管理に役立てられないかと考えました。

使用したプロンプトは次のとおりです。「先週行ったミーティングの一覧表を作成してください。1 つ目の列にミーティングのタイトル、次の列に打ち合わせ内容の簡単な要約を入力して、3 列目にはミーティングで決定したアクション アイテムを追加してください。」

Copilot が作成した、先週のミーティング、話し合った内容の簡単な要約、アクション アイテムをまとめた一覧表のスクリーンショット

Copilot があまりにもすばやくこの表を作成してくれたので、私はすっかり感心してしまいました。ミーティングの内容を簡単に思い出せるだけでなく、アクション アイテムまでまとめられているため、今週やるべきことを把握するのにも役立ちます。以前から、Copilot を活用してさまざまな方法でミーティングの要約を生成してきましたが、1 週間の動きを把握し個人的なノートを作成できるとは考えたこともありませんでした。これによって、もう自分でノートをとる必要がなくなるかもしれません。

ヒント 3: キーボードと手書きの両方で入力する

これは、タブレットやタッチスクリーンを利用してノートに手書きする人向けのヒントです。最近の新機能に関するブログ記事でも紹介していますが、Copilot in OneNote はキーボードと手書きのどちらで入力したノートも分析できます。つまり、どのような形で書き留めたアイデアも、Copilot が要約、リライトし、To Do リストを生成してくれます。さらに、Copilot のチャット ウィンドウにプロンプトを手書き入力でき、文字が自動的にテキストに変換されます。

OneNote アプリで、Copilot チャット ウィンドウにプロンプトを手書き入力し、OneNote ページのコンテンツを更新

ここで紹介したヒントをお試しいただき、ぜひご意見やご感想をお聞かせください。