2026年10月30日 9:51 AM

SharePoint Showcase: 組織が Copilot in SharePoint で業務プロセスを改善する 5 つの方法

※本ブログは、米国時間 8 月 27 日に公開された ‛SharePoint Showcase: 5 Ways Organizations Improve Business Processes with Copilot in SharePoint’ の抄訳です。

AI が最も大きな効果を発揮するのは、チームが日々すでに行っている業務を支援するときです。課題が情報の不足にあることはほとんどありません。課題は、信頼できる情報を、毎回ゼロから始めることなく、明確で繰り返し実行できるプロセスへと変えることにあります。

そこで役立つのが Copilot in SharePoint です。Copilot in SharePoint は、サイト、ページ、リスト、ライブラリ、ファイルなど、SharePoint にすでに存在するコンテンツと構造を活用して機能します。チームは、質問をしたり、コンテンツを比較・要約したり、情報を整理したり、成果物を作成したりできるほか、繰り返し発生する複数ステップのプロセスを再利用可能なスキルに変えることもできます。

以下の事例は、Copilot in SharePoint の活用を模索している組織の、実際のお客様シナリオに基づいています。お客様の機密保持のため、組織名や特定につながる詳細情報は一般化しています。重要なのは、そのパターンです。つまり、信頼できる SharePoint コンテンツから始め、必要な作業を定義し、人が主導権を保ち、プロセスを繰り返し実行しやすくすることです。

1. 断片化したプロジェクトの更新情報を、活用できるプロジェクト履歴に変える

業界シナリオ: あるライフ サイエンス分野の組織は、複雑なプロジェクトが時間の経過とともにどのように変化したかを把握するための、より良い方法を必要としていました。重要な意思決定や更新情報は、エクスポートしたメール、プレゼンテーション、計画書、その他のプロジェクトファイルに分散していました。プロジェクトの背景にある経緯を再構成するには膨大な手作業による確認が必要で、何が、いつ、なぜ変更されたのかを把握することが困難でした。

ソリューション: チームは、承認済みのプロジェクト資料を SharePoint サイトに集約し、そのコンテンツを段階的に確認する再利用可能なスキルを Copilot in SharePoint で設計しました。このスキルは、計画の前提条件、スケジュール、リソース、その他のプロジェクトパラメーターの変更を特定し、その結果を、人が確認するための構造化されたプロジェクト履歴として整理します。

プロンプト例: この SharePoint サイト上のプロジェクト ファイルを確認し、主要な前提条件、スケジュール、リソース、意思決定の変更を特定して、根拠となるソース資料へのリンクを含む構造化された変更履歴を生成するスキルを作成してください。

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成果: その結果、プロジェクトの概要作成、変更内容のレビュー、関係者への状況報告に向けて、より一貫性のある出発点が得られます。出力の検証と意思決定は引き続きプロジェクトチームが行いますが、作業を前に進める前に過去の経緯をつなぎ合わせるために費やす時間は短くなります。プロジェクト履歴の再構成に費やす時間を削減することで、チームはレビューからアクションへとより迅速に移行でき、その時間をより価値の高い業務や、より多くのプロジェクトの推進に再投資できます。

2. 新しいコンテンツを信頼できるソース資料と照らし合わせて検証する

業界シナリオ: ある企業財務チームは、社外向けのビジネス資料一式を定期的に作成しています。公開前に、レビュー担当者は、財務数値、業績の推進要因に関する記述、定性的な主張を、承認済みの社内のソース文書と照合して確認する必要があります。この作業は細かく反復的で、トレーサビリティに大きく依存しています。

ソリューション: チームは、資料の草案と裏付けとなる文書を SharePoint に保存し、Copilot in SharePoint を使用してファイル全体の記述を確認し、人によるレビューに向けて結果を整理します。AI を活用したこの新しいワークフローでは、財務チームがレビューできるよう、記述内容、ソース文書、裏付けとなる参照情報、検証ステータス、メモ、推奨される次のアクションを取りまとめます。

