Copilot in Excel でテキストの内容を分析

本ブログは、米国時間 2024/10/1 に公開された “Using Copilot in Excel to analyze text insights” の抄訳です。

先日、ある小規模企業の経営者に話を聞いたところ、カスタマー サービスと顧客からの評価の向上に力を入れたいと言っていました。しかし問題は、フィードバックやアンケートの回答に目を通すのに多くの時間がかかることです。私はよく、顧客からの質問やコメントの分析に時間を費やしています。問題点を解決するためのアクション プランを作成することはもちろんですが、コメントの内容を 1 つひとつ吟味し、テーマや重要なヒントを特定する作業には、いつも苦労しています。Copilot in Excel の一般提供の開始など、最近発表された一連の機能強化 (英語) を受けて、私は Copilot を活用してこのようなタスクの負荷を大幅に抑える方法を考えてみようと思い立ちました。

ヒント 1: Copilot in Excel を使用して、テーブル内の非構造化テキストを要約する

フィードバック コメントを細かく分析し、重要なヒントを見つけ出そうとする際、簡単に時間を節約できる絶好の手段があります。それは、Copilot に作業を代行してもらうことです。方法は至ってシンプルで、顧客からのフィードバック、アンケート結果、フォーカス グループへの調査結果などのテキスト データを要約するよう、Copilot に依頼するだけです。

この例では、まず顧客からの評価とフィードバックが入力されたスプレッドシートを開きます。次に、画面右上の Copilot in Excel を開き、「このシートのフィードバックを要約してください」と頼みます。

スクリーンショット: Copilot in Excel が顧客のフィードバック コメント列を要約

すると、Copilot によりフィードバックがさまざまなテーマ別のグループに分けられ、大まかな要約が表示されました。きわめてすばやく、ほとんど労力をかけずに分析結果を得て、その情報を基に作業を開始できます。

ヒント 2: プロンプトに具体的な情報を加え、より正確な分析結果を得る

以前の投稿でも取り上げましたが、プロンプトをどのような文言にするかで生成結果は変わります。例として、分析をさらに細かくし、より否定的なレビューや改善すべき点に焦点を当てた分析結果を得る場合を考えてみましょう。

先ほどと同じサンプル データを使用して、次のようにプロンプトを入力します。「評価が 3 未満のフィードバックだけを抽出し、該当するフィードバックを要約して、主なテーマと改善すべき点を教えてください。」

Copilot は最初に、処理の方法を説明します。

スクリーンショット: Copilot が、評価が 3 未満だった顧客アンケートのフィードバックについて、要約の方法を説明

続いて、指定した条件に基づき、より詳細で具体的な情報が返されます。これで、解消すべきカスタマーサービスにまつわる問題を重点的に確認でき、アクション プランに関するヒントも得られます。

スクリーンショット: Copilot が、中立から否定寄りのフィードバックに焦点を当てた、より詳細な分析情報を提示

スクリーンショット: フィードバック分析に基づき、Copilot がカスタマー サービスの改善方法を提案

以上のような方法で、フィードバックの生データから貴重な分析情報を得ることができます。手動での解析が必要なくなることで時間が節約され、問題の解決に役立つアクション プランの検討に集中できるようになるでしょう。

皆様が Microsoft 365 Copilot をどのように活用しているかをコメント欄でお知らせください。また、取り上げてほしいトピックのご希望もお待ちしています。