Copilot を活用したスケジュール管理: メール スレッドから生産的な会議を設定する方法

※ 本ブログは、米国時間 2024/12/17 に公開された “Effortless scheduling with Copilot – transform email threads into productive meetings” の抄訳です。

スケジュールの管理には苦労が付きものです。終わりのないメールのやり取り、予定の取りこぼし、スケジュールの重複に頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、Copilot を使って会議のスケジュールを設定することで、生産性をどれほど向上させられるかをお伝えしたいと思います。

仕事のミーティング、クライアントとの電話、複雑な作業グループの調整では、タスクや情報の整理がカギになります。Copilot を使用すれば、長いメールのやり取りを迅速かつ効率的な会議に変えることができ、よりスムーズで効果的なコラボレーションが実現します。それでは、Copilot を使ってスケジュールを管理し、時間を有効活用する方法を見ていきましょう。

Copilot でアジェンダを作成する方法は 2 とおりあります。1 つはメール内の [Schedule with Copilot] ボタンをクリックする方法、もう 1 つは新しい予定を手動で作成する際に [Drafting with Copilot] を選択する方法です。

メール スレッドから Copilot を使って会議をスケジュールする

Copilot はスレッド内の関連するすべてのメールを解析し、これまでのやり取りを要約して綿密なアジェンダを作成します。これにはメイン トピックや初期の決定事項が反映されているため、全員が現在の状況を把握したうえで会議に臨むことができます。

ボタンをクリックするだけで詳細なアジェンダが完成したので、本当に驚きました。Copilot を使用すれば会議の準備作業を簡素化でき、少しの手間で大きな成果を得られます。

• 会議をスケジュールしたいトピックのメール スレッドを開きます。
• メール上部のメニュー バーにある [Schedule with Copilot] ボタンをクリックします。

• [Insert] ボタンをクリックすると、会議の招待メールにアジェンダが追加されます。ここで、必要に応じてアジェンダに変更を加えることができます。

これでイベントのタイトルが作成され、メール スレッドの全受信者が自動的に招待メールに追加されました。これにより、関係者全員の意見を反映させ、重要な情報の見落としを防ぐことができます。

Copilot の機能を活用することで、長いメール スレッドを整理して効率的で生産性の高い会議を設定することができ、時間の節約とコラボレーションの強化につながります。

Copilot を使ってイベントのアジェンダを作成する

Outlook の [Events] セクションからもアジェンダを作成できます。この便利な機能を使うと、Copilot の Business Chat 機能をユーザーのワークフローに合わせて活用することができます。手順は以下のとおりです。

まず、[New event] をクリックします。

次に、[Draft with Copilot] を選択します。

招待メールの本文にスラッシュ (/) を入力して、[Draft with Copilot] を開始することも可能です。

どちらの方法でも、できるだけ多くの背景情報を含めてプロンプトを入力します。以下の例は、私が Copilot に次の会議のアジェンダの作成を依頼した際のものです。

Copilot が会議の詳細を作成し、招待メールの本文に入力します。

追加し忘れた情報がある場合は、追加のプロンプトを入力し、リターン キーまたは青い矢印をクリックします。

望み通りの出力が得られたら、[Keep it] をクリック

この下書きは、会議の招待メールの本文内でさらに編集することができます。

Copilot を使用すれば、メール スレッド全体を会議の招待メールに添付することも簡単です。そうすることで、参加者は過去のやり取りを確認し、新たな情報や質問を準備して会議に臨めます。Copilot へのプロンプトに「参考として、会議の招待メールにメール スレッドを添付して」と入力するだけです。

Copilot での会議のスケジュール設定に役立つその他のヒント

• 目的を明確にする: 会議を設定するときは、その目的を全員が理解できるよう明確に伝えることが重要です。たとえば、Copilot に「プロジェクトのタイムラインとタスクの割り当てについて話し合うための会議をスケジュールして」のように指示します。
• 最適な時間を特定する: Copilot を使用して、参加者全員にとって都合の良い時間を特定します。Copilot に「全員が参加できる時間を見つけて」と依頼するだけです。
• フォローアップを送る: 会議後、Copilot に重要ポイントやアクション アイテムをまとめたフォローアップ メールを送信してもらいます。たとえば、「会議のまとめと次のステップを含めたフォローアップ メールを送って」と依頼します。

Copilot から的確な回答を得るためのベスト プラクティス

• 具体的に伝える: 最良の提案を得るために、希望や制約事項を明確に伝えます。
• 自然言語を使用する: 人間のアシスタントと話すときのように Copilot とやり取りします。
• リマインダーを活用する: 重要な会議にはリマインダーを設定し、スケジュールを守りましょう。
• 定期的に更新する: カレンダーを更新して、Copilot が最新の情報を入手できるようにします。
• 内容を確認する: Copilot が生成した情報を確認し、招待メールが希望どおりの内容になっているかどうかを確認します。

説明は以上です。Copilot を活用して、会議や仕事をより生産的に進める方法をご紹介しました。

Microsoft 365 Copilot と Microsoft 365 は、セキュリティ、コンプライアンス、プライバシーに関する堅牢なフレームワークを活用しています。詳細は、Microsoft 365 Copilot のデータ、プライバシー、セキュリティをご覧ください。

年末のごあいさつ

2024 年の締めくくりとして、ブログ シリーズ「スマートな働き方を実現」の読者の皆様に心よりお礼を申し上げます。年末年始は少しお休みを頂きますが、1 月から毎週の投稿を再開します。どうぞ良いお年をお迎えください。