プロンプト例: この SharePoint サイト上にある資料の草案と、承認済みの裏付けファイルを確認してください。事実と財務に関する記述を特定し、関連する裏付けソースを見つけて、記述、ソース、裏付けの状況、メモ、推奨されるフォローアップごとに結果を整理してください。レビュー担当者が各結果を検証できるよう、引用を含めてください。

成果: これにより、レビュー担当者は、ソースに基づく構造化された出発点から作業を始められます。すべての文書にわたる一次チェックを手作業で行う代わりに、チームは、裏付けのない記述、一貫性のない記述、あいまいな記述に注力しながら最終的な検証の責任を担い続けることができ、四半期ごとに約 4 週間分の手作業を削減できます。最終的な解釈と意思決定は引き続き財務チームが主導し、Copilot はプロジェクト履歴の取りまとめ、監査、再利用を容易にする役割を担います。

3. 顧客対応チームが一元化されたナレッジリストを活用できるよう支援する

業界シナリオ: あるテクノロジー分野の組織は、カスタマーサクセスチーム向けの一元的なナレッジリポジトリとして SharePoint リストを管理しています。このリストには、お客様のさまざまな目標に沿った推奨戦略、アクション、リソース、ガイダンスが含まれています。リポジトリの規模が拡大するにつれて、最も関連性の高いガイダンスを見つけ、重複するエントリを特定し、その情報をお客様に提示できるプランに変えるための、より簡単な方法が必要になりました。

ソリューション: Copilot in SharePoint を使用すると、チームは自然言語でリストを操作できます。ユーザーは Copilot に依頼して、特定の目標に関する情報を絞り込み、関連するガイダンスを要約し、その結果を役立つプランにまとめることができます。また、コンテンツ所有者も Copilot を使用して、リストの構造を確認し、フィールドとビューを改善し、重複している可能性のあるエントリや統合できる状態にあるエントリを特定できます。

プロンプト例: この SharePoint リストを使用して、選択したお客様の目標に沿った戦略とアクションを見つけてください。推奨事項をテーマ別にグループ化し、関連するリソースを含めて、レビュー用の簡潔なサクセス プランの草案を作成してください。重複していると思われるエントリや、明確化が必要なエントリにはフラグを付けてください。

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成果: かつては何百ものリストエントリをたどる必要があった作業が、今では Copilot とのシンプルな会話で完了できるようになりました。全員が複雑なフィルター処理の仕組みを習得しなくてもリポジトリを使いやすくなり、600 人を超えるチームが、根拠に基づく関連性の高いガイダンスにすばやくアクセスできるようになっています。顧客対応チームは、根拠に基づく関連性の高いガイダンスにより早くたどり着けるため、お客様の目標達成の支援により多くの時間を充てることができます。信頼できるナレッジを実践的なガイダンスに変えることで、チームはお客様とのエンゲージメントをより一貫した形で拡大できます。

4. 繰り返し実行できる提案書作成ワークフローを構築する

業界シナリオ: あるプロフェッショナル サービス組織は、クライアント向け提案書の作成にかかる手作業を削減したいと考えていました。チームは、提案を差別化する戦略に注力できるようになるまでに、過去の提案書や承認済みのナレッジを横断的に検索し、要件を解釈し、再利用できるコンテンツを特定して、初稿をまとめるという作業を行っていました。

ソリューション: この組織は、Copilot in SharePoint で、目的を絞った次のような一連のスキルを設計し、各段階に人による確認ポイントを設けました。

