Microsoft 365 の新しい AI 搭載機能で、気が散る要素を最小限に抑えて、集中力を維持
※本ブログは、米国時間 5/6 に公開された”Minimize distractions and stay focused with AI-powered updates in Microsoft 365” の抄訳です。
皆さんも感じていることだと思いますが、私たちの日々は仕事も生活も昔に比べて目まぐるしくなっています。会議への出席、メールの作成、電話の応対に忙殺され、重要なことに集中する余裕がほとんどないまま 1 日が終わることも珍しくありません。終わりが来ない To Do リストを抱え、急ぎの仕事に追われて今日も残業なんてことは日常茶飯事です。MyAnalytics は、まさにそのような状況の打破をお手伝いするために開発されました。Microsoft 365 に含まれる MyAnalytics は、個人の生産性向上に役立つインサイトを提供するツールで、今もなお進化の真っ最中です。
MyAnalytics は、ダッシュボード、Outlook のアドイン、毎週のメール ダイジェストを通じて、よりスマートな業務の遂行に役立つインサイトや AI によるを提案を提供します。今日から一般提供が始まった新しい MyAnalytics では、4 つの領域において、そのインサイトがより成果重視となるように強化されています。その 4 つの領域とは、フォーカス、ウェルビーイング、ネットワーク、コラボレーションです。たとえば、これまでは、過去 1 週間に勤務時間外でメール、チャット、電話、会議に費やした時間が表示されましたが、新しいインサイトでは、過去 1 か月のうち退勤後にオフラインを維持できた日数が提示されます。そうすることで、より多く穏やかな時間を過ごせるよう目標を設定し、習慣を確立できるよう工夫されています。
インサイトの実用性を一段と高めるために、日々の作業パターンの改善に向けた個人の目標設定とアクションを簡単に実行できるさまざまな機能を、この半年から 1 年のうちに導入しようと準備を進めています。MyAnalytics に対するこの更新の一番手は、フォーカス プランです。MyAnalytics に追加されるフォーカス プラン機能は、最も差し迫った業務を完遂するためのフォーカス時間を定期的に確保し、気が散る要素を制限することで、コラボレーションと意義ある成果のバランスを保てるよう支援します。今日は、そのフォーカス プランの中心的な機能をご紹介します。
個人用フォーカス プランの作成
生産性のスタイルは人によってさまざまですが、作業時の集中力に関する専門家 (英語) によると、難しい作業に集中する時間帯を定期的に確保することで、目覚ましい効果が得られるそうです。MyAnalytics のフォーカス プラン機能は、まさにそのようなフォーカス時間を習慣的に確保するのに役立ちます。この柔軟性に優れたフォーカス プラン機能では、毎日のフォーカス時間を予定表の空き時間に基づいて自動的に予約することも、Outlook で表示された提案を参考に自分で予約することもできます。自動予約アルゴリズムでは、予定がない限り午前中の時間が優先的に確保されるため、手強い分析業務にも気力や体力が充実した状態で取り組むことができます。
フォーカスの習慣を維持
確保したフォーカス時間と開催時間が重なる会議出席依頼が届いた場合は、Outlook がインラインで示唆をします。また、毎週のメール ダイジェストに Outlook の操作可能なメッセージが表示されます。この機能により、受信トレイから移動することなく、フォーカス時間を簡単に変更して、フォーカス時間確保の習慣を維持できます。
未完了タスクのために時間を確保
完了をコミットした作業や依頼された業務など、急ぎの仕事をやりきるための時間を確保しやすくするために、Outlook のメール ダイジェストにインライン提案機能とアダプティブ カード (英語) が新たに搭載されます。これらの機能では、AI がメールから未処理のタスクを読み取ってくれるため、タスク遂行用のフォーカス時間をシームレスに予約できます。
フォーカス時間中は干渉されずに作業に集中
インフォメーション ワーカーに関する調査 (英語) によると、邪魔が入ったり気がそれたりした後に元の作業状態に戻るには、平均して約 23 分かかるそうです。重要な仕事を終わらせたいときに中断が入らないように、フォーカス時間中は Microsoft Teams が自動的に「応答不可」に切り替わるようになります。フォーカス時間の間は、状態が「フォーカス」に設定され、緊急のメッセージや優先アクセス権 (英語) を持つ連絡先からのメッセージに関する通知以外は表示されません。
マイクロソフトでは現在、皆さんが仕事で最高のパフォーマンスを発揮できるよう支援するテクノロジの開発を進めています。ぜひ、MyAnalytics の新しい個人用ダッシュボードにアクセスし、毎週のメール ダイジェストをチェックしてください。これらの機能を活用すれば、自分の現在の作業パターンに対する理解を深めて、実用的なインサイトを手に入れることができます。フォーカスの優先度を高め、オフラインになって充電し、重要な人たちと連絡を取り合い、チームの協力体制を強化するのに役立ててみてください。
フォーカス プラン機能は、今後数か月のうちにプレビュー版が提供される予定のため、ここのブログをチェックしておいてください。対象となるのは、Microsoft 365 および Office 365 Enterpriseの E5 プランをご契約のお客様、または、E1 および E3 のアドオンとしてMyAnalyticsをご契約のお客様、あるいは Workplace Analytics をご契約のお客様です。将来的には、法人向けメールサービス (Exchange Online) が含まれている他のプランでも利用できるようになる予定ですので、楽しみにお待ちください。