スマートな働き方を実現: イベントの計画における Copilot での生産性向上のヒント
本ブログは、米国時間 2024/9/10 に公開された “Work Smarter: Copilot Productivity Tips for Planning Events” の抄訳です。
9 月は、夏 (南半球であれば冬) が終わりに近付き、多くの人が仕事モードに戻る傾向にあります。また、スパイスの効いたコーヒーの香りがほのかに漂ってくると、ホリデー シーズンが刻一刻と近付いていることに気付かされます。企業にとって、オファーやイベントを実施し、顧客を惹きつけて売上を伸ばすうえできわめて重要な時期です。
そのため、9 月は構想を練る絶好の時期です。しっかりとした計画を立てることで、時間を有効に使い、効率的に業務を進めることができます。毎日ご多忙の皆様にとって、無駄にできる時間は一瞬たりともありません。
今回は、Copilot in Loop を使用してプロジェクト管理を行い、個人やチームの業務を常に整理して順調に進められるようにするための方法を紹介します。
ヒント 1: 適切なプロンプトを作成する
プロンプトを作成する際は、アシスタントと会話するように、簡単かつ明確な言葉でコンテキストを提供する必要があります。ただし、何を得ようとしているのかをはっきりさせましょう。簡単に説明するために、プロンプトには 4 つの主な構成要素があると考えてみます。
核となるこれらの要素を常にプロンプトに盛り込むようにすることで、Copilot からの回答の精度がぐっと上がるはずです。プロンプト作成の基本についての詳細は、こちら (英語) をご確認ください。
ヒント 2: Copilot in Loop でプロジェクト全体のスケジュールを作成する
このツールに馴染みのない方のために説明すると、Microsoft Loop は Microsoft 365 Business Standard 以上のプランに含まれる非常に便利なツールで、コンテンツの共有と共同作成を簡素化して、共同作業のレベルを引き上げることができます。
まずは新しい Loop ページを作成し、下部にある [Set up your page with Copilot] ボタンを選択して Copilot を起動します。
この例では、次のプロンプトを入力します。
「12 月 20 日に、当社の新しい製品ラインナップのホリデー セールの幕開けとなる、対面の大規模なマーケティング イベントの開催を考えています。イベントを準備するうえで必要なアクションを追跡できるように、プロジェクト全体のスケジュールを私の代わりに作成してください。セクションごとに表にまとめ、アクション、責任者、進捗、次のステップの列を作ってください」
すると、わずか数秒でイベント計画が作成され、幸先のよいスタートを切ることができます。ここから先は特定のアクティビティを微調整し、これを基にタスクを整理して、目標に向かって集中して取り組めるようになります。
ヒント 3: 簡単に計画を共有し、共同作業を行う
共同作業への招待は、さまざまな方法で行えます。右上の [Share] を選択すると、このページを Loop コンポーネントとして共有できます。
このコンポーネントをメールや Teams チャットに貼り付ければ、他のユーザーは Loop ページにアクセスしなくてもシームレスに編集と共同作業を行えます。今回ご紹介したヒントは、マーケティング イベント、ホリデー パーティ、顧客との打ち合わせのための出張など、計画や共同作業が必要となるほぼすべての場面に適用できます。
他にも便利な使い方があれば、ぜひお聞かせください。
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