要件の抽出: RFP パッケージを確認し、必須要件、評価項目、提出要領、主要な義務事項を特定して、構造化された要件ビューを生成するスキルを作成します。
コンテンツの検出とマッピング: 承認済みの SharePoint ソースから関連するケーススタディ、方法論、提案用コンテンツを検索し、各ソースを該当する要件にマッピングするスキルを作成します。
回答戦略: 要件、承認済みのソースコンテンツ、関係者からのインプットを統合して、推奨される提案書の構成、メッセージの階層、専門家のインプットが必要な領域を導き出すスキルを作成します。
草案の作成: 承認済みの回答戦略と、根拠となる SharePoint コンテンツを使用して提案書の各セクションを起草し、必要な情報が不足している箇所には明確なプレースホルダーを挿入するスキルを作成します。
品質とリスクのレビュー: ソース資料、提出要件、組織のポリシー、ブランドガイダンスに照らして草案をレビューし、裏付けのない主張、不足点、人による承認が必要な項目にフラグを付けるスキルを作成します。

成果: プロセスを目的を絞った再利用可能なスキルに分割することで、チームは、提案戦略、専門家による判断、主張の検証、最終承認に対する明確な責任の所在を維持しながら、質の高い初稿までの道のりを加速できます。チームはプロセス要件への対応に費やす時間を減らし、クライアント向け提案の実行により多くの時間を充てることができます。質の高い提出物をより早く作成し、レビューのサイクルを減らし、ビジネス上の取り組みをより迅速に前進させることができます。

5. 大規模な契約書ライブラリ全体でコンプライアンスレビューを迅速化する

業界シナリオ: あるグローバル組織の法務オペレーション チームは、サードパーティのコンテンツ、サービス、データをビジネス全体でどのように使用できるかを定めた契約書を管理しています。定期的なコンプライアンスレビューの一環として、チームは大量の契約書を精査し、主要な条項を承認済みの標準や許容される代替案と比較する必要があります。このプロセスには従来、広範な手作業によるレビューが必要であり、大規模なドキュメントリポジトリ全体に一貫した形で拡大することが困難でした。

ソリューション: この組織は、契約書、コンプライアンスガイダンス、レビュー基準を SharePoint に保存し、Copilot in SharePoint を使用して監査を支援しています。法務チームは、すべての条項を手作業でレビューする代わりに、Copilot を使用して何千もの文書を分析し、承認済みのガイダンスと内容を比較し、結果を分類して、追加調査が必要となる可能性のある契約書を洗い出すことができます。結果の検証とコンプライアンスに関する最終判断の責任は、引き続きレビュー担当者が担います。

プロンプト例: SharePoint 内の選択した契約書を確認し、関連するコンプライアンス条項を特定して承認済みのガイダンスと比較し、結果を標準文言、承認済みの代替文言、潜在的な逸脱のいずれかに分類するスキルを作成してください。引用を含め、レビュー担当者が検証できるように結果を整理してください。

成果: 法務チームとコンプライアンスチームは、必要な監査に向けて、より迅速で一貫性のある出発点を得られます。信頼できる SharePoint コンテンツに照らして大量の文書を分析することで、レビュー担当者は、すべての条項を手作業でレビューすることに時間を費やす代わりに、より詳細な調査が必要な契約書に注力できます。その結果、よりスケーラブルなコンプライアンスプロセスが実現し、チームはより価値の高い法務分析を優先できるようになります。

これらのワークフローの共通点

これらの組織はそれぞれ異なるビジネス課題を解決していますが、最も効果的なワークフローには、次のようなシンプルな設計上の共通点がいくつかあります。

SharePoint 内の信頼できるコンテンツから始めています。ワークフローは、チームがすでに管理しているファイル、リスト、ライブラリ、ページ、サイトのコンテキストに基づいています。
実際に繰り返し行われるプロセスに焦点を当てています。目標は、一度限りの巧妙なプロンプトではありません。人が一貫して実行する必要のあるワークフローです。
一貫性が重要な場面では、目的を絞った指示と再利用可能なスキルを活用しています。チームは、手順、想定される入力、出力形式、品質基準を明文化し、プロセスを繰り返し実行できるようにしています。
人が主導権を保っています。Copilot は調査、整理、比較、草案作成を支援し、各分野の専門家が出力を確認して最終的な判断を担います。
トレーサビリティを設計に組み込んでいます。ソースへの参照と明確なレビューポイントにより、チームは価値の高い業務で使用する前に出力を検証できます。

まずは 1 つのワークフローから始める

チームが頻繁に実行している、コンテンツ中心のワークフローを 1 つ選びましょう。信頼できるソース資料を SharePoint に集約しましょう。その業務に精通したチームメンバーがたどる手順を書き出しましょう。そのうえで、Copilot in SharePoint を使用してプロセスをテストし、指示を改善して、再利用可能なスキルにすべきかどうかを判断しましょう。

その可能性は、1 つのタスクにかかる時間を節約することにとどまりません。組織のナレッジを、より見つけやすく、より活用しやすく、そして一貫した業務へとより変えやすくすることにあります。

詳細情報

製品アップデート

今月の SharePoint の新機能をご紹介します。最終的な提供状況に関する記載とロードマップの詳細は、公開前に検証する必要があります。

Microsoft Teams: SharePoint app in Teams: SharePoint app in Teams へのアクセス権を持つユーザーが、Teams のチャットまたはチャネルで SharePoint のページまたはニュースのリンクをクリックすると、リンクはモバイルブラウザーではなく、SharePoint app in Teams 内で開くようになります (利用可能な場合)。ロードマップ

SharePoint: Flexible Section Authoring の機能強化: 作成者は、使い慣れたセクションを反映した視覚的な列レイアウトガイドを使用したり、編集中もグリッド線とレイアウトガイドを表示したままにしたり、コンテンツの配置を維持したまま既存のセクションをワンクリックで Flexible Sections に変換したりできるようになりました。ロードマップ

SharePoint の Catalog Management: SharePoint app in Teams へのアクセス権を持つユーザーが、Teams のチャットまたはチャネルで SharePoint のページまたはニュースのリンクをクリックすると、リンクはモバイルブラウザーではなく、SharePoint app in Teams 内で開くようになります (利用可能な場合)。ロードマップ

SharePoint: SharePoint 管理センターでの Viva Connections の複数ホーム サイト管理: Viva Connections の複数ホームサイト管理が、Microsoft 365 管理センター (MAC) から SharePoint 管理センター (SPAC) に移行します。管理者は、SPAC から直接、複数のホームサイトの作成と管理、対象ユーザー設定の構成、ホームサイトの優先順位の管理、ホームサイトの削除を行えるようになります。Microsoft 365 管理センターの既存のエントリポイントからは、管理者が新しい SPAC のエクスペリエンスへ誘導されます。ロードマップ

Web 版 OneDrive と SharePoint で PDF のサムネイル ビューが利用可能に: ユーザーは、サムネイルパネルを開いて PDF のページを視覚的に閲覧し、選択したページに直接移動できるようになります。ロードマップ

OneDrive と SharePoint の Web ビューアーで秘密度ラベル付き PDF の画面キャプチャをブロック: コピー (EXTRACT) 権限のない秘密度 (MIP) ラベルが付いた PDF をユーザーが開くと、OneDrive と SharePoint の Web PDF ビューアーは Microsoft Edge での画面キャプチャをブロックします。ロードマップ

SharePoint: Markdown ファイルのインライン コメントと通知: ユーザーは、Markdown ファイルの特定の部分にコメントを残したり、自分がメンションされたときや対応が必要なアクティビティがあったときに通知を受け取ったりできるようになります。ロードマップ

SharePoint Showcase では毎月、AI が仕事のあり方を変えていく中で、チームがより迅速に動き、よりスマートに働き、主導権を保ち続けるために SharePoint がどのように役立っているかについて、最新情報、ベスト プラクティス、実際の事例をお届けします。どうぞお楽しみに。